L’état des lieux de remise du logement compte parmi les documents les plus importants lors de l’emménagement et du déménagement. Les deux parties au contrat de location y consignent l’état du logement, dressent la liste des défauts, notent les clés et les équipements remis ainsi que les relevés des compteurs.
Bien que l’état des lieux de remise du logement ne soit pas obligatoire, il peut revêtir une importance juridique pour vous. Vous devriez, que vous soyez bailleur ou locataire, exiger l’établissement d’un tel document. En effet, les deux parties peuvent ainsi se protéger et prévenir les litiges en amont.
Importance : quelle est la fonction d’un état des lieux de remise du logement ?
L’état des lieux de remise du logement est un document informel dans lequel le bailleur et le locataire consignent aussi objectivement que possible l’état du logement lors d’un changement de domicile. Il répertorie notamment les défauts. Les deux parties signent le document et garantissent ainsi que l’état du bien qui y est décrit correspond à la réalité.
Les deux parties peuvent se référer à l’état des lieux de remise du logement afin de déterminer la différence entre l’état du logement à l’entrée et à la sortie. Il en découle notamment si des travaux de remise en état sont nécessaires à la charge du locataire, qui a causé les défauts ou si, par exemple, toutes les clés remises sont encore présentes.
Un exemple d’application typique : le bailleur et le locataire comparent l’état du logement à l’entrée et à la sortie. Si l’état de certains éléments, tels que les murs, les encadrements de porte ou le revêtement de sol, s’est détérioré au-delà de l’usure normale attendue, cela peut entraîner une obligation d’effectuer des travaux de remise en état. Mais si le défaut avait déjà été consigné lors de l’entrée dans les lieux, le locataire n’est pas tenu de le réparer.
Quand établit-on un état des lieux de remise du logement ?
Il existe deux moments auxquels ce document devient intéressant pour vous.
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Les deux parties établissent un état des lieux lors de l’emménagement. Dans ce cas, le bailleur et le locataire visitent le logement et consignent son état par écrit. En règle générale, cet accord intervient après la signature du contrat de location et lors de la remise des clés. La remise doit avoir lieu au plus tard le premier jour de la location.
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Les deux parties établissent l’état des lieux de remise du logement lors du déménagement. Là encore, les parties concernées visitent le logement et consignent les défauts. En règle générale, le moment optimal est également la remise des clés. Cela signifie : La remise a lieu au plus tard le dernier jour de la location.
Cas particulier : procès-verbal de remise du logement entre locataires
Si le bailleur renonce à inspecter le logement entre deux locations, le locataire sortant et le nouveau locataire peuvent établir un procès-verbal de remise du logement. La seule différence : le nouveau locataire assume la responsabilité de l’état du logement consigné dans le procès-verbal.
Le moment de la journée peut être déterminant !
D’après l’expérience, vous devriez inspecter un logement avec suffisamment de lumière du jour. La lumière du soleil vous permet de mieux voir et les défauts sont plus faciles à repérer. Dans des pièces faiblement éclairées le soir ou tôt le matin, vous risquez de ne pas remarquer les rayures, bosses, nuances de couleur et autres défauts similaires.
Remplir correctement le procès-verbal détaillé de remise du logement
Il n’existe aucune directive officielle concernant la forme et le contenu du procès-verbal de remise du logement. Il devrait toutefois contenir au minimum certains points importants afin de satisfaire aux exigences légales en cas de litige. Tant l’Association allemande des locataires et les associations similaires que diverses organisations de bailleurs recommandent des contenus similaires. Le document devrait s’en inspirer.
Contenu formel
Un procès-verbal détaillé de remise du logement devrait contenir les éléments formels suivants :
- L’adresse du logement et les indications relatives à sa situation (numéro du logement, indication de l’étage, etc.) afin d’identifier clairement le bien.
- Le nom et l’adresse du bailleur ou de la personne/organisation mandatée (p. ex. la régie) ainsi que du nouveau ou de l’ancien locataire. Pour l’adresse d’un nouveau locataire, il devrait s’agir de son adresse actuelle ; pour l’adresse de l’ancien locataire, de sa future adresse.
- Les noms des autres personnes présentes lors de la remise (idéalement avec leur adresse), afin qu’elles puissent servir de témoins en cas de litige.
- La date et l’heure de la remise du logement.
- La signature des deux parties locataires ainsi que, le cas échéant, des autres personnes.
Contenu relatif à la description de l’état
En outre, un procès-verbal détaillé de remise du logement devrait comporter les éléments suivants, décrivant l’état du bien :
- Le procès-verbal devrait contenir une description détaillée de l’état de toutes les pièces. L’idéal est de lister les pièces et de les subdiviser en différents domaines. Des cases à cocher dans deux catégories, telles que « sans défaut » et « défauts », accompagnées d’une ligne supplémentaire pour les explications, conviennent très bien à cet effet. Avec dans ces cases, les deux parties doivent consigner l’état de toutes les pièces et de chaque élément individuel, comme les sols (en indiquant le type de revêtement de sol), les murs, les plafonds, les fenêtres, les plinthes, les radiateurs/tuyaux ainsi que les portes. Il en résulte, selon le logement, une liste relativement longue de postes individuels.
- De la même manière, consignez l’état des surfaces annexes telles que le balcon, la terrasse, la cave, le grenier ou l’abri de jardin.
- En tant que point distinct ou sous les pièces concernées, indiquez les défauts visibles des interrupteurs, prises de courant, sonnerie ou raccordements TV et téléphoniques.
