Koszty ogrzewania stanowią istotny czynnik kosztowy w wynajmowanych nieruchomościach. Wraz z innymi kosztami energii i eksploatacji należą do tak zwanego „drugiego czynszu”. Rozliczenie odbywa się bezpośrednio między najemcą a dostawcą albo w ramach rocznego rozliczenia kosztów ogrzewania lub/i kosztów dodatkowych. Wciąż dochodzi przy tym do sporów między najemcami a wynajmującymi. Wyjaśniamy: jak można obliczać koszty ogrzewania i jakie obowiązują wymogi?
Podstawą prawną jest rozporządzenie w sprawie kosztów ogrzewania
Wynajmujący może przenieść na najemców koszty ciepłej wody i ogrzewania zgodnie z § 2 punkt 4 rozporządzenia w sprawie kosztów eksploatacyjnych (BetrKV). To, co dokładnie zalicza się do kosztów ogrzewania oraz w jaki sposób wynajmujący może je rozliczać, określono w rozporządzeniu w sprawie kosztów ogrzewania (HeizkostenV).
Ważne: Rozporządzenie dotyczy wyłącznie wynajmowanych budynków wielorodzinnych z centralnym ogrzewaniem lub zaopatrzeniem w ciepło sieciowe. Wyłączone są budynki dwurodzinne, w których mieszka właściciel, a także budynki, w których przeważające zaopatrzenie pochodzi z odnawialnych źródeł energii (energia słoneczna, wiatr, pompa ciepła, kogeneracja), domy pasywne (o zapotrzebowaniu na energię poniżej 15 kWh/m²), domy studenckie i podobne budynki, a także domy, w których instalacja urządzeń pomiarowych byłaby niewspółmiernie droga.
Nowe rozporządzenie w sprawie kosztów ogrzewania
Treść ustawy została zmodyfikowana lub uzupełniona rozporządzeniem w sprawie zmiany rozporządzenia dotyczącego kosztów ogrzewania. Zmiany obowiązują od grudnia 2021 roku. Poniższe wyjaśnienia uwzględniają obie podstawy.
Czym są koszty ogrzewania?
W wielu rozliczeniach największą pozycję stanowią same koszty energii wraz z kosztami dostawy gazu, oleju opałowego, ciepła sieciowego, drewna lub podobnych paliw. Pojęcie to obejmuje jednak znacznie więcej wydatków. Przenieść na najemców można na przykład także
- koszty ciepłej wody dostarczanej przez instalację grzewczą,
- niezbędną energię elektryczną do jej eksploatacji,
- wydatki na prace konserwacyjne,
- koszty czyszczenia instalacji oraz pomieszczenia grzewczego,
- koszty kominiarza,
- powstające koszty usług (odczyty wykonywane przez osoby trzecie).
Jak można obliczać koszty ogrzewania?
Rozporządzenie w sprawie kosztów ogrzewania dotyczy wyłącznie mieszkań na wynajem, które są wyposażone w być zasilane z centralnego ogrzewania lub sieci ciepłowniczej. Wielu najemców zakłada, że koszty należy rozliczać według zużycia. Nie jest to jednak prawdą. Ustawodawca określa w § 6 HeizkostenV ramy rozliczeń. Zgodnie z nimi co najmniej 50 procent kosztów należy rozliczać według zużycia. Pozostałe poniesione koszty, w szczególności niezależne od zużycia, takie jak konserwacja lub czyszczenie, wynajmujący może rozliczyć zgodnie z proporcjonalną powierzchnią mieszkalną i użytkową. W związku z tym najemcy większych mieszkań płacą proporcjonalnie nieco więcej kosztów ogrzewania niż najemcy małych mieszkań. Podstawa rozliczenia musi zostać określona w umowie najmu. Z doświadczenia wynika, że udział kosztów rozliczanych według zużycia wynosi do 70 procent.
Jak ustalać koszty ogrzewania?
Kolejną ważną kwestią jest ustalenie zużycia. Również w tej sprawie najemcy i wynajmujący często popadają w spór. Temu ma zaradzić wspomniane wyżej zmienione rozporządzenie w sprawie kosztów ogrzewania. Określa ono modele rozliczeń, które musi stosować wynajmujący.
Zgodnie ze zmienionymi przepisami obowiązującymi od końca 2021 roku wynajmujący co do zasady musi mierzyć zużycie. Jest to możliwe za pomocą tak zwanych liczników ilości ciepła lub podzielników kosztów ogrzewania. W tym celu w mieszkaniach i instalacji grzewczej należy zainstalować i użytkować odpowiedni system rejestracji. Rozporządzenie zmieniające nakazuje ponadto zdalny odczyt danych. Technologia zdalnego odczytu musi działać niezależnie od producenta, czyli być „interoperacyjna” i „kompatybilna z bramą smart meter” (SMGW). Jeśli zdalny odczyt ilości zużycia nie jest jeszcze możliwy, takie urządzenia należy zamontować do końca 2026 roku. Wydłużony termin do końca 2031 roku dotyczy niekompatybilnych instalacji, które zostały zamontowane rok przed wejściem w życie znowelizowanego rozporządzenia w sprawie kosztów ogrzewania lub rok po nim.
