Avete trovato il vostro appartamento o immobile. Il trasloco è completato, la posta è stata inoltrata e la maggior parte delle altre pratiche burocratiche è stata sbrigata. Ora desiderate registrarvi o modificare la registrazione presso il comune indicando il nuovo indirizzo. Ma avete pensato al certificato del locatore?
Questo documento è chiamato anche conferma del locatore o conferma del fornitore dell’alloggio ed è richiesto dopo un cambio di abitazione. Siete tenuti a presentarlo all’autorità competente entro un massimo di due settimane dalla data ufficiale di ingresso. A seconda del comune, può trattarsi, ad esempio, dell’ufficio anagrafe o dell’ufficio comunale per i cittadini. L’obiettivo è poter ricostruire meglio i cambi di abitazione delle persone residenti in Germania.
Importante: questo certificato è indispensabile per la registrazione o la modifica della registrazione della nuova residenza!
Base giuridica e scopo del certificato del locatore
Dal novembre 2015 esiste una disposizione nella legge federale sull’anagrafe (BMG). La legge disciplina, tra l’altro, la cancellazione, la modifica e la registrazione delle persone presso il comune locale dopo che hanno preso possesso di una nuova abitazione.
Nel § 19 BMG il legislatore impone un obbligo al locatore o al fornitore dell’alloggio. Vi si legge:
Il fornitore dell’alloggio è tenuto a collaborare alla registrazione. A tal fine, il fornitore dell’alloggio o una persona da lui incaricata deve confermare per iscritto alla persona soggetta all’obbligo di registrazione, oppure all’ufficio anagrafe […], l’ingresso nell’alloggio.
Ciò significa che il locatore deve consegnare all’inquilino un documento firmato dal quale risulti l’ingresso nella nuova abitazione. In alternativa, il proprietario dell’abitazione o il locatore può trasmettere personalmente tale conferma.
In precedenza questo obbligo non esisteva per diversi anni. Il legislatore ha tuttavia ritenuto necessario reintrodurre l’obbligo di collaborazione per impedire le registrazioni fittizie. I criminali sfruttavano questa lacuna per fornire informazioni false sul proprio indirizzo e sottrarsi così all’azione penale. Tra le basi utilizzate vi erano anche contratti di locazione falsificati. In alcuni casi ciò portava persino i criminali a procurarsi presso le autorità una carta d’identità con un indirizzo falso. Altri casi di abuso comprendevano la frode con carte di credito o l’ottenimento fraudolento di posti scolastici per i propri figli al di fuori del distretto scolastico di appartenenza.
Attraverso la reintroduzionela dichiarazione scritta richiesta del locatore conferma che una terza parte occupa l’abitazione e quindi il cambio di indirizzo. Questo procedimento rende più difficile dichiarare indirizzi fittizi.
I locatori hanno il diritto e l’obbligo di fornire informazioni
Affinché i locatori possano tutelarsi a loro volta da possibili abusi, hanno diritto di ottenere informazioni. Possono chiedere in qualsiasi momento all’ufficio anagrafe se gli ex o i nuovi inquilini abbiano regolarmente comunicato il cambio di abitazione. L’ufficio anagrafe ha a sua volta il diritto di contattare i locatori. Questi devono fornire all’autorità informazioni su tutti i nomi delle persone che abitano nell’immobile locato.
Cosa contiene una certificazione del locatore?
Se intendete trasferirvi o dare in locazione un’abitazione, dovreste occuparvi dei contenuti essenziali della certificazione del locatore. Sebbene non esistano moduli ufficiali o requisiti formali ufficiali per il documento, i contenuti sono definiti nel testo di legge (§ 19 (3) BMG):
- Nome e indirizzo del locatore;
- Nome e indirizzo del proprietario dell’abitazione, qualora non coincida con il locatore;
- Data di ingresso;
- Indirizzo dell’abitazione;
- Nome delle persone soggette all’obbligo di registrazione.
Il documento compilato deve inoltre essere firmato dal locatore. Oltre a queste indicazioni previste dalla legge, alcuni documenti contengono ulteriori informazioni. Un’aggiunta frequente riguarda la denominazione precisa dell’abitazione (ad es.: 2° piano a sinistra), qualora si tratti di un grande edificio plurifamiliare. Tuttavia, sono richieste solo le indicazioni sopra menzionate.
