U heeft uw woning of onroerend goed gevonden. De verhuizing is achter de rug, de post is doorgestuurd en het grootste deel van het overige papierwerk is afgehandeld. Nu wilt u zich bij de gemeente met uw nieuwe adres in- of herinschrijven. Maar heeft u aan de verhuurdersverklaring gedacht?
Dit document heet ook bevestiging van de verhuurder of bevestiging van de woningverstrekker en is na een verhuizing vereist. U bent verplicht het binnen maximaal twee weken na de officiële verhuisdatum bij de bevoegde instantie in te dienen. Afhankelijk van de gemeente kan dit bijvoorbeeld de dienst Bevolkingsregistratie of het burgerloket zijn. Het doel is om verhuizingen van de in Duitsland wonende mensen beter te kunnen volgen.
Belangrijk: Deze verklaring is onmisbaar voor de in- of herinschrijving van de nieuwe woonplaats!
Rechtsgrondslag en doel van de verhuurdersverklaring
Sinds november 2015 staat er een bepaling in de Bundesmeldegesetz (BMG). De wet regelt onder andere het uitschrijven, herinschrijven en inschrijven van personen bij de plaatselijke gemeente nadat zij een nieuwe woning hebben betrokken.
In § 19 BMG legt de wetgever de verplichting bij de verhuurder of woningverstrekker. Daarin staat:
De woningverstrekker is verplicht mee te werken aan de inschrijving. Daartoe moet de woningverstrekker of een door hem aangewezen persoon de persoon die aangifteplichtig is, de verhuizing schriftelijk of tegenover de registratieautoriteit […] bevestigen.
Dat betekent: de verhuurder moet de huurder een ondertekend document overhandigen waaruit blijkt dat de nieuwe woning is betrokken. Als alternatief kan de eigenaar van de woning of verhuurder deze bevestiging zelf doorgeven.
Deze verplichting bestond daarvoor enkele jaren niet. De wetgever zag echter de noodzaak om de medewerkingsplicht opnieuw in te voeren om schijninschrijvingen te voorkomen. Criminelen maakten misbruik van deze leemte om valse adresgegevens op te geven en zich zo aan strafvervolging te onttrekken. Daarbij werden onder andere vervalste huurovereenkomsten gebruikt. In sommige gevallen leidde dit er zelfs toe dat criminelen bij de autoriteiten een identiteitskaart met een vals adres verkregen. Andere gevallen van misbruik waren creditcardfraude of het verkrijgen van schoolplaatsen voor de eigen kinderen buiten het eigenlijke schooldistrict.
Door de nu opnieuw vereiste schriftelijke verklaring van de verhuurder bevestigt een derde partij de bewoning van de woning en daarmee de adreswijziging. Deze procedure maakt het moeilijker om adressen voor te wenden.
Verhuurders hebben recht op informatie en een informatieplicht
Om zich op hun beurt tegen mogelijk misbruik te kunnen beschermen, hebben verhuurders recht op informatie. Zij kunnen te allen tijde bij de bevolkingsregistratie navraag doen of voormalige of nieuwe huurders de verhuizing naar behoren hebben gemeld. De bevolkingsregistratie heeft op haar beurt het recht om contact op te nemen met verhuurders. Deze moeten de instantie informatie verstrekken over alle namen van de personen die in het verhuurde object wonen.
Wat staat er allemaal in een verhuurdersverklaring?
Als u verhuist of een woning verhuurt, dient u zich bezig te houden met de essentiële inhoud van de verhuurdersverklaring. Hoewel er geen officiële formulieren of officiële voorschriften voor de vorm van het document bestaan, zijn de inhoudelijke vereisten in de wettekst (§ 19 (3) BMG) vastgelegd:
- Naam en adres van de verhuurder;
- Naam en adres van de woningeigenaar, voor zover deze niet de verhuurder is;
- Datum van intrek;
- Adres van de woning;
- Naam van de meldingsplichtige personen.
Het ingevulde document moet bovendien door de verhuurder worden ondertekend. Naast deze wettelijk voorgeschreven gegevens bevatten sommige documenten aanvullende informatie. Een veel voorkomende toevoeging betreft de exacte aanduiding van de woning (bijv.: 2e verdieping links), voor zover het om een groter appartementencomplex gaat. Alleen de genoemde gegevens zijn echter vereist.
Tip: Let op de gegevensbescherming!
