Znaleźli Państwo swoje mieszkanie lub nieruchomość. Przeprowadzka jest już za Państwem, korespondencja została przekierowana, a większość pozostałych formalności załatwiona. Teraz chcą się Państwo zameldować lub przerejestrować w gminie pod nowym adresem. Ale czy pamiętali Państwo o zaświadczeniu wynajmującego?
Dokument ten nazywa się również potwierdzeniem osoby udostępniającej mieszkanie lub potwierdzeniem wynajmującego i jest wymagany po zmianie mieszkania. Są Państwo zobowiązani przedłożyć go właściwemu organowi w ciągu maksymalnie dwóch tygodni od oficjalnego terminu wprowadzenia się. W zależności od gminy może to być na przykład urząd ewidencji ludności lub urząd obywatelski. Celem jest umożliwienie lepszego śledzenia zmian miejsca zamieszkania osób mieszkających w Niemczech.
Ważne: To zaświadczenie jest niezbędne do zameldowania lub przerejestrowania nowego miejsca zamieszkania!
Podstawa prawna i cel zaświadczenia wynajmującego
Od listopada 2015 r. w Federalnej ustawie meldunkowej (BMG) znajduje się odpowiedni przepis. Ustawa reguluje między innymi wymeldowanie, przerejestrowanie i zameldowanie osób w miejscowej gminie po wprowadzeniu się do nowego mieszkania.
W § 19 BMG ustawodawca nakłada obowiązek na wynajmującego lub osobę udostępniającą mieszkanie. Przepis brzmi:
Osoba udostępniająca mieszkanie jest zobowiązana do współdziałania przy zameldowaniu. W tym celu osoba udostępniająca mieszkanie lub wyznaczona przez nią osoba musi pisemnie lub wobec organu meldunkowego […] potwierdzić osobie podlegającej obowiązkowi meldunkowemu wprowadzenie się.
Oznacza to, że wynajmujący musi wydać najemcy podpisany dokument potwierdzający wprowadzenie się do nowego mieszkania. Alternatywnie właściciel mieszkania lub wynajmujący może sam przekazać to potwierdzenie.
Wcześniej obowiązek ten przez kilka lat nie istniał. Ustawodawca uznał jednak za konieczne ponowne wprowadzenie obowiązku współdziałania, aby zapobiegać fikcyjnym zameldowaniom. Przestępcy wykorzystywali tę lukę, podając fałszywe informacje dotyczące swojego adresu i w ten sposób unikając ścigania karnego. Jako podstawę wykorzystywano między innymi sfałszowane umowy najmu. W niektórych przypadkach prowadziło to nawet do tego, że przestępcy uzyskiwali w urzędach dowód osobisty z fałszywym adresem. Innymi przypadkami nadużyć były oszustwa związane z kartami kredytowymi lub uzyskiwanie miejsc w szkołach dla własnych dzieci poza właściwym rejonem szkolnym.
Dzięki ponownie wymagane pisemne oświadczenie wynajmującego potwierdza, że osoba trzecia zajęła mieszkanie, a tym samym zmieniła adres. Utrudnia to podawanie fikcyjnych adresów.
Wynajmujący mają prawo i obowiązek udzielania informacji
Aby wynajmujący mogli zabezpieczyć się przed ewentualnymi nadużyciami, przysługuje im prawo do uzyskania informacji. Mogą w każdej chwili zapytać w urzędzie meldunkowym, czy byli lub nowi najemcy prawidłowo zgłosili zmianę miejsca zamieszkania. Urząd meldunkowy ma z kolei prawo skontaktować się z wynajmującymi. Muszą oni udzielić organowi informacji o wszystkich osobach mieszkających w wynajmowanym lokalu.
Co zawiera zaświadczenie wynajmującego?
Jeśli przeprowadzają się Państwo lub wynajmują mieszkanie, powinni Państwo zapoznać się z najważniejszą treścią zaświadczenia wynajmującego. Chociaż nie istnieją urzędowe formularze ani oficjalne wytyczne dotyczące formy dokumentu, jego treść została określona w przepisach (§ 19 (3) BMG):
- Imię i nazwisko oraz adres wynajmującego;
- Imię i nazwisko oraz adres właściciela mieszkania, jeśli nie jest on wynajmującym;
- Data wprowadzenia;
- Adres mieszkania;
- Imiona i nazwiska osób podlegających obowiązkowi meldunkowemu.
Wypełniony dokument musi ponadto zostać podpisany przez wynajmującego. Oprócz wymaganych prawem danych w niektórych dokumentach zawarte są także dodatkowe informacje. Częsty dodatek stanowi dokładne oznaczenie mieszkania (np.: 2. piętro, po lewej), jeśli chodzi o większy budynek wielorodzinny. Wymagane są jednak wyłącznie wymienione dane.
Wskazówka: Należy przestrzegać ochrony danych!
