Het opleveringsrapport van de woning behoort bij het betrekken en verlaten van een woning tot de belangrijkste documenten. Daarin leggen beide partijen bij de huurovereenkomst de staat van de woning vast, sommen zij gebreken op en noteren zij de overhandigde sleutels en inventarisstukken, evenals de meterstanden.
Hoewel het opleveringsrapport van de woning niet verplicht is, kan het juridisch relevant voor u worden. Zowel als verhuurder als huurder zou u op een dergelijk document moeten aandringen. Beide partijen kunnen zich hiermee indekken en geschillen al vooraf voorkomen.
Betekenis: Welke taak heeft een opleveringsrapport van de woning?
Het opleveringsrapport van de woning is een informeel document waarin verhuurder en huurder bij een verhuizing de staat van de woning zo objectief mogelijk vastleggen. Het vermeldt met name gebreken. Beide partijen ondertekenen het document en staan er daarmee voor in dat de daarin beschreven staat van het object met de feiten overeenkomt.
Beide partijen kunnen het opleveringsrapport van de woning gebruiken om het verschil in de staat van de woning bij het betrekken en verlaten ervan vast te stellen. Hieruit kan onder meer worden afgeleid of de huurder verplicht is tot cosmetische reparaties, wie gebreken heeft veroorzaakt of bijvoorbeeld of alle overhandigde sleutels nog aanwezig zijn.
Een typisch toepassingsvoorbeeld: verhuurder en huurder vergelijken de staat van de woning bij het betrekken en verlaten ervan. Als de staat van bepaalde details, zoals muren, deurkozijnen of vloerbedekking, verder is verslechterd dan door de te verwachten slijtage, kan daaruit een verplichting tot cosmetische reparaties voortvloeien. Maar: als het gebrek al bij het betrekken van de woning was vastgelegd, hoeft de huurder het gebrek niet te verhelpen.
Wanneer wordt een opleveringsrapport van de woning opgesteld?
Er zijn twee momenten waarop het document voor u relevant wordt.
-
Beide partijen stellen bij het betrekken van de woning een opleveringsrapport op. In dat geval lopen verhuurder en huurder door de woning en leggen zij de staat schriftelijk vast. In de regel vindt deze overeenkomst plaats na de ondertekening van de huurovereenkomst en bij de sleuteloverdracht. De oplevering moet uiterlijk op de eerste dag van de huur plaatsvinden.
-
Beide partijen stellen het opleveringsrapport van de woning op bij het verlaten van de woning. Ook daarbij lopen de betrokkenen door de woning en leggen zij gebreken vast. In de regel is ook hier het optimale moment de sleuteloverdracht. Dat betekent: De oplevering vindt uiterlijk op de laatste dag van de huurperiode plaats.
Bijzonder geval: opleveringsrapport tussen huurders
Als de verhuurder afziet van een inspectie van de woning tussen twee verhuurperiodes, kunnen de vorige en de nieuwe huurder een opleveringsrapport opstellen. Het enige verschil: de nieuwe huurder neemt de verantwoordelijkheid voor de vastgelegde staat van de woning over.
Het tijdstip van de dag kan doorslaggevend zijn!
Uit ervaring blijkt dat u een woning bij voldoende daglicht moet inspecteren. Het zonlicht biedt u een beter zicht en gebreken zijn gemakkelijker te zien. Bij zwak verlichte ruimtes in de avond of vroege ochtend bestaat het gevaar dat krassen, deuken, kleurverschillen en soortgelijke gebreken u niet opvallen.
Het gedetailleerde opleveringsrapport correct invullen
Voor de vorm en inhoud van het opleveringsrapport bestaan geen officiële voorschriften. Het moet echter ten minste enkele belangrijke punten bevatten, zodat het bij twijfel aan juridische eisen voldoet. Zowel de Duitse huurdersbond en soortgelijke verenigingen als verschillende verhuurdersorganisaties bevelen vergelijkbare inhoud aan. Het document moet hierop worden afgestemd.
