Ha encontrado su vivienda o inmueble. La mudanza está hecha, el correo ha sido redirigido y la mayor parte del papeleo restante está resuelta. Ahora desea registrarse o cambiar su registro en el municipio con su nueva dirección. Pero ¿ha pensado en el certificado del arrendador?
Este documento también se denomina confirmación del proveedor de la vivienda o confirmación del arrendador y es necesario después de un cambio de vivienda. Está obligado a presentarlo ante la autoridad competente en un plazo máximo de dos semanas después de la fecha oficial de entrada. Según el municipio, puede tratarse, por ejemplo, de la oficina de empadronamiento o de la oficina de atención al ciudadano. El objetivo es poder seguir mejor los cambios de vivienda de las personas que viven en Alemania.
Importante: ¡Este certificado es indispensable para registrar o cambiar el registro del nuevo domicilio!
Base jurídica y finalidad del certificado del arrendador
Desde noviembre de 2015 existe una disposición en la Ley Federal de Registro (BMG). La ley regula, entre otras cosas, la baja, el cambio y el alta de personas en el municipio correspondiente después de que hayan ocupado una nueva vivienda.
En el § 19 BMG, el legislador obliga al arrendador o proveedor de la vivienda a colaborar. Allí se establece:
El proveedor de la vivienda está obligado a colaborar en el registro. Para ello, el proveedor de la vivienda o una persona encargada por él debe confirmar por escrito a la persona sujeta a la obligación de registro la entrada en la vivienda o ante la autoridad de registro […].
Esto significa que el arrendador debe entregar al inquilino un documento firmado del que se desprenda la ocupación de la nueva vivienda. Como alternativa, el propietario de la vivienda o el arrendador puede enviar personalmente esta confirmación.
Esta obligación no existió durante varios años. Sin embargo, el legislador consideró necesario reintroducir el deber de colaboración para evitar los registros ficticios. Los delincuentes aprovechaban esta laguna para proporcionar datos falsos sobre su dirección y así eludir la persecución penal. Entre otras cosas, utilizaban contratos de alquiler falsificados. En algunos casos, esto llegó incluso a permitir que los delincuentes obtuvieran de las autoridades un documento de identidad con una dirección falsa. Otros casos de abuso fueron el fraude con tarjetas de crédito o la obtención fraudulenta de plazas escolares para sus propios hijos fuera del distrito escolar correspondiente.
Mediante la ahora nuevamente la declaración escrita requerida del arrendador confirma que un tercero ocupa la vivienda y, con ello, el cambio de domicilio. Este procedimiento dificulta fingir domicilios.
Los arrendadores tienen derecho y obligación de proporcionar información
Para que los arrendadores puedan protegerse a su vez contra posibles abusos, tienen derecho a solicitar información. Pueden preguntar en cualquier momento en la oficina del registro de habitantes si los antiguos o nuevos inquilinos han comunicado correctamente el cambio de vivienda. Por su parte, la oficina del registro de habitantes tiene derecho a ponerse en contacto con los arrendadores. Estos deben informar a la autoridad sobre los nombres de todas las personas que viven en el inmueble alquilado.
¿Qué contiene un certificado del arrendador?
Si se muda o alquila una vivienda, debería familiarizarse con el contenido esencial del certificado del arrendador. Aunque no existen formularios oficiales ni requisitos oficiales sobre la forma del documento, su contenido está definido en el texto legal (§ 19 (3) BMG):
- Nombre y dirección del arrendador;
- Nombre y dirección del propietario de la vivienda, siempre que no sea el arrendador;
- Fecha de entrada;
- Dirección de la vivienda;
- Nombre de las personas obligadas a registrarse.
Además, el documento cumplimentado debe ser firmado por el arrendador. Además de estos datos exigidos legalmente, algunos documentos contienen información adicional. Un añadido frecuente se refiere a la designación exacta de la vivienda (p. ej.: 2.ª planta, izquierda), si se trata de un edificio grande con varias viviendas. Sin embargo, solo son necesarios los datos mencionados.
Consejo: ¡preste atención a la protección de datos!