Consiglio: attenzione alla protezione dei dati!
Entrambe le parti dovrebbero limitarsi ai contenuti prescritti. Vale il principio della minimizzazione dei dati!
- Per i locatori vale quanto segue: tutte le informazioni personali sugli inquilini che eccedono i requisiti possono essere in conflitto con le disposizioni in materia di protezione dei dati.
- Per gli inquilini vale quanto segue: possono esigere la rimozione delle indicazioni non necessarie o rifiutarsi di fornire ulteriori dati personali. Tuttavia, già poco dopo l’ingresso può sorgere una possibile controversia con il locatore.
Chi è una persona soggetta all’obbligo di registrazione?
Nella certificazione devono essere riportati i nomi di tutte le persone che entrano nell’abitazione. Ciò comprende anche partner e figli, nonché ulteriori persone che vivono nell’abitazione.
Chi presenta la certificazione all’ufficio anagrafe?
Di norma, il locatore consegna all’inquilino la dichiarazione scrittaRilascia la certificazione. La presenta all’ufficio anagrafe al momento della registrazione o della variazione di residenza. In alcuni Comuni, il conduttore può anche delegare una persona alla registrazione o alla variazione di residenza. Per i dettagli, rivolgersi all’ufficio anagrafe competente.
In alternativa, il locatore può comunicare i nomi per iscritto o per via elettronica. In questo caso riceverà il cosiddetto identificativo di attribuzione («numero di pratica»). Questo deve essere comunicato al conduttore, affinché possa indicarlo al momento della registrazione o della variazione di residenza.
Entro quando deve essere disponibile la conferma del locatore?
La Legge federale sull’anagrafe stabilisce un termine di due settimane per la registrazione o la variazione di residenza. Entro tale termine è necessario presentare o integrare la certificazione del locatore. In caso di ritardi, il Comune può imporre una sanzione amministrativa.
Consiglio pratico: consegna del documento
Il termine di due settimane dal trasferimento può essere molto breve a causa dei numerosi lavori e obblighi da affrontare dopo un trasloco. Il locatore dovrebbe pertanto consegnare il documento al conduttore già al momento della consegna dell’abitazione oppure trasmetterlo alle autorità.
Importante: se siete locatori e non trasmettete personalmente il documento, dovete consegnarlo al conduttore al più tardi 14 giorni dopo il trasferimento. Solo così potrà rispettare il termine previsto dalla legge!
Certificazione del locatore: esistono eccezioni?
In linea di principio, è necessaria una conferma del locatore per ogni cambio di abitazione. Esistono due eccezioni.
- La certificazione del locatore non è necessaria se vi trasferite in una casa di cura, partecipate a un programma di protezione dei testimoni o entrate in una struttura abitativa particolarmente protetta (ad esempio una casa rifugio per donne).
- Se vi cancellate dalla residenza precedente e vi trasferite all’estero, è comunque necessario presentare una certificazione del locatore all’ufficio anagrafe. In questo caso, tuttavia, il locatore conferma il trasferimento in uscita. Tale conferma è utile, tra l’altro, per escludere un trasferimento all’estero fittizio effettuato per motivi fiscali.
Cosa si applica quando si entra in un immobile di proprietà?
Un’ulteriore piccola eccezione si applica quando entrate in un appartamento o in una casa di vostra proprietà. Anche in questo caso è necessario presentare una certificazione del locatore. Tuttavia, in questa situazione potete semplicemente rilasciare autonomamente il documento con i relativi dati.
Importante: se lasciate il vostro immobile, dovete confermare anche questo cambiamento presso l’ufficio competente!
Caso particolare: cosa si applica in caso di subaffitto?
Una particolarità si applica in caso di subaffitto. In questo caso, l’inquilino può redigere la certificazione per il subaffittuario. Tuttavia, il nome e l’indirizzo del proprietario dell’alloggio devono essere indicati, come di consueto, nella certificazione del locatore.
Sanzioni severe in caso di omissioni
La presentazione della certificazione del locatore è un obbligo di legge. Se non presentate il documento correttamente compilato entro il termine di 14 giorni, sono possibili sanzioni pecuniarie fino a 1.000 euro.
Le possibili sanzioni sono ancora più severe se, in qualità di inquilino o locatore, presentate un documento falsificato o contribuite a simulare una residenza. In questi casi, la sanzione può arrivare fino a 50.000 euro.