Formele inhoud
Een gedetailleerd opleveringsrapport moet de volgende formele punten bevatten:
- Adres van de woning en informatie over de ligging (woningnummer, verdieping enz.) voor een eenduidige identificatie van het object.
- Naam en adres van de verhuurder of de gemachtigde persoon/organisatie (bijv. vastgoedbeheer) en van de nieuwe respectievelijk oude huurder. Bij het adres van een nieuwe huurder moet dit diens huidige adres zijn, bij het adres van de oude huurder diens toekomstige adres.
- Namen van de overige bij de overdracht aanwezige personen (idealiter met adres), zodat zij bij geschillen als getuige kunnen optreden.
- Datum en tijdstip van de woningoverdracht.
- Handtekening van beide huurpartijen en eventueel van andere personen.
Inhoud voor de beschrijving van de staat
Daarnaast moet een gedetailleerd opleveringsrapport de volgende inhoudelijke punten bevatten, waarmee de staat van het object wordt beschreven:
- Het rapport moet een gedetailleerde beschrijving van de staat van alle ruimtes bevatten. Ideaal is het als u de ruimtes opsomt en in verschillende onderdelen indeelt. Hiervoor zijn aankruisvakjes in twee categorieën, zoals bijvoorbeeld „zonder gebreken“ en „gebreken“, met een extra regel voor toelichtingen, zeer geschikt. Met in deze vakken moeten beide partijen de staat van alle ruimten en van alle afzonderlijke onderdelen, zoals vloeren (met vermelding van het soort vloerbedekking), muren, plafonds, ramen, plinten, radiatoren/buizen en deuren, vastleggen. Daaruit volgt, afhankelijk van de woning, een relatief lange lijst met afzonderlijke punten.
- Op dezelfde manier legt u de staat van gebruiksruimten zoals balkon, terras, kelderruimte, zolder of schuurtje vast.
- Als afzonderlijk punt of onder de betreffende ruimten vermeldt u herkenbare gebreken aan lichtschakelaars, stopcontacten, deurbel of aansluitingen voor tv en telefoon.
- Noteer de actuele meternummers en meterstanden voor elektriciteit, gas en water (indien van toepassing) evenals de nog aanwezige hoeveelheid energiedragers (stookolie, gas, hout).
- Vermeld het aantal overhandigde sleutels met hun functie (voordeur, woningdeur, kelderdeurslot, brievenbus enzovoort). Als een of meer sleutels bij derden in bewaring zijn gegeven, moet dit eveneens worden genoteerd. Dat kan bijvoorbeeld het geval zijn wanneer een klusbedrijf bij de opdracht voor schilder- en onderhoudswerkzaamheden een sleutel heeft ontvangen. Belangrijk bij de sleutels: bij het vertrek moet de huurder alle sleutels inleveren. Dat geldt ook voor bijgemaakte exemplaren. Bij de intrek moet de verhuurder alle aanwezige sleutels aan de nieuwe huurder overhandigen.
- Als gebruiksaanwijzingen, bijvoorbeeld voor rookmelders, verwarmingsketels of soortgelijke apparaten, worden overhandigd, vermeldt u deze informeel in het document.
- Als inrichtingsvoorwerpen zoals een keuken, kasten of iets dergelijks onderdeel zijn van de huurovereenkomst, moet u deze – eventueel met herkenbare gebreken – vermelden. Bij de overdracht moet u de werking testen en vastleggen.
Niet vergeten: beide partijen ontvangen elk een exemplaar!
