Vous avez trouvé votre appartement ou votre bien immobilier. Le déménagement est terminé, le courrier est réexpédié et la plupart des autres formalités administratives sont réglées. Vous souhaitez maintenant déclarer votre nouvelle adresse auprès de la commune, ou modifier votre inscription. Mais avez-vous pensé à l’attestation du bailleur ?
Ce document est également appelé attestation de l’hébergeur ou attestation du bailleur et est requis après un changement de logement. Vous êtes tenu de le présenter à l’autorité compétente dans un délai maximal de deux semaines après la date officielle d’emménagement. Selon la commune, il peut s’agir par exemple du bureau de l’état civil ou du bureau des citoyens. L’objectif est de mieux suivre les changements de domicile des personnes vivant en Allemagne.
Important : cette attestation est indispensable pour déclarer ou modifier l’enregistrement de votre nouveau domicile !
Base juridique et objectif de l’attestation du bailleur
Depuis novembre 2015, une disposition figure dans la loi fédérale sur l’enregistrement des habitants (BMG). Cette loi régit notamment la radiation, la modification et l’enregistrement des personnes auprès de la commune locale après leur emménagement dans un nouveau logement.
Dans le § 19 BMG, le législateur impose une obligation au bailleur ou à l’hébergeur. Il y est indiqué :
L’hébergeur est tenu de participer à l’enregistrement. À cette fin, l’hébergeur ou une personne mandatée par lui doit confirmer par écrit à la personne soumise à l’obligation de déclaration, ou auprès de l’autorité chargée de l’enregistrement […], son emménagement.
Cela signifie que le bailleur doit remettre au locataire un document signé attestant l’occupation du nouveau logement. Le propriétaire du logement ou le bailleur peut également transmettre lui-même cette confirmation.
Cette obligation n’existait plus depuis plusieurs années. Le législateur a toutefois estimé nécessaire de réintroduire l’obligation de coopération afin d’empêcher les déclarations fictives. Des criminels exploitaient cette faille pour fournir de fausses indications concernant leur adresse et échapper ainsi aux poursuites pénales. Ils utilisaient notamment de faux contrats de location. Dans certains cas, cela a même permis aux criminels d’obtenir auprès des autorités une carte d’identité portant une fausse adresse. D’autres cas d’abus concernaient la fraude à la carte bancaire ou l’obtention frauduleuse de places scolaires pour leurs propres enfants en dehors du secteur scolaire normalement compétent.
Grâce à la nouvelle la déclaration écrite requise du bailleur confirme qu’un tiers occupe le logement et, par conséquent, le changement d’adresse. Cette procédure rend plus difficile la falsification d’adresses.
Les bailleurs ont un droit et une obligation de fournir des renseignements
Afin de se prémunir eux-mêmes contre d’éventuels abus, les bailleurs disposent d’un droit à l’information. Ils peuvent à tout moment demander au bureau d’état civil si les anciens ou les nouveaux locataires ont dûment déclaré leur changement de domicile. Le bureau d’état civil est quant à lui en droit de contacter les bailleurs. Ceux-ci doivent fournir à l’autorité des informations sur les noms de toutes les personnes qui résident dans le bien loué.
Que contient l’attestation du bailleur ?
Si vous déménagez ou louez un logement, vous devriez vous pencher sur le contenu essentiel de l’attestation du bailleur. Bien qu’il n’existe ni formulaires officiels ni prescriptions officielles concernant la forme du document, son contenu est défini dans le texte de loi (§ 19 (3) BMG) :
- Nom et adresse du bailleur ;
- Nom et adresse du propriétaire du logement, s’il ne s’agit pas du bailleur ;
- Date d’emménagement ;
- Adresse du logement ;
- Nom des personnes soumises à l’obligation de déclaration.
Le document rempli doit également être signé par le bailleur. Outre ces informations légalement prescrites, certains documents contiennent d’autres informations. Un ajout fréquent concerne la désignation exacte du logement (p. ex. : 2e étage à gauche), lorsqu’il s’agit d’un grand immeuble résidentiel. Seules les informations mentionnées sont toutefois requises.
Conseil : respectez la protection des données !
