El acta de entrega de la vivienda es uno de los documentos más importantes al entrar y salir de una vivienda. En ella, ambas partes del contrato de alquiler documentan el estado de la vivienda, enumeran los defectos, anotan las llaves y los objetos de equipamiento entregados, así como las lecturas de los contadores.
Aunque el acta de entrega de la vivienda no es obligatoria, puede adquirir relevancia jurídica para usted. Tanto si es arrendador como si es arrendatario, debería insistir en disponer de dicho documento. Ambas partes pueden protegerse así y evitar conflictos desde el principio.
Significado: ¿Qué función tiene un acta de entrega de la vivienda?
El acta de entrega de la vivienda es un documento informal en el que el arrendador y el arrendatario dejan constancia, de la forma más objetiva posible, del estado de la vivienda al cambiar de vivienda. En particular, enumera los defectos. Ambas partes firman el documento y garantizan así que el estado del inmueble descrito en él corresponde a los hechos.
Ambas partes pueden utilizar el acta de entrega de la vivienda para determinar la diferencia entre el estado de la vivienda al entrar y al salir. De ello se deriva, entre otras cosas, si el arrendatario debe realizar reparaciones estéticas, quién ha causado los defectos o si, por ejemplo, siguen estando disponibles todas las llaves entregadas.
Un ejemplo típico de aplicación: el arrendador y el arrendatario comparan el estado de la vivienda al entrar y al salir. Si el estado de algunas áreas concretas, como paredes, marcos de puertas o revestimientos del suelo, ha empeorado más allá del desgaste esperable, de ello puede derivarse la obligación de realizar reparaciones estéticas. Pero: si el defecto ya estaba documentado al entrar, el arrendatario no tiene que subsanarlo.
¿Cuándo se redacta un acta de entrega de la vivienda?
Hay dos momentos en los que el documento puede ser relevante para usted.
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Ambas partes redactan un acta de entrega al entrar. En ese caso, el arrendador y el arrendatario recorren la vivienda y dejan constancia escrita de su estado. Por regla general, este acuerdo se formaliza después de firmar el contrato de alquiler y al entregar las llaves. La entrega debe realizarse, como muy tarde, el primer día de la relación arrendaticia.
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Ambas partes redactan el acta de entrega de la vivienda al salir. También en este caso, las partes recorren la vivienda y dejan constancia de los defectos. Por regla general, también aquí el momento óptimo es la entrega de las llaves. Esto significa: La entrega se realiza como muy tarde el último día de la relación de arrendamiento.
Caso especial: acta de entrega de la vivienda entre inquilinos
Si el arrendador renuncia a inspeccionar la vivienda entre dos arrendamientos, el inquilino anterior y el nuevo pueden elaborar un acta de entrega de la vivienda. La única diferencia: el nuevo inquilino asume la responsabilidad por el estado documentado de la vivienda.
¡La hora del día puede ser decisiva!
Según la experiencia, debería inspeccionar una vivienda con suficiente luz natural. La luz del sol le permite ver mejor y los defectos son más fáciles de detectar. En habitaciones con poca iluminación por la tarde o a primera hora de la mañana existe el riesgo de que no advierta arañazos, abolladuras, variaciones de color y defectos similares.
Cumplimentar correctamente el acta detallada de entrega de la vivienda
No existen requisitos oficiales sobre la forma y el contenido del acta de entrega de la vivienda. Sin embargo, debería contener como mínimo algunos puntos importantes para cumplir, en caso de duda, con los requisitos legales. Tanto la Asociación Alemana de Inquilinos y asociaciones similares como diversas organizaciones de arrendadores recomiendan contenidos parecidos. El documento debería orientarse según estos.
Contenido formal
Un acta detallada de entrega de la vivienda debería contener los siguientes puntos formales:
- Dirección de la vivienda e indicaciones sobre su ubicación (número de vivienda, planta, etc.) para identificar claramente el inmueble.
- Nombre y dirección del arrendador o de la persona/organización encargada (p. ej., la administración de fincas) y del inquilino nuevo o anterior. En el caso de la dirección de un nuevo inquilino, debería indicarse su dirección anterior; en el caso de la dirección del antiguo inquilino, su futura dirección.
- Nombres de las demás personas presentes en la entrega (idealmente con dirección), para que puedan actuar como testigos en caso de litigio.
- Fecha y hora de la entrega de la vivienda.
- Firma de ambas partes del arrendamiento y, en su caso, de otras personas.
Contenido para describir el estado
Además, un acta detallada de entrega de la vivienda debería incluir los siguientes puntos de contenido, mediante los cuales se describa el estado del inmueble:
- El acta debería contener una descripción detallada del estado de todas las habitaciones. Lo ideal es enumerar las habitaciones y dividirlas en diferentes áreas. Para ello son muy adecuados los casilleros de selección en dos categorías, como, por ejemplo, «sin defectos» y «defectos», junto con una línea adicional para explicaciones. Con en estas casillas ambas partes deben dejar constancia del estado de todas las habitaciones y de todas las áreas individuales, como suelos (indicando el tipo de revestimiento del suelo), paredes, techos, ventanas, rodapiés, radiadores/tuberías y puertas. De ello resulta, según la vivienda, una lista relativamente larga de elementos individuales.
- Del mismo modo, deje constancia del estado de superficies de uso como el balcón, la terraza, el trastero, el ático o el cobertizo para herramientas.
