يُعدّ محضر تسليم الشقة من أهم المستندات عند الانتقال إلى الشقة أو مغادرتها. إذ يوثّق طرفا الإيجار فيه حالة الشقة، ويسردان العيوب، ويدوّنان المفاتيح وأغراض التجهيز التي تم تسليمها، فضلًا عن قراءات العدادات.
على الرغم من أن محضر تسليم الشقة ليس إلزاميًا، فقد يصبح ذا أهمية قانونية بالنسبة إليكم. وينبغي لكم، سواء كنتم مؤجرين أو مستأجرين، الإصرار على إعداد مثل هذا المستند. إذ يمكن لكلا الطرفين حماية نفسيهما به ومنع النزاعات مسبقًا.
الأهمية: ما وظيفة محضر تسليم الشقة؟
محضر تسليم الشقة هو مستند غير رسمي يثبت فيه المؤجر والمستأجر حالة الشقة بأكبر قدر ممكن من الموضوعية عند تغيير السكن. وهو يسرد العيوب على وجه الخصوص. ويوقّع الطرفان على المستند، وبذلك يضمنان أن الحالة المذكورة فيه تتوافق مع الواقع.
يمكن لكلا الطرفين الاستناد إلى محضر تسليم الشقة لتحديد الفرق بين حالة الشقة عند الانتقال إليها وعند مغادرتها. ومن ذلك يتضح، من بين أمور أخرى، ما إذا كانت الإصلاحات التجميلية مطلوبة من المستأجر، ومن تسبب في العيوب، أو ما إذا كانت جميع المفاتيح التي تم تسليمها لا تزال موجودة، مثلًا.
مثال نموذجي على الاستخدام: يقارن المؤجر والمستأجر حالة الشقة عند الانتقال إليها وعند مغادرتها. فإذا تدهورت حالة بعض التفاصيل، مثل الجدران أو إطارات الأبواب أو أغطية الأرضيات، بما يتجاوز الاستهلاك المتوقع، فقد ينشأ عن ذلك التزام بإجراء إصلاحات تجميلية. ولكن: إذا كان العيب موثقًا بالفعل عند الانتقال إلى الشقة، فلا يتعين على المستأجر إزالة العيب.
متى يتم إعداد محضر تسليم الشقة؟
هناك وقتان يصبح فيهما هذا المستند مهمًا بالنسبة إليكم.
-
يُعدّ الطرفان محضر تسليم عند الانتقال إلى الشقة. وفي هذه الحالة، يتفقد المؤجر والمستأجر الشقة معًا ويدوّنان حالتها خطيًا. وعادةً ما يتم هذا الاتفاق بعد توقيع عقد الإيجار وعند تسليم المفاتيح. ويجب أن يتم التسليم في موعد أقصاه اليوم الأول من علاقة الإيجار.
-
يُعدّ الطرفان محضر تسليم الشقة عند مغادرتها. وفي هذه الحالة أيضًا، يتفقد المشاركون الشقة معًا ويدوّنون العيوب. وعادةً ما يكون التوقيت الأمثل هنا أيضًا هو تسليم المفاتيح. وهذا يعني: التسليم يتم ذلك في موعد أقصاه اليوم الأخير من علاقة الإيجار.
حالة خاصة: محضر تسليم الشقة بين المستأجرين
إذا امتنع المؤجر عن تفتيش الشقة بين فترتي إيجار، فيمكن للمستأجر السابق والمستأجر اللاحق إعداد محضر تسليم للشقة. والفرق الوحيد هو أن المستأجر اللاحق يتحمل مسؤولية الحالة الموثقة للشقة.
قد يكون وقت النهار حاسمًا!
وفقًا للتجربة، ينبغي لكم تفتيش الشقة في ضوء نهار كافٍ. إذ يتيح لكم ضوء الشمس رؤية أفضل، كما يسهل اكتشاف العيوب. أما في الغرف ضعيفة الإضاءة مساءً أو في الصباح الباكر، فهناك خطر ألا تلاحظوا الخدوش والانبعاجات وتدرجات الألوان والعيوب المماثلة.
تعبئة محضر تسليم الشقة التفصيلي بشكل صحيح
لا توجد متطلبات رسمية لشكل محضر تسليم الشقة ومضمونه. لكنه ينبغي أن يتضمن على الأقل بعض النقاط المهمة، حتى يستوفي، عند الشك، المتطلبات القانونية. ويوصي كل من اتحاد المستأجرين الألماني والجمعيات المماثلة، وكذلك منظمات المؤجرين المختلفة، بمحتويات متشابهة. وينبغي أن يسترشد المحضر بهذه التوصيات.
