Il verbale di consegna dell’appartamento è uno dei documenti più importanti al momento dell’ingresso e dell’uscita. In esso entrambe le parti del contratto di locazione documentano lo stato dell’appartamento, elencano i difetti, annotano le chiavi e gli arredi consegnati nonché le letture dei contatori.
Sebbene il verbale di consegna dell’appartamento non sia obbligatorio, può assumere rilevanza giuridica per Lei. Sia in qualità di locatore che di conduttore, dovrebbe insistere sulla redazione di tale documento. Entrambe le parti possono infatti tutelarsi in questo modo e prevenire controversie già in anticipo.
Significato: quale funzione svolge un verbale di consegna dell’appartamento?
Il verbale di consegna dell’appartamento è un documento informale nel quale locatore e conduttore, in occasione di un cambio di abitazione, fissano nel modo più obiettivo possibile lo stato dell’appartamento. In particolare, elenca i difetti. Entrambe le parti firmano il documento e garantiscono così che lo stato dell’immobile ivi indicato corrisponda ai fatti.
Entrambe le parti possono utilizzare il verbale di consegna dell’appartamento per determinare la differenza tra lo stato dell’appartamento al momento dell’ingresso e quello al momento dell’uscita. Da ciò si deduce, tra l’altro, se siano necessarie riparazioni estetiche a carico del conduttore, chi abbia causato i difetti o se, ad esempio, siano ancora presenti tutte le chiavi consegnate.
Un tipico esempio applicativo: locatore e conduttore confrontano lo stato dell’appartamento al momento dell’ingresso e dell’uscita. Se lo stato di alcune aree specifiche, come pareti, telai delle porte o pavimentazione, è peggiorato oltre la normale usura prevista, può derivarne un obbligo di eseguire riparazioni estetiche. Ma: se il difetto era già stato protocollato al momento dell’ingresso, il conduttore non è tenuto a eliminarlo.
Quando viene redatto un verbale di consegna dell’appartamento?
Ci sono due momenti in cui il documento può diventare rilevante per Lei.
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Entrambe le parti redigono un verbale di consegna al momento dell’ingresso. In tal caso, locatore e conduttore ispezionano l’appartamento e ne mettono per iscritto lo stato. Di norma, tale accordo avviene dopo la firma del contratto di locazione e al momento della consegna delle chiavi. La consegna deve avvenire al più tardi il primo giorno del rapporto di locazione.
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Entrambe le parti redigono il verbale di consegna dell’appartamento al momento dell’uscita. Anche in questo caso, i partecipanti ispezionano l’appartamento e annotano i difetti. Di norma, anche qui il momento ottimale è la consegna delle chiavi. Ciò significa: La consegna avviene al più tardi l’ultimo giorno del rapporto di locazione.
Caso particolare: verbale di consegna dell’appartamento tra inquilini
Qualora il locatore rinunci a un’ispezione dell’appartamento tra due locazioni, il precedente e il nuovo inquilino possono redigere un verbale di consegna dell’appartamento. L’unica differenza: il nuovo inquilino si assume la responsabilità dello stato dell’appartamento documentato nel verbale.
L’orario della giornata può essere determinante!
Secondo l’esperienza, è consigliabile ispezionare un appartamento con sufficiente luce diurna. La luce del sole consente una visuale migliore e i difetti sono più facili da vedere. In ambienti scarsamente illuminati la sera o al mattino presto sussiste il rischio che non si notino graffi, ammaccature, sfumature di colore e difetti simili.
Compilare correttamente il verbale dettagliato di consegna dell’appartamento
Non esistono indicazioni ufficiali sulla forma e sul contenuto del verbale di consegna dell’appartamento. Tuttavia, dovrebbe contenere almeno alcuni punti importanti, affinché, in caso di dubbio, soddisfi i requisiti legali. Sia l’Associazione tedesca degli inquilini e organizzazioni analoghe, sia diverse associazioni di locatori raccomandano contenuti simili. Il documento dovrebbe orientarsi a questi elementi.
