Les frais de chauffage constituent un facteur de coût important dans les biens locatifs. Avec les autres coûts énergétiques et charges d’exploitation, ils font partie de ce que l’on appelle le « deuxième loyer ». Le décompte est effectué soit directement entre le locataire et le fournisseur, soit dans le cadre du décompte annuel des frais de chauffage et/ou des charges annexes. Il arrive régulièrement que des litiges opposent à ce sujet locataires et bailleurs. Nous faisons le point : comment calculer les frais de chauffage et quelles exigences s’appliquent ?
La base juridique est le règlement sur les frais de chauffage
Conformément au § 2 point 4 du règlement sur les charges d’exploitation (BetrKV), le bailleur peut répercuter sur les locataires les frais d’eau chaude et de chauffage. Ce qui relève exactement des frais de chauffage et la manière dont le bailleur peut les décompter sont définis dans le règlement sur les frais de chauffage (HeizkostenV).
Important : le règlement s’applique uniquement aux immeubles collectifs loués équipés d’un chauffage central ou raccordés à un réseau de chauffage urbain. Sont exclus les immeubles de deux logements dans lesquels habite le propriétaire, ainsi que les bâtiments principalement alimentés par des énergies renouvelables (solaire, éolienne, pompe à chaleur, cogénération), les maisons passives (besoin énergétique inférieur à 15 kWh/qm), les résidences universitaires et bâtiments similaires, ainsi que les maisons dans lesquelles l’installation d’un dispositif de relevé serait disproportionnellement coûteuse.
Nouveau règlement sur les frais de chauffage
Le texte de loi a depuis été modifié ou complété par le règlement portant sur la modification du règlement sur les frais de chauffage. Les modifications s’appliquent depuis décembre 2021. Les explications suivantes tiennent compte des deux bases juridiques.
Que sont les frais de chauffage ?
Dans de nombreux décomptes, le principal poste de coût correspond aux seuls coûts énergétiques, y compris les frais de fourniture de gaz, de fioul, de chauffage urbain, de bois ou de combustibles similaires. Toutefois, cette notion englobe bien davantage de dépenses. Peuvent également être répercutés, par exemple,
- les frais d’eau chaude fournie par l’installation de chauffage,
- l’électricité nécessaire au fonctionnement,
- les dépenses liées aux travaux d’entretien,
- les frais de nettoyage de l’installation ainsi que du local de chauffage,
- les frais de ramonage,
- les frais de service générés (relevé effectué par des tiers).
Comment les frais de chauffage peuvent-ils être calculés ?
Le règlement sur les frais de chauffage concerne uniquement les logements loués qui sont équipés deêtre alimentés par un chauffage central ou un chauffage urbain. De nombreux locataires partent du principe que les coûts doivent être facturés selon la consommation. Toutefois, ce n’est pas exact. Le législateur fixe, à l’article 6 de l’HeizkostenV, un cadre pour la facturation. Selon celui-ci, au moins 50 pour cent des coûts doivent être facturés en fonction de la consommation. Le bailleur peut répartir les autres coûts engagés, notamment les postes indépendants de la consommation tels que l’entretien ou le nettoyage, conformément à la part respective de la surface habitable et utile. Ainsi, les locataires d’un logement plus grand paient proportionnellement un peu plus de frais de chauffage que ceux d’un petit logement. La base de calcul doit être précisée dans le contrat de location. D’après l’expérience, la part des coûts facturés selon la consommation peut atteindre 70 pour cent.
Comment déterminer les frais de chauffage ?
Un autre point important est la détermination de la consommation. Cela donne également souvent lieu à des litiges entre locataires et bailleurs. La modification susmentionnée de l’ordonnance sur les frais de chauffage vise à y remédier. Elle définit les modèles de facturation que le bailleur doit utiliser.
Conformément aux dispositions modifiées depuis fin 2021, les bailleurs doivent en principe mesurer la consommation. Cela est possible au moyen de compteurs de quantité de chaleur ou de répartiteurs de frais de chauffage. À cette fin, un système de relevé approprié doit être installé et utilisé dans les logements et sur les équipements de chauffage. L’ordonnance modificative prévoit en outre la lecture à distance des données. La technologie de télérelève doit fonctionner indépendamment du fabricant, c’est-à-dire être « interopérable » et « compatible avec une passerelle de compteur intelligent » (SMGW). S’il n’est pas encore possible de relever à distance les quantités consommées, ces dispositifs doivent être installés ultérieurement d’ici fin 2026. Un délai prolongé jusqu’à fin 2031 s’applique aux installations non compatibles qui ont été installées un an avant ou après l’entrée en vigueur de l’ordonnance révisée sur les frais de chauffage.
