Protokół przekazania mieszkania należy przy wprowadzeniu się i wyprowadzce do najważniejszych dokumentów. Obie strony najmu dokumentują w nim stan mieszkania, wyszczególniają wady, odnotowują przekazane klucze i elementy wyposażenia oraz stany liczników.
Chociaż sporządzenie protokołu przekazania mieszkania nie jest obowiązkowe, może mieć dla Państwa znaczenie prawne. Zarówno wynajmujący, jak i najemca powinni nalegać na sporządzenie takiego dokumentu. Dzięki niemu obie strony mogą się zabezpieczyć i zapobiec sporom już na wstępie.
Znaczenie: jakie zadanie spełnia protokół przekazania mieszkania?
Protokół przekazania mieszkania jest nieformalnym dokumentem, w którym wynajmujący i najemca przy zmianie lokalu możliwie obiektywnie utrwalają jego stan. W szczególności wyszczególnia on wady. Obie strony podpisują dokument, zapewniając tym samym, że opisany w nim stan nieruchomości odpowiada faktom.
Obie strony mogą wykorzystać protokół przekazania mieszkania do ustalenia różnicy między stanem mieszkania przy wprowadzeniu się i wyprowadzce. Na tej podstawie można między innymi ustalić, czy najemca musi wykonać naprawy kosmetyczne, kto spowodował wady lub czy na przykład nadal są dostępne wszystkie przekazane klucze.
Typowy przykład zastosowania: wynajmujący i najemca porównują stan mieszkania przy wprowadzeniu się i wyprowadzce. Jeżeli stan niektórych szczegółowych elementów, takich jak ściany, ościeżnice drzwi lub posadzka, pogorszył się ponad oczekiwane zużycie, może z tego wynikać obowiązek wykonania napraw kosmetycznych. Ale: jeżeli wada została już odnotowana przy wprowadzeniu się, najemca nie musi jej usuwać.
Kiedy sporządza się protokół przekazania mieszkania?
Są dwa momenty, w których dokument ten może mieć dla Państwa znaczenie.
-
Obie strony sporządzają protokół przekazania przy wprowadzeniu się. W takim przypadku wynajmujący i najemca dokonują przeglądu mieszkania i pisemnie utrwalają jego stan. Z reguły ustalenie to następuje po podpisaniu umowy najmu i przy przekazaniu kluczy. Przekazanie musi nastąpić najpóźniej w pierwszym dniu trwania najmu.
-
Obie strony sporządzają protokół przekazania mieszkania przy wyprowadzce. Również wtedy uczestnicy dokonują przeglądu mieszkania i odnotowują wady. Z reguły także w tym przypadku optymalnym momentem jest przekazanie kluczy. Oznacza to: Przekazanie odbywa się najpóźniej w ostatnim dniu trwania najmu.
Szczególny przypadek: protokół przekazania mieszkania między najemcami
Jeżeli wynajmujący zrezygnuje z inspekcji mieszkania pomiędzy dwoma okresami najmu, dotychczasowy i nowy najemca mogą sporządzić protokół przekazania mieszkania. Jedyna różnica: nowy najemca przejmuje odpowiedzialność za udokumentowany w protokole stan mieszkania.
Pora dnia może mieć znaczenie!
Z doświadczenia wynika, że mieszkanie należy oglądać przy wystarczającym świetle dziennym. Światło słoneczne zapewnia lepszą widoczność, a wady są łatwiejsze do zauważenia. W słabo oświetlonych pomieszczeniach wieczorem lub wczesnym rankiem istnieje ryzyko, że nie zauważą Państwo zadrapań, wgnieceń, różnic w odcieniach farby i podobnych wad.
Jak prawidłowo wypełnić szczegółowy protokół przekazania mieszkania
Nie istnieją oficjalne wytyczne dotyczące formy i treści protokołu przekazania mieszkania. Powinien on jednak zawierać co najmniej kilka ważnych punktów, aby w razie wątpliwości spełniał wymogi prawne. Zarówno Niemiecki Związek Najemców i podobne stowarzyszenia, jak i różne organizacje zrzeszające wynajmujących zalecają podobną zawartość. Należy oprzeć dokument na tych zaleceniach.