المحتويات الشكلية
ينبغي أن يتضمن محضر تسليم الشقة التفصيلي النقاط الشكلية التالية:
- عنوان الشقة وبيانات موقعها (رقم الشقة، رقم الطابق وما إلى ذلك) للتعريف بالعقار بشكل واضح.
- اسم وعنوان المؤجر أو الشخص/المنظمة الموكلة (مثل إدارة العقار) والمستأجر الجديد أو القديم. وبالنسبة إلى عنوان المستأجر الجديد، ينبغي أن يكون عنوانه السابق، أما بالنسبة إلى عنوان المستأجر القديم، فينبغي أن يكون عنوانه المستقبلي.
- أسماء الأشخاص الآخرين الحاضرين أثناء التسليم (ويُفضّل مع عناوينهم)، حتى يمكن الاستعانة بهم كشهود عند حدوث نزاعات.
- تاريخ ووقت تسليم الشقة.
- توقيع طرفي الإيجار، وكذلك توقيع الأشخاص الآخرين عند الاقتضاء.
المحتويات المتعلقة بوصف الحالة
بالإضافة إلى ذلك، ينبغي أن يتضمن محضر تسليم الشقة التفصيلي النقاط الموضوعية التالية، التي توصف من خلالها حالة العقار:
- ينبغي أن يتضمن المحضر وصفًا تفصيليًا لحالة جميع الغرف. ومن المثالي أن تقوموا بإدراج الغرف وتقسيمها إلى مجالات مختلفة. وتناسب لهذا الغرض بشكل جيد خانات الاختيار في فئتين، مثل «دون عيوب» و«عيوب»، إلى جانب سطر إضافي للتوضيحات. مع في هذه الخانات ينبغي للطرفين توثيق حالة جميع الغرف وجميع العناصر الفردية مثل الأرضيات (مع ذكر نوع غطاء الأرضية)، والجدران، والأسقف، والنوافذ، ووزرات الجدران، وأجهزة التدفئة/الأنابيب، وكذلك الأبواب. وينتج عن ذلك، حسب الشقة، قائمة طويلة نسبيًا من البنود الفردية.
- وبالطريقة نفسها، وثّقوا حالة المساحات الخدمية مثل الشرفة، أو التراس، أو غرفة القبو، أو العلية، أو مخزن الأدوات.
- كبند مستقل أو تحت الغرف المعنية، اذكروا العيوب الظاهرة في مفاتيح الإضاءة، والمقابس، وجرس الباب، أو توصيلات التلفزيون والهاتف.
- دوّنوا أرقام العدادات وقراءات العدادات الحالية للكهرباء والغاز والمياه (حسب الاقتضاء)، وكذلك الكمية المتبقية من مصادر الطاقة (زيت التدفئة، والغاز، والخشب).
- أدرجوا عدد المفاتيح التي تم تسليمها مع وظيفتها (الباب الخارجي، باب الشقة، قفل القبو، صندوق البريد، إلخ). وإذا كان مفتاح أو أكثر محفوظًا لدى أطراف ثالثة، فيجب تدوين ذلك أيضًا. وقد يحدث ذلك مثلًا إذا حصلت شركة حرفية على مفتاح عند تكليفها بأعمال الإصلاحات التجميلية. المهم فيما يتعلق بالمفاتيح: عند المغادرة، يجب على المستأجر تسليم جميع المفاتيح. وينطبق ذلك أيضًا على النسخ المقلدة. وعند الانتقال، يجب على المؤجر تسليم جميع المفاتيح الموجودة إلى المستأجر الجديد.
- إذا تم تسليم تعليمات تشغيل، مثل تعليمات كاشفات الدخان، أو سخانات التدفئة، أو الأجهزة المماثلة، فأدرجوها في الوثيقة بشكل غير رسمي.
- إذا كانت تجهيزات مثل المطبخ، أو الخزائن، أو ما شابه ذلك جزءًا من اتفاقية الإيجار، فينبغي إدراجها – مع ذكر العيوب الظاهرة عند الاقتضاء. وعند التسليم، ينبغي اختبار وظائفها وتوثيق ذلك.
لا تنسوا: يحصل كل طرف على نسخة واحدة!