Ważne: rozliczenie musi opierać się na zmierzonych danych. Same szacunki nie są już dozwolone. Oznacza to, że najemca musi zaakceptować montaż urządzeń pomiarowych lub innych technologii.
Kiedy należy ustalać koszty ogrzewania?
Ponieważ gromadzone dane dotyczące zużycia powstają przede wszystkim zimą, dane należy rejestrować i przekazywać najemcom co najmniej dwa razy w roku. W przypadku elektronicznego przekazywania danych lub na życzenie najemcy wynajmujący jest zobowiązany udostępniać te dane co kwartał. Od stycznia 2022 roku dane odczytywane zdalnie należy przekazywać nawet co miesiąc.
Co musi czy zawierać powiadomienie o kosztach ogrzewania?
Oprócz obowiązku zdalnego odczytu wynajmujący mają wytyczne określające, jakie informacje muszą dodatkowo udostępniać. Należą do nich:
- zużycie w kWh,
- koszty energii/materiału opałowego,
- materiał opałowy i jego skład,
- informacja o spowodowanych emisjach CO2,
- porównanie aktualnych danych z poprzednim rokiem (z uwzględnieniem korekty klimatycznej),
- porównanie aktualnych danych z kategorią użytkownika (z uwzględnieniem korekty klimatycznej).
Informacje te mają zapewnić najemcom więcej danych na temat ich sposobu ogrzewania. W szczególności porównanie z poprzednim rokiem oraz z typowymi innymi użytkownikami (najemcami) ma przyczynić się do unaocznienia potencjału oszczędności i optymalizacji własnego zachowania w okresie grzewczym.
Kiedy rozliczane są koszty ogrzewania?
Niezależnie od obowiązku przekazywania informacji koszty ogrzewania są co do zasady rozliczane raz w roku. Z reguły najemca dokonuje w ramach tak zwanych kosztów dodatkowych miesięcznej zaliczki, która jest następnie rozliczana. Rozliczenie kosztów ogrzewania jest z reguły częścią rozliczenia kosztów eksploatacyjnych.
Obowiązują następujące wytyczne:
- Wynajmujący musi rozliczyć koszty ogrzewania za jeden rok.
- Rok rozliczeniowy nie musi być identyczny z rokiem kalendarzowym (np. dozwolone jest rozliczanie od marca do lutego).
- Rozliczenie musi zawierać wyżej wymienione informacje z powiadomień o zużyciu, a także między innymi zużycie, klasę paliwa, koszty całkowite, koszty dodatkowe, klucz podziału kosztów, wielkość ogrzewanej powierzchni mieszkalnej, wpłacone zaliczki oraz różnicę wynikającą z rozliczenia.
- Rozliczenie musi zostać przedstawione najpóźniej w ciągu dwunastu miesięcy od zakończenia okresu rozliczeniowego.
- Jeżeli poza wpłaconymi ryczałtowymi zaliczkami na koszty dodatkowe powstaną należności od najemcy, również należy ich dochodzić w ciągu roku od zakończenia okresu rozliczeniowego. Nadpłaty należne najemcy można natomiast wypłacić także później.
- Najemcy mogą wnieść sprzeciw wobec rozliczenia w ciągu roku od jego wystawienia.
Szczególny przypadek: zmiana najemcy w trakcie okresu rozliczeniowego
Zmiana najemcy nie zawsze następuje na koniec okresu rozliczeniowego. W przypadku zmian „w trakcie roku” obowiązuje zasada: każdy najemca płaci tylko tę część kosztów ogrzewania, która powstała w czasie trwania jego umownego okresu najmu. Nie ma przy tym znaczenia, czy mieszkanie zostało opróżnione wcześniej, czy zajęte z opóźnieniem. Wynajmujący musi przy wprowadzeniu się i wyprowadzce ustalić wartości zużycia, ale nie może rozliczać ich przed terminem. Wyprowadzający się najemca musi poczekać do regularnego rozliczenia.
Szczególna sytuacja: kto płaci za pustostan?
Przy zmianie lokatora wynajmowany lokal może przez dłuższy czas stać pusty. Pustostan nie może obciążać pozostałych najemców. Wynajmujący musi za ten okres w zwykły sposób ustalić całkowite koszty ogrzewania przypadające na ten lokal. Obliczona suma obciąża jednak jego. Nie może przerzucić jej na innych najemców, lecz musi odjąć ją od całkowitej sumy kosztów ogrzewania. Dotyczy to również kosztów proporcjonalnych, takich jak konserwacja, czyszczenie i odczyt danych.