Treść formalna
Szczegółowy protokół przekazania mieszkania powinien zawierać następujące informacje formalne:
- Adres mieszkania i informacje dotyczące jego położenia (numer mieszkania, oznaczenie piętra itp.) w celu jednoznacznej identyfikacji nieruchomości.
- Imię i nazwisko oraz adres wynajmującego lub upoważnionej osoby/organizacji (np. zarządcy nieruchomości), a także nowego lub dotychczasowego najemcy. W przypadku adresu nowego najemcy powinien to być jego dotychczasowy adres, natomiast w przypadku adresu dotychczasowego najemcy – jego przyszły adres.
- Imiona i nazwiska innych osób obecnych podczas przekazania (najlepiej wraz z adresami), aby mogły one w razie sporu wystąpić w charakterze świadków.
- Datę i godzinę przekazania mieszkania.
- Podpisy obu stron umowy najmu oraz, w stosownych przypadkach, innych osób.
Treść dotycząca opisu stanu
Ponadto szczegółowy protokół przekazania mieszkania powinien zawierać następujące informacje opisujące stan nieruchomości:
- Protokół powinien zawierać szczegółowy opis stanu wszystkich pomieszczeń. Idealnie, jeśli wymienią Państwo pomieszczenia i podzielą je na różne obszary. Bardzo dobrze nadają się do tego pola wyboru w dwóch kategoriach, takich jak „bez wad” i „wady”, wraz z dodatkowym wierszem na wyjaśnienia. Z "w tych rubrykach obie strony powinny odnotować stan wszystkich pomieszczeń i wszystkich poszczególnych elementów, takich jak podłogi (z podaniem rodzaju pokrycia podłogowego), ściany, sufity, okna, listwy przypodłogowe, grzejniki/rury oraz drzwi. W zależności od mieszkania wynika z tego stosunkowo długa lista poszczególnych pozycji.
- W ten sam sposób należy odnotować stan powierzchni użytkowych, takich jak balkon, taras, pomieszczenie piwniczne, poddasze lub szopa na narzędzia.
- Jako osobny punkt lub przy poszczególnych pomieszczeniach należy podać informacje o widocznych wadach włączników światła, gniazdek, dzwonka lub przyłączy telewizyjnych i telefonicznych.
- Należy zanotować aktualne numery i stany liczników prądu, gazu i wody (jeżeli dotyczy), a także pozostałą ilość nośników energii (oleju opałowego, gazu, drewna).
- Należy wymienić liczbę przekazanych kluczy wraz z ich przeznaczeniem (drzwi wejściowe do budynku, drzwi mieszkania, zamek piwnicy, skrzynka pocztowa itd.). Jeżeli jeden lub więcej kluczy znajduje się u osób trzecich, również należy to odnotować. Może tak być na przykład wtedy, gdy firma wykonująca prace rzemieślnicze otrzymała klucz w związku ze zleceniem napraw kosmetycznych. Ważne w przypadku kluczy: przy wyprowadzce najemca musi oddać wszystkie klucze. Dotyczy to również dorobionych egzemplarzy. Przy wprowadzaniu się wynajmujący musi przekazać nowemu najemcy wszystkie istniejące klucze.
- Jeżeli przekazywane są instrukcje obsługi, na przykład czujników dymu, pieców grzewczych lub podobnych urządzeń, należy nieformalnie wymienić je w dokumencie.
- Jeżeli elementy wyposażenia, takie jak kuchnia, szafy lub podobne przedmioty, są częścią umowy najmu, należy je wymienić – w razie potrzeby wraz z widocznymi wadami. Przy przekazaniu należy sprawdzić ich działanie i odnotować wynik.
Nie zapomnij: obie strony otrzymują po jednym egzemplarzu!