Ambas partes deberían limitarse únicamente al contenido establecido. ¡Se aplica el principio de minimización de datos!
- Para los arrendadores: Toda información personal sobre los inquilinos que exceda los requisitos puede entrar en conflicto con las normas de protección de datos.
- Para los inquilinos: Pueden insistir en eliminar datos innecesarios o negarse a proporcionar información personal adicional. Sin embargo, esto puede provocar muy pronto, después de la mudanza, una posible disputa con el arrendador.
¿Quién es una persona obligada a registrarse?
En el certificado deben incluirse los nombres de todas las personas que se mudan a la vivienda. Esto también incluye a las parejas y los hijos, así como a otras personas que vivan en la vivienda.
¿Quién presenta el certificado en la oficina del registro de habitantes?
Por regla general, el arrendador entrega al inquilino la declaración escrita Emite el certificado. El inquilino lo entrega al realizar su alta o cambio de domicilio ante la autoridad de empadronamiento. En algunos municipios, el inquilino también puede autorizar a otra persona para realizar el alta o cambio de domicilio. Los detalles deben consultarse en la oficina de empadronamiento competente.
Como alternativa, el arrendador puede comunicar los nombres por escrito o electrónicamente. En este caso, recibe una llamada característica de asignación («número de expediente»). Debe comunicarla al inquilino para que este pueda indicarla al realizar su alta o cambio de domicilio.
¿Hasta cuándo debe estar disponible la confirmación del arrendador?
La Ley Federal de Registro de Habitantes establece un plazo de dos semanas para realizar el alta o cambio de domicilio. Dentro de este plazo, debe presentar o entregar posteriormente el certificado del arrendador. El municipio puede imponer una multa por retrasos.
Consejo práctico: Entrega del documento
El plazo de dos semanas desde la mudanza puede resultar muy ajustado debido a los numerosos trabajos y obligaciones que surgen después de un traslado. Por ello, el arrendador debería entregar el documento al inquilino ya durante la entrega de la vivienda o transmitirlo a las autoridades.
Importante: Si usted es arrendador y no transmite personalmente el documento, deberá entregárselo al inquilino a más tardar 14 días después de la mudanza. ¡Solo así podrá este cumplir el plazo legal!
Certificado del arrendador: ¿Existen excepciones?
En principio, se requiere una confirmación del arrendador en cada cambio de vivienda. Existen dos excepciones.
- No se requiere un certificado del arrendador si se muda a una residencia de cuidados, participa en un programa de protección de testigos o se instala en un alojamiento especialmente protegido (por ejemplo, un refugio para mujeres).
- Si se da de baja de su domicilio anterior y se muda al extranjero, también debe presentar un certificado del arrendador en la oficina de empadronamiento. En este caso, sin embargo, el arrendador confirma la salida. Esta confirmación resulta útil, entre otras cosas, para excluir un traslado al extranjero meramente simulado por motivos fiscales.
¿Qué se aplica al ocupar un inmueble propio?
Se aplica otra pequeña excepción cuando se ocupa una vivienda o una casa propia. También en este caso es necesario presentar un certificado del arrendador. Sin embargo, en este caso simplemente debe emitir usted mismo el documento con los datos correspondientes.
Importante: Si se muda de su propio inmueble, ¡también debe confirmar este cambio ante la autoridad competente!
Caso especial: ¿Qué se aplica en el subarriendo?
Existe una particularidad en caso de subarriendo. En este caso, el inquilino puede emitir el certificado para el subinquilino. Sin embargo, el nombre y la dirección del propietario de la vivienda deben figurar, como de costumbre, en el certificado del arrendador.
Sanciones severas por incumplimientos
La presentación del certificado del arrendador es una obligación legal. Si no presenta el documento correctamente cumplimentado dentro del plazo de 14 días, pueden imponerse multas de hasta 1.000 euros.
Las posibles sanciones son aún más severas si, como inquilino o arrendador, presenta un documento falsificado o contribuye a simular un domicilio. En estos casos, la multa asciende a hasta 50.000 euros.