- Como punto individual o en las habitaciones correspondientes, indique los defectos reconocibles en interruptores de luz, enchufes, timbre o conexiones de TV y teléfono.
- Anote los números y las lecturas actuales de los contadores de electricidad, gas y agua (cuando proceda), así como la cantidad aún disponible de fuentes de energía (gasóleo de calefacción, gas, madera).
- Enumere la cantidad de llaves entregadas y su función (puerta principal, puerta de la vivienda, cerradura del sótano, buzón, etc.). Si una o varias llaves están depositadas en poder de terceros, esto también debe anotarse. Puede ser el caso, por ejemplo, si una empresa de servicios ha recibido una llave al encargársele trabajos de reparación estética. Importante en lo relativo a las llaves: al mudarse, el inquilino debe entregar todas las llaves. Esto también se aplica a los ejemplares duplicados. Al entrar en la vivienda, el arrendador debe entregar al nuevo inquilino todas las llaves existentes.
- Si se entregan manuales de instrucciones, por ejemplo, de detectores de humo, calderas de calefacción u otros aparatos similares, enumérelos informalmente en el documento.
- Si elementos de mobiliario como una cocina, armarios o similares forman parte del acuerdo de arrendamiento, debe enumerarlos, en su caso, junto con los defectos reconocibles. En la entrega, debe comprobarse y dejarse constancia del funcionamiento.
¡No lo olvide: ambas partes reciben un ejemplar!
Consejo práctico: marcar y anotar correctamente
Mientras todas las habitaciones se encuentren en perfecto estado, marcar «sin defectos» será correcto. Pero ¿qué ocurre si hay signos visibles de uso o zonas con moho o pintura desconchada? En ese caso, marque «defectos» y describa el defecto en la línea adicional con la mayor exactitud posible. Durante la inspección debe prestar especial atención a pequeños «desperfectos» que posteriormente pueden dar lugar a una disputa importante. Mientras que un pequeño arañazo en el marco de la puerta suele ser irrelevante, los defectos de otro tipo que se pasen por alto pueden dar lugar a costosos trabajos posteriores. Así, el moho difícil de eliminar en el baño requiere una,una junta de ventana defectuosa o un agujero en el parquet, así como los trabajos de pintura necesarios con pintura al óleo, suelen ser trabajos costosos. Si no deja constancia de estas «pequeñeces» en el protocolo, más adelante, al mudarse, pueden resultarle caras como inquilino. Al mudarse el inquilino, en cambio, usted, como arrendador, se quedará con los costes de reparación.
La regla es la siguiente: solo si el problema se menciona en el protocolo podrá aclararse quién lo causó. Esto es un requisito previo para obligar al inquilino a subsanarlo.
En caso de desacuerdo, documentar las opiniones divergentes
El objetivo de la inspección es registrar el estado de la vivienda de la forma más objetiva posible. Sin embargo, no siempre está claro si, por ejemplo, un rodapié solo parece ligeramente desgastado o está dañado. Si existe una diferencia de criterio, ambas partes tienen derecho a incluir en el protocolo una valoración divergente. Recuerde documentar los puntos controvertidos, en la medida de lo posible, con fotografías.
Importante: Dado que ambas partes firman el protocolo de entrega de la vivienda, no puede ignorar una opinión divergente.
Acuerdos adicionales y desperfectos descubiertos posteriormente
En el protocolo también debería dejar constancia de los acuerdos verbales. Si una de las partes se compromete a subsanar un desperfecto, esto debería desprenderse del documento. Lo mismo se aplica a la renuncia a subsanarlo.
En este contexto, resultan problemáticos los desperfectos o compromisos que no se hayan consignado por escrito. Si, por ejemplo, una de las partes contratantes no respeta los acuerdos verbales, la otra parte deberá demostrar este incumplimiento. Lo mismo sucede con los desperfectos descubiertos posteriormente. Por tanto: debería documentar todos los acuerdos.
¿Qué ocurre si no hay ningún acuerdo?
Dado que un protocolo de entrega de la vivienda no es legalmente obligatorio, puede prescindir de este documento. Sin embargo, en caso de duda, las declaraciones de una parte se enfrentarán a las de la otra.
Si una de las partes se niega a documentar conjuntamente el estado de la vivienda, la otra puede recurrir a un profesional o perito para documentar los desperfectos. En principio, una tercera persona neutral, como un vecino, también puede asumir este papel como testigo. Importante: La inspección de la vivienda debería realizarse en el marco de la entrega y, por tanto, inmediatamente antes o después. Cuanto más largo sea el intervalo, menos claridad habrá sobre el estado real de una vivienda.
Conclusión: No confiar en "¡No prescinda del acta de entrega de la vivienda!
Una relación clara de los desperfectos forma parte de las buenas prácticas cuando cambia el inquilino. Es más: la elaboración del acta crea obligaciones para ambas partes y aporta cierta seguridad jurídica.
Posteriormente, el arrendador no podrá afirmar que el inquilino ha dañado la vivienda o que no ha realizado las reparaciones estéticas necesarias. El inquilino no podrá reclamar desperfectos que debería haber visto al recibir la vivienda. Además, el documento ayuda a determinar el desgaste entre la entrada y la salida y las posibles reparaciones estéticas necesarias.
Importante: firme este documento únicamente al entregar la vivienda. No acepte una entrega sin acta. La entrega de las llaves y la descripción detallada del estado forman una unidad el día de la entrega de la vivienda.