Praktyczna wskazówka: prawidłowe zaznaczanie i odnotowywanie uwag
Dopóki wszystkie pomieszczenia są w nienagannym stanie, zaznaczenie „bez wad” jest prawidłowe. Co jednak zrobić, gdy widoczne są ślady użytkowania, miejsca z pleśnią lub odpryśniętą farbą? W takim przypadku należy zaznaczyć „wady” i opisać wadę w dodatkowym wierszu możliwie dokładnie. Podczas oględzin należy zwrócić szczególną uwagę na niewielkie „uszkodzenia”, które później mogą doprowadzić do poważnego sporu. O ile mała rysa na ościeżnicy jest zazwyczaj nieistotna, przeoczone wady innego rodzaju mogą prowadzić do kosztownych prac naprawczych. I tak trudna do usunięcia pleśń w łazience, auszkodzona uszczelka okienna lub dziura w parkiecie, a także konieczność malowania farbą olejną, to często kosztowne prace. Jeśli nie odnotują Państwo takich „drobiazgów” w protokole, przy wprowadzeniu się może to później drogo kosztować Państwa jako najemcę. Przy wyprowadzce jako wynajmujący pozostaną Państwo natomiast z kosztami usunięcia tych usterek.
Obowiązuje bowiem zasada: Tylko jeśli problem zostanie wymieniony w protokole, można ustalić, kto go spowodował. Jest to warunek zobowiązania najemcy do jego usunięcia.
W przypadku niezgodności należy odnotować odmienne opinie
Celem inwentaryzacji jest możliwie obiektywne opisanie stanu mieszkania. Nie zawsze jednak jest jednoznaczne, czy na przykład listwa przypodłogowa wygląda tylko na lekko zużytą, czy też jest uszkodzona. Jeśli wystąpi różnica w ocenie, obie strony mają prawo wpisać do protokołu odmienne stanowisko. Należy pamiętać, aby sporne kwestie w miarę możliwości udokumentować zdjęciami.
Ważne: Ponieważ obie strony podpisują protokół przekazania mieszkania, nie wolno ignorować odmiennej opinii.
Dodatkowe ustalenia i wady wykryte później
W protokole należy również odnotować ustne ustalenia. Jeśli jedna ze stron zobowiązuje się do usunięcia wady, powinno to wynikać z dokumentu. To samo dotyczy rezygnacji z usunięcia wady.
W tym kontekście problematyczne są wady lub zobowiązania, które nie zostały zapisane na piśmie. Jeśli na przykład strona umowy nie dotrzyma ustnych ustaleń, druga strona musi udowodnić to uchybienie. Podobnie jest w przypadku wad wykrytych później. Dlatego obowiązuje zasada: Wszystkie ustalenia należy odnotować w protokole.
Co się dzieje, jeśli nie ma porozumienia?
Ponieważ protokół przekazania mieszkania nie jest obowiązkowy z prawnego punktu widzenia, można z niego zrezygnować. W razie wątpliwości będzie jednak obowiązywała zasada „słowo przeciwko słowu”.
Jeśli jedna ze stron odmówi wspólnego sporządzenia protokołu stanu mieszkania, druga może zaangażować rzemieślnika lub rzeczoznawcę w celu udokumentowania wad. Taką rolę może zasadniczo pełnić również neutralna osoba trzecia, na przykład sąsiad, jako świadek. Ważne: Inspekcja mieszkania powinna odbyć się w ramach przekazania, a więc bezpośrednio przed nim lub po nim. Im dłuższy jest odstęp czasu, tym mniej jasny jest rzeczywisty stan mieszkania.
Podsumowanie: Nie polegaj na "zrezygnować z protokołu przekazania mieszkania!
Jasne wyszczególnienie wad należy przy zmianie najemcy do dobrego tonu. Co więcej: sporządzenie protokołu prowadzi do wzajemnego zobowiązania i zapewnia pewien zakres bezpieczeństwa prawnego.
Wynajmujący nie może później twierdzić, że najemca uszkodził mieszkanie lub nie wykonał wymaganych napraw kosmetycznych. Najemca nie może reklamować wad, które powinien był zauważyć przy przekazaniu mieszkania. Ponadto dokument pomaga określić zużycie między wprowadzeniem się a wyprowadzką oraz ewentualnie wymagane naprawy kosmetyczne.
Ważne: Dokument ten należy podpisać dopiero przy przekazaniu mieszkania. Nie wyrażaj zgody na przekazanie bez protokołu. Przekazanie kluczy i szczegółowy opis stanu mieszkania stanowią w dniu przekazania lokalu całość.