Important : la facturation doit reposer sur des données mesurées. Les simples estimations ne sont plus autorisées. Cela signifie que le locataire doit accepter l’installation de compteurs ou d’autres technologies de mesure.
Quand les frais de chauffage doivent-ils être déterminés ?
Comme les données de consommation accumulées concernent principalement l’hiver, les données doivent être relevées au moins deux fois par an et communiquées aux locataires. En cas de transmission électronique des données ou à la demande du locataire, le bailleur est tenu de fournir ces données trimestriellement. Depuis janvier 2022, les données relevées à distance doivent même être transmises chaque mois.
Que faut-il doivent-elles contenir la communication des frais de chauffage ?
Outre l’obligation de relevé à distance, les bailleurs sont soumis à des exigences concernant les informations qu’ils doivent mettre à votre disposition en complément. Il s’agit notamment des éléments suivants :
- Consommation en kWh,
- Coûts de l’énergie/du combustible,
- Combustible et sa composition,
- Indication des émissions de CO2 générées,
- Comparaison des données actuelles avec celles de l’année précédente (corrigées des conditions climatiques),
- Comparaison des données actuelles avec celles de la catégorie d’utilisateurs (corrigées des conditions climatiques).
Ces informations doivent fournir aux locataires davantage de renseignements sur leur comportement en matière de chauffage. La comparaison avec l’année précédente et avec d’autres utilisateurs (locataires) types doit notamment contribuer à mettre en évidence les potentiels d’économies et à optimiser son propre comportement pendant la période de chauffage.
Quand les frais de chauffage sont-ils décomptés ?
Indépendamment de l’obligation d’information, les frais de chauffage sont en principe décomptés une fois par an. En règle générale, le locataire verse chaque mois une provision dans le cadre des charges dites accessoires, qui est ensuite imputée. Le décompte des frais de chauffage fait généralement partie du décompte des charges d’exploitation.
Les exigences suivantes s’appliquent :
- Le bailleur doit décompter les frais de chauffage pour une année.
- L’exercice de décompte ne doit pas nécessairement correspondre à l’année civile (par exemple, il est permis de décompter de mars à février).
- Le décompte doit contenir les informations susmentionnées des communications de consommation ainsi que, entre autres, la consommation, la classe de combustible, les coûts totaux, les charges accessoires, la clé de répartition des coûts, la superficie habitable chauffée, les provisions versées et la différence résultant du décompte.
- Le décompte doit être disponible au plus tard douze mois après la fin de la période de décompte.
- Si des créances dépassant les provisions pour charges accessoires versées résultent du décompte, elles doivent également être réclamées dans l’année suivant la fin de la période de décompte. En revanche, les crédits en faveur du locataire doivent encore être versés ultérieurement.
- Les locataires peuvent contester le décompte jusqu’à un an après son établissement.
Particularité : changement de locataire pendant la période de décompte
Les changements de locataire n’ont pas toujours lieu à la fin d’une période de décompte. Pour les changements « en cours d’année », la règle suivante s’applique : chaque locataire ne paie que la part des frais de chauffage encourus pendant sa durée contractuelle de location. Peu importe que le logement ait été libéré prématurément ou occupé avec retard. Le Le bailleur doit relever les valeurs de consommation lors de l’entrée et de la sortie, mais ne doit pas les facturer prématurément. Le locataire qui déménage doit attendre la régularisation habituelle.
Particularité : qui paie pour la vacance ?
Lors d’un changement de logement, un bien locatif peut rester vacant pendant une période prolongée. Cette vacance ne doit pas être à la charge des autres locataires. Pour cette période, le bailleur doit calculer normalement l’ensemble des frais de chauffage liés à ce logement. La somme calculée reste toutefois à sa charge. Il ne peut pas la répartir entre les autres locataires, mais doit la déduire du montant total des frais de chauffage. Cela inclut également les frais proportionnels tels que l’entretien, le nettoyage et la relève des données.