De verwarmingskosten vormen bij huurwoningen een aanzienlijke kostenpost. Samen met andere energie- en exploitatiekosten behoren ze tot de zogenaamde „tweede huur“. De afrekening vindt rechtstreeks tussen huurder en leverancier plaats of in het kader van de jaarlijkse afrekening van verwarmings- en/of bijkomende kosten. Daarbij ontstaat er tussen huurder en verhuurder steeds weer discussie. Wij leggen het uit: Hoe kunnen verwarmingskosten worden berekend en aan welke eisen moet worden voldaan?
Juridische basis is de verwarmingskostenverordening
De kosten voor warm water en verwarming mag de verhuurder volgens § 2 punt 4 van de exploitatiekostenverordening (BetrKV) doorberekenen aan de huurders. Wat precies onder verwarmingskosten valt en hoe verhuurders deze mogen afrekenen, is vastgelegd in de verwarmingskostenverordening (HeizkostenV).
Belangrijk: De verordening heeft alleen betrekking op verhuurde meergezinswoningen met centrale verwarming of stadsverwarming. Uitgezonderd zijn tweegezinswoningen waarin de eigenaar woont, evenals gebouwen die grotendeels worden voorzien van hernieuwbare energie (zonne-energie, windenergie, warmtepomp, warmtekrachtkoppeling), passiefhuizen (minder dan 15 kWh/m² energiebehoefte), studentenhuizen en vergelijkbare gebouwen, evenals huizen waarin de installatie van afleesapparatuur onevenredig duur zou zijn.
Nieuwe verwarmingskostenverordening
De wettekst is inmiddels gewijzigd dan wel aangevuld door de verordening over de wijziging van de verwarmingskostenverordening. De wijzigingen gelden sinds december 2021. De volgende uiteenzettingen houden rekening met beide grondslagen.
Wat zijn verwarmingskosten?
In veel afrekeningen vormen de pure energiekosten inclusief leveringskosten voor gas, olie, stadsverwarming, hout of vergelijkbare brandstoffen de grootste kostenpost. Onder het begrip vallen echter aanzienlijk meer uitgaven. Doorberekenbaar zijn bijvoorbeeld ook
- de kosten voor warm water dat door de verwarmingsinstallatie wordt geleverd,
- de benodigde elektriciteit voor de werking,
- uitgaven voor onderhoudswerkzaamheden,
- kosten voor het reinigen van de installatie en de verwarmingsruimte,
- kosten voor de schoorsteenveger,
- ontstane servicekosten (aflezen door derden).
Hoe mogen verwarmingskosten worden berekend?
De verwarmingskostenverordening heeft alleen betrekking op huurwoningen die via worden voorzien van centrale verwarming of stadsverwarming. Veel huurders gaan ervan uit dat de kosten naar verbruik moeten worden afgerekend. Dat is echter niet juist. De wetgever geeft in § 6 HeizkostenV een kader voor de afrekening. Volgens deze bepaling moet minstens 50 procent van de kosten naar verbruik worden afgerekend. De overige gemaakte kosten, met name verbruiksonafhankelijke posten zoals onderhoud of reiniging, mag de verhuurder naar rato van het aandeel in de woon- en gebruiksoppervlakte doorberekenen. Daardoor betalen huurders met een grotere woning verhoudingsgewijs iets meer verwarmingskosten dan huurders met een kleine woning. De grondslag voor de afrekening moet in de huurovereenkomst worden vastgelegd. Uit ervaring blijkt dat het aandeel van de naar verbruik afgerekende kosten maximaal 70 procent bedraagt.
Hoe moeten verwarmingskosten worden vastgesteld?
Een ander belangrijk punt is het vaststellen van het verbruik. Ook hierover ontstaan vaak geschillen tussen huurders en verhuurders. De hierboven genoemde gewijzigde verordening inzake verwarmingskosten moet hierin voorzien. Deze schrijft de afrekenmodellen voor die de verhuurder moet gebruiken.
Volgens de sinds eind 2021 gewijzigde bepalingen moeten verhuurders het verbruik in beginsel meten. Dat is mogelijk met zogenaamde warmtekostentellers of warmtekostenverdelers. Hiervoor moet een geschikt registratiesysteem in de woningen en de verwarmingstechniek worden ingebouwd en gebruikt. De wijzigingsverordening schrijft bovendien voor dat de gegevens op afstand worden uitgelezen. De techniek voor uitlezing op afstand moet onafhankelijk van de fabrikant functioneren, dus „interoperabel“ en „smartmeter-gateway-compatibel“ (SMGW) zijn. Als het nog niet mogelijk is om de verbruikshoeveelheden op afstand uit te lezen, moeten dergelijke voorzieningen uiterlijk eind 2026 worden aangebracht. Een verlengde termijn tot eind 2031 geldt voor niet-compatibele installaties die één jaar vóór of na de inwerkingtreding van de herziene verordening inzake verwarmingskosten zijn ingebouwd.