Beide partijen dienen zich uitsluitend te beperken tot de voorgeschreven inhoud. Het beginsel van gegevensminimalisatie geldt!
- Voor verhuurders geldt: Alle persoonlijke informatie over huurders die verder gaat dan de voorschriften kan in strijd zijn met de voorschriften inzake gegevensbescherming.
- Voor huurders geldt: Zij kunnen aandringen op het verwijderen van onnodige gegevens of verdere persoonlijke informatie weigeren. Dit kan echter al zeer kort na de intrek leiden tot een mogelijk conflict met de verhuurder.
Wie is een meldingsplichtige persoon?
In de verklaring moeten de namen worden opgenomen van alle personen die in de woning intrekken. Dit omvat ook partners en kinderen, evenals andere personen die in de woning wonen.
Wie dient de verklaring in bij de bevolkingsregistratie?
In de regel overhandigt de verhuurder de schriftelijke Certificaat uit. U dient dit bij uw aan- of herinschrijving bij de meldingsinstantie in. De huurder kan in sommige gemeenten ook iemand machtigen om de aan- of herinschrijving te regelen. Details kunt u opvragen bij het bevoegde bevolkingsregister.
De verhuurder kan de namen ook schriftelijk of elektronisch melden. In dat geval ontvangt hij een zogenaamd toewijzingskenmerk („dossiernummer“). Dit moet hij aan de huurder meedelen, zodat deze het bij zijn aan- of herinschrijving kan vermelden.
Tegen wanneer moet de verhuurdersverklaring beschikbaar zijn?
De federale meldingswet stelt voor de aan- of herinschrijving een termijn van twee weken vast. Binnen deze termijn moet u de verhuurdersverklaring indienen of alsnog overleggen. De gemeente kan bij vertragingen een boete opleggen.
Praktijktip: Overhandiging van het document
De termijn van twee weken na de verhuizing kan door de vele werkzaamheden en verplichtingen na een verhuizing zeer krap zijn. De verhuurder moet het document daarom al bij de oplevering van de woning aan de huurder overhandigen of het aan de instanties doorgeven.
Belangrijk: Bent u verhuurder en geeft u het document niet zelf door, dan moet u dit uiterlijk 14 dagen na de verhuizing aan de huurder overhandigen. Alleen zo kan deze de wettelijke termijn naleven!
Verhuurdersverklaring: zijn er uitzonderingen?
In principe is bij elke verhuizing een verhuurdersverklaring vereist. Er zijn twee uitzonderingen.
- Een verhuurdersverklaring is niet vereist wanneer u naar een verpleeghuis verhuist, deelneemt aan een getuigenbeschermingsprogramma of een bijzonder beschermde woonvoorziening (bijvoorbeeld een vrouwenopvang) betrekt.
- Als u zich van uw vorige woonplaats uitschrijft en naar het buitenland verhuist, is het eveneens vereist een verhuurdersverklaring bij het bevolkingsregister over te leggen. In dit geval bevestigt de verhuurder echter het vertrek. Deze bevestiging is onder andere nuttig om een verhuizing naar het buitenland die uitsluitend om fiscale redenen wordt voorgewend, te kunnen uitsluiten.
Wat geldt bij het betrekken van een eigen woning?
Een andere kleine uitzondering geldt wanneer u een eigen appartement of een eigen huis betrekt. Ook dan moet u een verhuurdersverklaring overleggen. In dit geval stelt u het document met de betreffende gegevens echter eenvoudig zelf op.
Belangrijk: Als u uw eigen woning verlaat, moet u ook deze wijziging bij de bevoegde instantie bevestigen!
Bijzondere situatie: wat geldt bij onderverhuur?
Bij onderverhuur geldt een bijzonderheid. In dit geval mag de huurder de verklaring voor de onderhuurder opstellen. Naam en adres van de eigenaar van de woning moeten echter zoals gebruikelijk in de verhuurdersverklaring worden vermeld.
Gevoelige boetes bij verzuim
Het overleggen van de verhuurdersverklaring is een wettelijke verplichting. Als u het document niet binnen de termijn van 14 dagen correct ingevuld overlegt, zijn geldboetes tot 1.000 euro mogelijk.
Mogelijke boetes vallen nog hoger uit als u als huurder of verhuurder een vervalst document overlegt of bijdraagt aan het veinzen van een woonadres. In zulke gevallen loopt de boete op tot maximaal 50.000 euro.