Contenuti formali
Un verbale dettagliato di consegna dell’appartamento dovrebbe contenere i seguenti elementi formali:
- Indirizzo dell’appartamento e indicazioni sulla sua ubicazione (numero dell’appartamento, piano ecc.) per un’identificazione univoca dell’immobile.
- Nome e indirizzo del locatore o della persona/organizzazione incaricata (ad es. amministrazione condominiale) e del nuovo o vecchio inquilino. Per l’indirizzo di un nuovo inquilino dovrebbe essere indicato il suo indirizzo precedente, mentre per l’indirizzo del vecchio inquilino quello futuro.
- Nomi delle altre persone presenti alla consegna (idealmente con indirizzo), affinché possano fungere da testimoni in caso di controversie.
- Data e ora della consegna dell’appartamento.
- Firma di entrambe le parti del contratto di locazione e, se necessario, di altre persone.
Contenuti relativi alla descrizione dello stato
Inoltre, un verbale dettagliato di consegna dell’appartamento dovrebbe presentare i seguenti punti relativi al contenuto, con i quali viene descritto lo stato dell’immobile:
- Il verbale dovrebbe contenere una descrizione dettagliata dello stato di tutti gli ambienti. È ideale elencare gli ambienti e suddividerli in diverse aree. A tale scopo sono particolarmente adatte caselle da spuntare in due categorie, come ad esempio «senza difetti» e «difetti», corredate da una riga aggiuntiva per le spiegazioni. Conin questi riquadri entrambe le parti dovrebbero annotare lo stato di tutti i locali e di tutte le singole aree, come pavimenti (indicando il tipo di rivestimento), pareti, soffitti, finestre, battiscopa, radiatori/tubi e porte. Ne risulta, a seconda dell’abitazione, un elenco relativamente lungo di singole voci.
- Allo stesso modo, annotate lo stato delle superfici accessorie come balcone, terrazza, cantina, soffitta o capanno per gli attrezzi.
- Come voce separata o nei rispettivi locali, indicate i difetti riconoscibili di interruttori della luce, prese, campanello o collegamenti per TV e telefono.
- Annotate i numeri e le letture attuali dei contatori di elettricità, gas e acqua (se applicabile), nonché la quantità ancora disponibile di combustibili (gasolio da riscaldamento, gas, legna).
- Elencate il numero delle chiavi consegnate, indicando la loro funzione (portone d’ingresso, porta dell’appartamento, serratura della cantina, cassetta delle lettere ecc.). Se una o più chiavi sono state lasciate presso terzi, ciò deve essere annotato. Può accadere, ad esempio, quando un’impresa artigiana riceve una chiave per l’esecuzione di lavori di tinteggiatura e riparazione. Importante per le chiavi: al momento del trasloco, l’inquilino deve consegnare tutte le chiavi. Ciò vale anche per le copie duplicate. Al momento dell’ingresso, il locatore deve consegnare al nuovo inquilino tutte le chiavi disponibili.
- Qualora vengano consegnate istruzioni per l’uso, ad esempio per rilevatori di fumo, caldaie o apparecchi simili, elencatele informalmente nel documento.
- Se elementi d’arredo come una cucina, armadi o simili fanno parte dell’accordo di locazione, dovreste elencarli, eventualmente indicando i difetti riconoscibili. Al momento della consegna, dovreste verificarne il funzionamento e verbalizzarlo.
Da non dimenticare: entrambe le parti ricevono una copia!