- Notez les numéros et relevés actuels des compteurs d’électricité, de gaz et d’eau (le cas échéant), ainsi que la quantité encore disponible de sources d’énergie (fioul domestique, gaz, bois).
- Dressez la liste du nombre de clés remises et de leur fonction (porte d’entrée, porte du logement, serrure de cave, boîte aux lettres, etc.). Si une ou plusieurs clés sont déposées chez des tiers, cela doit également être noté. Cela peut par exemple être le cas lorsqu’une entreprise artisanale a reçu une clé dans le cadre de travaux de remise en état. Important concernant les clés : lors du départ, le locataire doit restituer toutes les clés. Cela vaut également pour les exemplaires fabriqués en double. Lors de l’entrée dans les lieux, le bailleur doit remettre toutes les clés existantes au nouveau locataire.
- Si des modes d’emploi, par exemple pour des détecteurs de fumée, des chaudières ou appareils similaires, sont remis, mentionnez-les simplement dans le document.
- Si des équipements tels qu’une cuisine, des placards ou autres font partie de l’accord de location, vous devez les énumérer, le cas échéant avec les défauts visibles. Lors de la remise des lieux, testez leur fonctionnement et consignez-le.
À ne pas oublier : chaque partie reçoit un exemplaire !
Conseil pratique : cocher et annoter correctement
Tant que toutes les pièces sont en parfait état, cocher « sans défauts » est correct. Mais que se passe-t-il s’il existe des traces d’usure visibles ou des endroits présentant des moisissures ou de la peinture écaillée ? Dans ce cas, cochez « défauts » et décrivez le défaut aussi précisément que possible dans la ligne supplémentaire. Lors de l’inspection, vous devez notamment prêter attention aux petites « marques » susceptibles d’entraîner ultérieurement un conflit sérieux. Alors qu’une petite rayure sur le cadre de porte est généralement sans importance, des défauts d’un autre type passés inaperçus pourraient entraîner des travaux de reprise coûteux. Ainsi, des moisissures difficiles à éliminer dans la salle de bains, une un joint de fenêtre défectueux ou un trou dans le parquet, ainsi que les travaux de peinture nécessaires à la peinture à l’huile, sont souvent des interventions coûteuses. Si vous ne consignez pas ces « petits détails » dans le procès-verbal, cela peut vous coûter cher en tant que locataire lors de l’emménagement. En revanche, lors de votre départ, vous devrez, en tant que bailleur, assumer les frais de remise en état.
En effet, la règle est la suivante : ce n’est que si le problème est mentionné dans le procès-verbal qu’il est possible de déterminer qui en est responsable. C’est la condition préalable pour obliger le locataire à y remédier.
En cas de désaccord, consigner les avis divergents
L’objectif de l’état des lieux est de déterminer l’état du logement de manière aussi objective que possible. Toutefois, il n’est pas toujours évident de savoir si une plinthe, par exemple, semble seulement légèrement usée ou si elle est endommagée. En cas de divergence d’appréciation, les deux parties ont le droit de faire inscrire leur évaluation divergente dans le procès-verbal. Pensez à étayer autant que possible les points litigieux par des photos.
Important : puisque les deux parties signent le procès-verbal de remise du logement, vous ne pouvez pas ignorer un avis divergent.
Accords annexes et défauts découverts ultérieurement
Vous devriez également consigner dans le procès-verbal les accords verbaux. Si une partie s’engage à remédier à un défaut, cela doit ressortir du document écrit. Il en va de même pour la renonciation à la remise en état.
Dans ce contexte, les défauts ou engagements qui ne sont pas consignés par écrit sont problématiques. Si, par exemple, l’une des parties au contrat ne respecte pas des accords verbaux, l’autre partie doit prouver ce manquement. Il en va de même pour les défauts découverts ultérieurement. La règle est donc la suivante : vous devriez consigner tous les accords dans le procès-verbal.
Que se passe-t-il s’il n’y a pas d’accord ?
Comme un procès-verbal de remise du logement n’est pas obligatoire sur le plan juridique, vous pouvez renoncer à ce document. Toutefois, en cas de doute, les déclarations de l’une partie s’opposeront à celles de l’autre.
Si l’une des parties refuse de consigner conjointement l’état du logement, l’autre peut faire appel à un artisan ou à un expert afin de documenter les défauts. Une tierce personne neutre, comme un voisin, peut également en principe jouer ce rôle en tant que témoin. Important : l’inspection du logement devrait avoir lieu dans le cadre de la remise des clés et donc immédiatement avant ou après celle-ci. Plus l’intervalle est long, moins l’état réel du logement est clairement établi.
Conclusion : ne pas compter sur "Ne renoncez pas au procès-verbal de remise du logement !
Une liste claire des défauts fait partie des bonnes pratiques lors d’un changement de locataire. Plus encore : l’établissement du procès-verbal crée un engagement réciproque et apporte une certaine sécurité juridique.
Le bailleur ne pourra pas prétendre ultérieurement que le locataire a endommagé le logement ou n’a pas effectué les réparations locatives nécessaires. Le locataire ne pourra pas réclamer des défauts qu’il aurait dû constater lors de la remise du logement. En outre, ce document aide à déterminer l’usure entre l’entrée et la sortie des lieux ainsi que les éventuelles réparations locatives nécessaires.
Important : ne signez ce document qu’au moment de la remise du logement. N’acceptez pas une remise sans procès-verbal. La remise des clés et la description détaillée de l’état des lieux constituent un tout le jour de la remise du logement.