Ви знайшли свою квартиру або нерухомість. Переїзд завершено, пошту переадресовано, а більшість решти паперової роботи виконано. Тепер ви хочете зареєструватися або перереєструватися в муніципалітеті за новою адресою. Але чи подумали ви про довідку від орендодавця?
Цей документ також називається підтвердженням від власника житла або підтвердженням від орендодавця і є необхідним після зміни житла. Ви зобов’язані подати його до компетентного органу протягом максимум двох тижнів після офіційної дати заселення. Залежно від муніципалітету це, наприклад, може бути відомство реєстрації мешканців або громадянське відомство. Мета полягає в тому, щоб краще відстежувати зміни місця проживання людей, які живуть у Німеччині.
Важливо: ця довідка є неодмінною умовою для реєстрації або перереєстрації нового місця проживання!
Правова основа та мета довідки від орендодавця
Із листопада 2015 року в Федеральному законі про реєстрацію (BMG) міститься відповідне положення. Закон, зокрема, регулює зняття з реєстрації, перереєстрацію та реєстрацію осіб у місцевому муніципалітеті після того, як вони заселилися в нове житло.
У § 19 BMG законодавець покладає обов’язок на орендодавця або власника житла. Там зазначено:
Власник житла зобов’язаний сприяти реєстрації. Для цього власник житла або уповноважена ним особа повинні письмово або безпосередньо перед реєстраційним органом […] підтвердити особі, яка підлягає реєстрації, факт заселення.
Це означає: орендодавець повинен видати орендарю підписаний документ, з якого випливає факт заселення в нове житло. Як альтернатива власник житла або орендодавець може самостійно передати це підтвердження.
Раніше такого обов’язку не існувало протягом кількох років. Однак законодавець вважав необхідним знову запровадити обов’язок сприяти реєстрації, щоб запобігти фіктивним реєстраціям. Злочинці використовували цю прогалину, щоб надавати неправдиві відомості про свою адресу й таким чином ухилятися від кримінального переслідування. Серед іншого, підставою для цього слугували підроблені договори оренди. У деяких випадках це навіть призводило до того, що злочинці отримували в органах посвідчення особи з неправильною адресою. Іншими випадками зловживань були шахрайство з кредитними картками або незаконне отримання місць у школах для власних дітей за межами фактичного шкільного округу.
Завдяки нині знову необхідна письмова заява орендодавця, третя сторона підтверджує заселення до квартири й тим самим зміну адреси. Цей процес ускладнює зазначення фіктивних адрес.
Орендодавці мають право на отримання інформації та обов’язок її надавати
Щоб орендодавці зі свого боку могли захиститися від можливих зловживань, вони мають право на отримання інформації. Вони можуть у будь-який момент запитати в органі реєстрації мешканців, чи колишні або нові орендарі належним чином повідомили про зміну житла. Орган реєстрації мешканців, зі свого боку, має право звертатися до орендодавців. Вони повинні надати органу інформацію про всі імена осіб, які проживають в орендованому об’єкті.
Що містить довідка орендодавця?
Якщо ви переїжджаєте або здаєте квартиру в оренду, вам слід ознайомитися з основним змістом довідки орендодавця. Хоча не існує офіційних формулярів чи офіційних вимог до форми документа, його зміст визначено в тексті закону (§ 19 (3) BMG):
- Ім’я та адреса орендодавця;
- Ім’я та адреса власника житла, якщо ним не є орендодавець;
- Дата заселення;
- Адреса житла;
- Імена осіб, зобов’язаних зареєструватися.
Заповнений документ також має бути підписаний орендодавцем. Окрім цих передбачених законом відомостей, у деяких документах міститься додаткова інформація. Часто додатково зазначають точне позначення квартири (наприклад: 2-й поверх, ліворуч), якщо йдеться про великий багатоквартирний будинок. Однак необхідними є лише наведені відомості.
Порада: дотримуйтеся захисту даних!