Consiglio pratico: come spuntare e annotare correttamente
Finché tutti i locali sono in condizioni impeccabili, la spunta su «senza difetti» è corretta. Ma cosa succede se sono presenti tracce riconoscibili d’uso o zone con muffa o vernice scrostata? In questo caso spuntate «difetti» e descrivete il difetto nella riga aggiuntiva nel modo più preciso possibile. Durante la verifica dovreste prestare particolare attenzione alle piccole «ammaccature», che in seguito possono portare a una controversia concreta. Mentre un piccolo graffio sul telaio della porta è generalmente irrilevante, difetti di altro tipo non rilevati potrebbero comportare costosi lavori successivi. Ad esempio, una muffa difficile da eliminare nel bagno richiede, una una guarnizione della finestra difettosa o un buco nel parquet, così come le necessarie tinteggiature con pittura a olio, sono spesso interventi costosi. Se non annotate tali «piccolezze» nel verbale, al momento dell’ingresso possono diventare costose per voi inquilini. Al momento del trasloco, invece, voi locatori resterete a carico dei costi per la loro eliminazione.
Infatti vale quanto segue: solo se il problema è indicato nel verbale, è possibile chiarire chi lo ha causato. Questo è il presupposto per obbligare l’inquilino a eliminarlo.
In caso di disaccordo, verbalizzare le opinioni divergenti
L’obiettivo della verifica è rilevare lo stato dell’appartamento nel modo più obiettivo possibile. Tuttavia, non è sempre chiaro se, ad esempio, un battiscopa appaia solo leggermente usurato oppure danneggiato. In caso di divergenza nella valutazione, entrambe le parti hanno il diritto di inserire nel verbale una valutazione diversa. Ricordatevi di documentare possibilmente con foto i punti controversi.
Importante: poiché entrambe le parti firmano il verbale di consegna dell’appartamento, non potete ignorare un’opinione divergente.
Accordi accessori e difetti scoperti successivamente
Nel verbale dovreste annotare anche gli accordi presi verbalmente. Se una parte si impegna a eliminare un difetto, ciò dovrebbe risultare dal documento. Lo stesso vale per la rinuncia alla sua eliminazione.
In questo contesto sono problematici i difetti o gli impegni non messi per iscritto. Se, ad esempio, una parte contrattuale non rispetta gli accordi verbali, la controparte deve dimostrare tale inadempienza. Lo stesso vale per i difetti scoperti successivamente. Pertanto: dovreste verbalizzare tutti gli accordi.
Cosa succede se non c’è alcun accordo?
Poiché il verbale di consegna dell’appartamento non è obbligatorio per legge, potete rinunciare a questo documento. Tuttavia, in caso di dubbio, ci si troverà nella situazione di una dichiarazione contro l’altra.
Se una parte si rifiuta di verbalizzare congiuntamente lo stato dell’appartamento, l’altra può coinvolgere un artigiano o un perito per documentare i difetti. Anche una terza persona neutrale, come un vicino, può in linea di principio assumere questo ruolo in qualità di testimone. Importante: l’ispezione dell’appartamento dovrebbe avvenire nel corso della consegna e quindi immediatamente prima o dopo, in termini temporali. Più lungo è l’intervallo, minore sarà la chiarezza sullo stato effettivo dell’appartamento.
In sintesi: non fate affidamento su "rinunciare al verbale di consegna dell’appartamento!
Un elenco chiaro dei difetti è una consuetudine consolidata quando cambia l’inquilino. Anzi: la verbalizzazione crea un vincolo per entrambe le parti e offre una certa sicurezza giuridica.
In seguito il locatore non potrà sostenere che l’inquilino abbia danneggiato l’appartamento o non abbia eseguito le necessarie riparazioni estetiche. L’inquilino non potrà contestare difetti che avrebbe dovuto vedere al momento della consegna dell’appartamento. Inoltre, il documento aiuta a determinare l’usura tra l’ingresso e l’uscita dall’appartamento e le eventuali riparazioni estetiche necessarie.
Importante: firmate questo documento solo al momento della consegna dell’appartamento. Non accettate una consegna senza verbale. La consegna delle chiavi e la descrizione dettagliata dello stato dell’immobile costituiscono un’unità il giorno della consegna dell’appartamento.