Les deux parties devraient se limiter aux contenus prévus. Le principe de minimisation des données s’applique !
- Pour les bailleurs : toutes les informations personnelles concernant les locataires qui dépassent les exigences peuvent constituer un conflit avec les dispositions relatives à la protection des données.
- Pour les locataires : ils peuvent insister pour que les informations inutiles soient supprimées ou refuser de fournir d’autres informations personnelles. Toutefois, un litige potentiel avec le bailleur peut déjà survenir très peu de temps après l’emménagement.
Qui est une personne soumise à l’obligation de déclaration ?
L’attestation doit mentionner les noms de toutes les personnes qui emménagent dans le logement. Cela inclut également les partenaires et les enfants, ainsi que les autres personnes vivant dans le logement.
Qui présente l’attestation au bureau d’état civil ?
En règle générale, le bailleur remet au locataire la déclaration écrite Délivre une attestation. Il la remet lors de son inscription ou de sa réinscription auprès du service d’état civil. Dans certaines communes, le locataire peut également mandater une personne pour effectuer l’inscription ou la réinscription. Il convient de se renseigner auprès du bureau d’état civil compétent.
Le bailleur peut également communiquer les noms par écrit ou par voie électronique. Dans ce cas, il reçoit un identifiant appelé « numéro de dossier ». Celui-ci doit être communiqué au locataire afin qu’il puisse le mentionner lors de son inscription ou de sa réinscription.
Dans quel délai l’attestation du bailleur doit-elle être disponible ?
La loi fédérale sur l’enregistrement des habitants fixe un délai de deux semaines pour l’inscription ou la réinscription. Dans ce délai, vous devez présenter ou fournir ultérieurement l’attestation du bailleur. En cas de retard, la commune peut infliger une amende.
Conseil pratique : remise du document
Le délai de deux semaines suivant l’emménagement peut être très court en raison des nombreux travaux et obligations qui surviennent après un déménagement. Le bailleur devrait donc remettre le document au locataire dès la remise du logement ou le transmettre aux autorités.
Important : si vous êtes bailleur et ne transmettez pas vous-même le document, vous devez le remettre au locataire au plus tard 14 jours après l’emménagement. C’est la seule façon pour celui-ci de respecter le délai légal !
Attestation du bailleur : existe-t-il des exceptions ?
En principe, une attestation du bailleur est requise lors de tout changement de logement. Il existe deux exceptions.
- Une attestation du bailleur n’est pas nécessaire si vous emménagez dans un établissement de soins, participez à un programme de protection des témoins ou emménagez dans un logement particulièrement protégé (par exemple un foyer pour femmes).
- Si vous vous désinscrivez de votre ancien lieu de résidence et partez à l’étranger, la présentation d’une attestation du bailleur au bureau d’état civil est également requise. Dans ce cas, le bailleur confirme toutefois le départ. Cette attestation est notamment utile pour exclure un départ à l’étranger uniquement simulé pour des raisons fiscales.
Quelles règles s’appliquent lors de l’occupation d’un bien immobilier personnel ?
Une autre petite exception s’applique lorsque vous emménagez dans votre propre appartement ou votre propre maison. Dans ce cas également, la présentation d’une attestation du bailleur est requise. Toutefois, vous établissez simplement vous-même le document avec les informations correspondantes.
Important : si vous quittez votre propre bien immobilier, vous devez également confirmer cette modification auprès du service compétent !
Cas particulier : quelles règles s’appliquent à la sous-location ?
Une particularité s’applique en cas de sous-location. Dans ce cas, le locataire peut établir l’attestation pour le sous-locataire. Le nom et l’adresse du propriétaire du logement doivent toutefois, comme d’habitude, figurer dans l’attestation du bailleur.
Sanctions sévères en cas de manquements
La présentation de l’attestation du bailleur est une obligation légale. Si vous ne présentez pas le document correctement rempli dans le délai de 14 jours, des amendes pouvant atteindre 1 000 euros sont possibles.
Les sanctions possibles sont encore plus sévères si, en tant que locataire ou bailleur, vous présentez un document falsifié ou contribuez à simuler un domicile. Dans de tels cas, l’amende peut atteindre 50 000 euros.