Obie strony powinny ograniczyć się wyłącznie do określonej treści. Obowiązuje zasada minimalizacji danych!
- W przypadku wynajmujących: Wszystkie informacje osobowe dotyczące najemców wykraczające poza wymagany zakres mogą oznaczać konflikt z przepisami o ochronie danych.
- W przypadku najemców: Mogą oni domagać się usunięcia zbędnych danych lub odmówić podania dodatkowych informacji osobowych. Może to jednak bardzo wcześnie po wprowadzeniu się doprowadzić do ewentualnego sporu z wynajmującym.
Kto jest osobą podlegającą obowiązkowi meldunkowemu?
W zaświadczeniu należy ująć imiona i nazwiska wszystkich osób wprowadzających się do mieszkania. Dotyczy to również partnerów i dzieci, a także innych osób mieszkających w mieszkaniu.
Kto przedkłada zaświadczenie w urzędzie meldunkowym?
Z reguły wynajmujący wręcza najemcy pisemne Wystawia zaświadczenie. Najemca składa je podczas zameldowania lub przerejestrowania w urzędzie meldunkowym. W niektórych gminach najemca może również upoważnić inną osobę do dokonania zameldowania lub przerejestrowania. Szczegółowych informacji należy zasięgnąć w odpowiednim urzędzie ewidencji ludności.
Wynajmujący może alternatywnie zgłosić dane lokatorów na piśmie lub elektronicznie. W takim przypadku otrzyma tak zwany identyfikator („sygnaturę akt”). Należy przekazać go najemcy, aby mógł podać go podczas zameldowania lub przerejestrowania.
Do kiedy musi być dostępne potwierdzenie wynajmującego?
Federalna ustawa meldunkowa przewiduje termin dwóch tygodni na zameldowanie lub przerejestrowanie. W tym terminie należy przedłożyć lub dostarczyć potwierdzenie wynajmującego. Gmina może w przypadku opóźnień nałożyć grzywnę.
Praktyczna wskazówka: przekazanie dokumentu
Dwutygodniowy termin od dnia wprowadzenia się może być bardzo krótki ze względu na liczne prace i obowiązki związane z przeprowadzką. Wynajmujący powinien zatem przekazać dokument najemcy już podczas przekazania mieszkania lub przesłać go do urzędów.
Ważne: Jeśli są Państwo wynajmującym i nie przekazują dokumentu osobiście, muszą Państwo wręczyć go najemcy najpóźniej 14 dni po wprowadzeniu się. Tylko w ten sposób najemca może dotrzymać ustawowego terminu!
Potwierdzenie wynajmującego: czy istnieją wyjątki?
Zasadniczo potwierdzenie wynajmującego jest wymagane przy każdej zmianie mieszkania. Istnieją dwa wyjątki.
- Potwierdzenie wynajmującego nie jest wymagane, jeśli przeprowadzają się Państwo do domu opieki, uczestniczą w programie ochrony świadków lub zamieszkują w szczególnie chronionym lokalu (na przykład w domu dla kobiet).
- Jeśli wymeldują się Państwo z dotychczasowego miejsca zamieszkania i wyjadą za granicę, również wymagane jest przedłożenie potwierdzenia wynajmującego w urzędzie ewidencji ludności. W takim przypadku wynajmujący potwierdza jednak wyprowadzkę. Potwierdzenie to jest pomocne między innymi w wykluczeniu jedynie pozorowanej przeprowadzki za granicę z powodów podatkowych.
Co obowiązuje przy zamieszkaniu we własnej nieruchomości?
Kolejny niewielki wyjątek dotyczy sytuacji, gdy zamieszkują Państwo we własnym mieszkaniu lub własnym domu. Również wtedy wymagane jest przedłożenie potwierdzenia wynajmującego. W tym przypadku wystawiają je Państwo po prostu samodzielnie, podając odpowiednie dane.
Ważne: Jeśli wyprowadzają się Państwo z własnej nieruchomości, również tę zmianę muszą Państwo potwierdzić we właściwym urzędzie!
Szczególny przypadek: jakie zasady obowiązują przy podnajmie?
W przypadku podnajmu obowiązuje szczególna zasada. W takiej sytuacji najemca może wystawić zaświadczenie dla podnajemcy. Imię i nazwisko oraz adres właściciela mieszkania muszą jednak jak zwykle zostać podane w zaświadczeniu wynajmującego.
Surowe kary za zaniedbania
Przedłożenie zaświadczenia wynajmującego jest ustawowym obowiązkiem. Jeśli nie przedłożą Państwo dokumentu prawidłowo wypełnionego w terminie 14 dni, możliwa jest kara pieniężna w wysokości do 1.000 euro.
Jeszcze surowsze mogą być kary, jeśli jako najemca lub wynajmujący przedłożą Państwo sfałszowany dokument albo przyczynią się do upozorowania miejsca zamieszkania. W takich przypadkach kara wzrasta do 50.000 euro.