نصيحة عملية: وضع علامة الاختيار والإشارة الصحيحتان
ما دامت جميع الغرف في حالة سليمة تمامًا، فإن وضع علامة عند «من دون عيوب» يُعد صحيحًا. ولكن ماذا يحدث إذا وُجدت آثار استعمال ظاهرة أو مواضع بها عفن أو طلاء متقشر؟ في هذه الحالة، ضعوا علامة عند «عيوب» واصفوا العيب في السطر الإضافي بأكبر قدر ممكن من الدقة. ينبغي عند المعاينة الانتباه خصوصًا إلى «العيوب الصغيرة» التي قد تؤدي لاحقًا إلى نزاع جدي. ففي حين أن خدشًا صغيرًا في إطار الباب غالبًا ما يكون غير مهم، فإن العيوب الأخرى التي لم تتم ملاحظتها قد تؤدي إلى أعمال إصلاح مكلفة. فعلى سبيل المثال، يتطلب العفن صعب الإزالة في الحمام، وجودقد تكون حشية نافذة تالفة أو ثقب في الباركيه، وكذلك أعمال الطلاء المطلوبة بالطلاء الزيتي، أعمالًا مكلفة غالبًا. إذا لم تثبت مثل هذه «الأمور الصغيرة» في المحضر، فقد يصبح ذلك مكلفًا لك كمستأجر لاحقًا عند الانتقال إلى السكن. أما عند إخلاء السكن، فستتحمل بصفتك مالكًا تكاليف إزالة هذه العيوب.
فالقاعدة هي: لا يمكن تحديد المسؤول عن المشكلة إلا إذا ذُكرت في المحضر. وهذا هو الشرط لإلزام المستأجر بإزالتها.
تسجيل الآراء المخالفة عند عدم الاتفاق
يتمثل هدف حصر الحالة في تسجيل حالة الشقة بموضوعية قدر الإمكان. غير أنه ليس واضحًا دائمًا، مثلًا، ما إذا كانت حافة الأرضية تبدو مستهلكة قليلًا فقط أم تالفة. إذا ظهر اختلاف في التقييم، يحق لكلا الطرفين إدراج تقييم مخالف في المحضر. تذكّر أن تثبت النقاط محل النزاع بالصور قدر الإمكان.
مهم: نظرًا إلى أن كلا الطرفين يوقّعان محضر تسليم الشقة، فلا يجوز لك تجاهل الرأي المخالف.
الاتفاقات الجانبية والعيوب المكتشفة لاحقًا
ينبغي أيضًا تثبيت الاتفاقات الشفوية في المحضر. فإذا تعهد أحد الطرفين بإزالة عيب، فيجب أن يتضح ذلك من الوثيقة. وينطبق الأمر نفسه على التنازل عن الإزالة.
وتتمثل المشكلة في هذا السياق في العيوب أو التعهدات التي لم تُثبت كتابيًا. فإذا لم يلتزم أحد طرفي العقد، مثلًا، باتفاقات شفهية، فعلى الطرف الآخر إثبات هذا التقصير. وينطبق الأمر بصورة مماثلة على العيوب المكتشفة لاحقًا. لذلك gilt: ينبغي تسجيل جميع الاتفاقات في المحضر.
ماذا يحدث إذا لم يوجد اتفاق؟
نظرًا إلى أن محضر تسليم الشقة ليس إلزاميًا قانونًا، يمكنك الاستغناء عن هذه الوثيقة. غير أنه عند الشك سيصبح الأمر عبارة عن قول مقابل قول.
إذا رفض أحد الطرفين توثيق حالة الشقة معًا، فيمكن للطرف الآخر الاستعانة بحرفي أو خبير لتوثيق العيوب. ويمكن أيضًا لشخص ثالث محايد، مثل أحد الجيران، أن يؤدي هذا الدور كشاهد من حيث المبدأ. مهم: ينبغي إجراء معاينة الشقة في إطار التسليم، وبالتالي قبل ذلك مباشرة أو بعده مباشرة من حيث التوقيت. وكلما طال الفاصل الزمني بين الأمرين، قلّ الوضوح بشأن الحالة الفعلية للشقة.
الخلاصة: لا تعتمد على "لا تتخلوا عن محضر تسليم الشقة!
إن إدراجًا واضحًا للعيوب يُعدّ من أصول التعامل عند تغيير المستأجر. بل أكثر من ذلك: يؤدي توثيق الحالة إلى التزام متبادل وإلى قدر من الأمان القانوني.
لا يستطيع المؤجر لاحقًا الادعاء بأن المستأجر ألحق ضررًا بالشقة أو لم يُنجز أعمال الإصلاحات التجميلية المطلوبة. كما لا يستطيع المستأجر المطالبة بعيوب كان يتعين عليه رؤيتها عند تسلّم الشقة. بالإضافة إلى ذلك، تساعد الوثيقة في تحديد الاستهلاك بين الانتقال إلى الشقة ومغادرتها، وكذلك أعمال الإصلاحات التجميلية التي قد تكون مطلوبة.
مهم: لا توقّعوا هذه الوثيقة إلا عند تسليم الشقة. لا توافقوا على التسليم من دون محضر. يشكّل تسليم المفاتيح والوصف التفصيلي للحالة وحدةً واحدة في يوم تسليم الشقة.