Обом сторонам слід обмежуватися лише передбаченим змістом. Діє принцип мінімізації даних!
- Для орендодавців: будь-яка персональна інформація про орендарів, що виходить за межі встановлених вимог, може суперечити вимогам законодавства про захист даних.
- Для орендарів: вони можуть наполягати на видаленні непотрібних відомостей або відмовитися надавати додаткові персональні дані. Однак уже невдовзі після заселення це може спричинити можливий конфлікт з орендодавцем.
Хто є особою, зобов’язаною зареєструватися?
У довідці слід зазначити імена всіх осіб, які заселяються до квартири. Це також охоплює партнерів і дітей, а також інших осіб, які проживають у квартирі.
Хто подає довідку до органу реєстрації мешканців?
Як правило, орендодавець передає орендарю письмову Довідку. Він подає її під час реєстрації або перереєстрації до органу реєстрації місця проживання. У деяких громадах орендар також може уповноважити іншу особу здійснити реєстрацію або перереєстрацію. Деталі слід уточнити у відповідному відділі реєстрації мешканців.
Орендодавець може альтернативно повідомити імена письмово або в електронній формі. У такому разі він отримує так звану ознаку для ідентифікації («номер справи»). Її потрібно повідомити орендарю, щоб він міг назвати її під час реєстрації або перереєстрації.
До якого терміну має бути надане підтвердження орендодавця?
Федеральний закон про реєстрацію встановлює для реєстрації або перереєстрації строк у два тижні. Протягом цього строку ви маєте надати або донести довідку від орендодавця. У разі затримки громада може накласти штраф.
Практична порада: передача документа
Двотижневий строк після заселення може бути дуже стислим через численні роботи та зобов’язання після переїзду. Тому орендодавець має передати документ орендарю вже під час передачі житла або надіслати його до органів влади.
Важливо: якщо ви є орендодавцем і не надсилаєте документ самостійно, ви маєте передати його орендарю не пізніше ніж через 14 днів після заселення. Лише так він зможе дотриматися встановленого законом строку!
Підтвердження орендодавця: чи є винятки?
Загалом при кожній зміні житла потрібне підтвердження орендодавця. Існує два винятки.
- Довідка від орендодавця не потрібна, якщо ви переїжджаєте до будинку для людей похилого віку та догляду, берете участь у програмі захисту свідків або заселяєтеся до особливо захищеного житла (наприклад, притулку для жінок).
- Якщо ви знімаєтеся з реєстрації за попереднім місцем проживання та переїжджаєте за кордон, подання довідки від орендодавця до відділу реєстрації мешканців також є обов’язковим. У цьому випадку орендодавець, однак, підтверджує виїзд. Це підтвердження, зокрема, допомагає виключити лише удавану зміну місця проживання за кордон із податкових причин.
Що діє при заселенні у власну нерухомість?
Ще один невеликий виняток діє, якщо ви заселяєтеся у власну квартиру або власний будинок. І в цьому випадку потрібно подати довідку від орендодавця. Однак цього разу ви просто самостійно оформлюєте документ із відповідними даними.
Важливо: якщо ви виїжджаєте зі своєї власної нерухомості, ви також маєте підтвердити цю зміну у відповідному органі!
Особливий випадок: що діє у разі суборенди?
У разі суборенди діє особливе правило. У цьому випадку орендар може оформити довідку для суборендаря. Однак ім’я та адреса власника житла, як і зазвичай, мають бути зазначені в довідці орендодавця.
Суворі штрафи за порушення
Подання довідки орендодавця є встановленим законом обов’язком. Якщо ви не подасте документ, правильно заповнений, протягом 14-денного строку, можливий штраф у розмірі до 1 000 євро.
Ще суворішими можуть бути покарання, якщо ви як орендар або орендодавець подасте підроблений документ чи сприятимете фіктивному декларуванню місця проживання. У таких випадках штраф може зрости до 50 000 євро.