Belangrijk hierbij: De afrekening moet gebaseerd zijn op gemeten gegevens. Uitsluitend schattingen zijn niet langer toegestaan. Dit betekent dat de huurder de installatie van meetapparatuur of andere technologieën moet accepteren.
Wanneer moeten de verwarmingskosten worden vastgesteld?
Omdat de verzamelde verbruiksgegevens vooral in de winter ontstaan, moeten de gegevens minstens tweemaal per jaar worden geregistreerd en aan de huurders worden meegedeeld. Bij elektronische gegevensoverdracht of op verzoek van de huurder is de verhuurder verplicht deze gegevens elk kwartaal beschikbaar te stellen. Sinds januari 2022 moeten de op afstand uitgelezen gegevens zelfs maandelijks worden doorgegeven.
Wat moet de mededeling over de verwarmingskosten bevatten?
Naast de verplichting tot uitlezen op afstand gelden er voor verhuurders voorschriften over welke informatie zij aanvullend beschikbaar moeten stellen. Daartoe behoren:
- verbruik in kWh,
- kosten van de energie/brandstof,
- brandstof en de samenstelling daarvan,
- vermelding van de veroorzaakte CO2-emissies,
- vergelijking van de actuele gegevens met het voorgaande jaar (gecorrigeerd voor het klimaat),
- vergelijking van de actuele gegevens met de gebruikerscategorie (gecorrigeerd voor het klimaat).
Deze gegevens moeten huurders meer informatie bieden over hun verwarmingsgedrag. Vooral de vergelijking met het voorgaande jaar en met typische andere gebruikers (huurders) moet helpen om besparingsmogelijkheden duidelijk te maken en het eigen gedrag tijdens het stookseizoen te optimaliseren.
Wanneer worden de verwarmingskosten afgerekend?
Onafhankelijk van de informatieplicht worden de verwarmingskosten in principe eenmaal per jaar afgerekend. In de regel betaalt de huurder in het kader van de zogenaamde bijkomende kosten maandelijks een voorschot, dat hiermee wordt verrekend. De afrekening van de verwarmingskosten maakt doorgaans deel uit van de afrekening van de exploitatiekosten.
De volgende voorschriften gelden:
- De verhuurder moet de verwarmingskosten over één jaar afrekenen.
- Het afrekeningsjaar hoeft niet gelijk te zijn aan het kalenderjaar (het is bijvoorbeeld toegestaan om van maart tot februari af te rekenen).
- De afrekening moet de hierboven genoemde gegevens uit de verbruiksmededelingen bevatten, evenals onder andere het verbruik, de brandstofklasse, de totale kosten, de bijkomende kosten, de verdeelsleutel van de kosten, de grootte van het verwarmde woonoppervlak, de betaalde voorschotten en het verschil dat uit de afrekening voortvloeit.
- De afrekening moet uiterlijk twaalf maanden na het einde van de afrekeningsperiode beschikbaar zijn.
- Als er naast de betaalde forfaitaire bijkomende kosten nog vorderingen op de huurder ontstaan, moeten deze eveneens één jaar na het einde van de afrekeningsperiode worden ingediend. Tegoeden voor de huurder moeten daarentegen ook later nog worden uitbetaald.
- Huurders kunnen tot één jaar na het opstellen van de afrekening bezwaar maken tegen de afrekening.
Bijzonderheid: wisseling van huurder tijdens de afrekeningsperiode
Een wisseling van huurder vindt niet altijd aan het einde van een afrekeningsperiode plaats. Voor wisselingen „binnen het jaar” geldt: Iedere huurder betaalt alleen het aandeel van de verwarmingskosten dat tijdens zijn contractuele huurperiode is ontstaan. Daarbij maakt het niet uit of de woning voortijdig is ontruimd of te laat is betrokken. De De verhuurder moet bij de in- en verhuizing de verbruikswaarden vaststellen, maar deze niet voortijdig afrekenen. De vertrekkende huurder moet wachten tot de reguliere afrekening.
Bijzonderheid: wie betaalt voor leegstand?
Bij een verhuizing kan een huurwoning langere tijd leegstaan. Deze leegstand mag niet ten laste komen van de andere huurders. De verhuurder moet voor deze periode de totale verwarmingskosten die voor deze woning ontstaan gewoon vaststellen. Het berekende bedrag komt echter voor zijn rekening. Hij mag dit niet over de andere huurders omslaan, maar moet dit van het totaalbedrag van de verwarmingskosten aftrekken. Dit omvat ook evenredige kosten zoals voor onderhoud, reiniging en het uitlezen van de gegevens.