Praktijktip: het juiste aankruisen en vermelden
Zolang alle ruimten in perfecte staat zijn, geldt een kruisje bij „zonder gebreken“ als correct. Maar wat gebeurt er als er herkenbare gebruikssporen of plekken met schimmel of afgebladderde verf zijn? In dat geval kruist u „gebreken“ aan en beschrijft u het gebrek in de aanvullende regel zo nauwkeurig mogelijk. Bij de inspectie moet u vooral letten op kleine „beschadigingen“ die later tot een echt geschil kunnen leiden. Terwijl een kleine kras op het deurkozijn meestal onbeduidend is, kunnen over het hoofd geziene gebreken van een andere aard tot dure herstelwerkzaamheden leiden. Zo vereisen moeilijk te verwijderen schimmel in de badkamer, eeneen defecte raamafdichting of een gat in het parket, evenals noodzakelijke schilderwerkzaamheden met olieverf, zijn vaak kostbare werkzaamheden. Leg dergelijke „kleinigheden“ niet vast in het proces-verbaal, dan kan dat bij de intrek later voor u als huurder duur worden. Bij het vertrek blijft u als verhuurder daarentegen met de kosten voor het herstel zitten.
Want het geldt: alleen wanneer het probleem in het proces-verbaal wordt genoemd, kan de vraag naar de veroorzaker worden opgehelderd. Dat is de voorwaarde om de huurder tot herstel te verplichten.
Bij onenigheid afwijkende meningen in het proces-verbaal opnemen
Doel van de inventarisatie is de toestand van de woning zo objectief mogelijk vast te leggen. Het is echter niet altijd eenduidig of een plint bijvoorbeeld slechts licht versleten lijkt of beschadigd is. Als er een verschil in beoordeling ontstaat, hebben beide partijen het recht om een afwijkende inschatting in het proces-verbaal op te nemen. Denk eraan om betwiste punten indien mogelijk met foto’s te documenteren.
Belangrijk: Omdat beide partijen het proces-verbaal van de woningoverdracht ondertekenen, mag u een afwijkende mening niet negeren.
Nevenafspraken en later ontdekte gebreken
In het proces-verbaal moet u ook mondelinge afspraken vastleggen. Als een partij toezegt een gebrek te verhelpen, moet dat uit het document blijken. Hetzelfde geldt voor het afzien van herstel.
Problematisch zijn in dit verband gebreken of toezeggingen die niet schriftelijk zijn vastgelegd. Als een contractspartij zich bijvoorbeeld niet aan mondelinge afspraken houdt, moet de wederpartij deze tekortkoming bewijzen. Hetzelfde geldt voor later ontdekte gebreken. Daarom geldt: alle afspraken moet u in het proces-verbaal opnemen.
Wat gebeurt er als er geen overeenkomst is?
Omdat een proces-verbaal van de woningoverdracht juridisch niet verplicht is, kunt u van dit document afzien. Bij twijfel staat dan echter de ene verklaring tegenover de andere.
Als een partij weigert de toestand van de woning gezamenlijk vast te leggen, kan de andere partij een vakman of deskundige inschakelen om gebreken te documenteren. Ook een neutrale derde, zoals een buur, kan deze rol in principe als getuige vervullen. Belangrijk: de inspectie van de woning moet in het kader van de overdracht en dus direct daarvoor of daarna plaatsvinden. Hoe langer de periode ertussen wordt, hoe minder duidelijkheid er bestaat over de werkelijke toestand van een woning.
Conclusie: Vertrouw niet op zie af van het opleveringsprotocol van de woning!
Een duidelijke opsomming van gebreken hoort bij een wisseling van huurder tot de goede gebruiken. Meer nog: Het vastleggen ervan zorgt voor verplichtingen voor beide partijen en een stukje rechtszekerheid.
De verhuurder kan later niet beweren dat de huurder de woning heeft beschadigd of noodzakelijke cosmetische herstelwerkzaamheden niet heeft uitgevoerd. De huurder kan geen gebreken reclameren die hij bij de oplevering van de woning had moeten zien. Bovendien helpt het document om de slijtage tussen het betrekken en verlaten van de woning en mogelijk noodzakelijke cosmetische herstelwerkzaamheden vast te stellen.
Belangrijk: Onderteken dit document pas bij de oplevering van de woning. Stem niet in met een oplevering zonder protocol. De sleuteloverdracht en de gedetailleerde beschrijving van de toestand vormen op de dag van de oplevering van de woning één geheel.