Bij hun zoektocht naar een nieuwe woning wordt van geïnteresseerden vaak gevraagd een inlichtingenformulier voor huurders in te vullen. Verhuurders vragen daarbij gedetailleerd naar persoonsgegevens en verlangen soms bovendien inkomensbewijzen en andere documenten. Maar is dat eigenlijk toegestaan? Wat mag een inlichtingenformulier voor huurders bevatten en wat niet? Is er een verschil in het moment waarop de gegevens worden opgevraagd? Huurkandidaten en verhuurders krijgen in deze gids antwoord op deze en andere vragen.
Het beginsel van gegevensminimalisatie geldt
Verhuurders moeten in principe voorzichtig te werk gaan. Want het gebod van gegevensminimalisatie geldt. Vooral sinds de invoering van de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) is het verzamelen van gegevens alleen in gerechtvaardigde uitzonderingsgevallen toegestaan. Dat geldt ook voor een inlichtingenformulier voor huurders. Hoe meer gegevens aan personen zijn gekoppeld, des te sterker geldt dit beginsel. Bij niet-naleving dreigen aanzienlijke geldboetes.
Belangrijk: De AVG geldt ook voor particuliere verhuurders! De gegevensbescherming maakt geen onderscheid tussen wie de gegevens verzamelt.
Alleen de gegevens opvragen die noodzakelijk zijn
De juridische situatie is daarom duidelijk: verhuurders mogen tijdens het sollicitatieproces en in een inlichtingenformulier voor huurders alleen de gegevens opvragen die voor de betreffende verhuurstap absoluut noodzakelijk zijn. Dit wordt geregeld door art. 6 lid 2 AVG. Volgens deze bepaling moet de gegevensverwerking doelgebonden zijn en moet er een gerechtvaardigd belang bestaan. Daarom zijn niet alleen de omvang van de gegevensuitvraag, maar ook het tijdstip ervan beperkt. In alle fasen moet het recht op informationele zelfbeschikking van woningzoekenden passend in acht worden genomen.
Verhuurders moeten bovendien de bewaartermijnen voor persoonsgegevens in acht nemen. Details over de betreffende gegevensverzamelingen worden geregeld door de AVG. Daarnaast zouden ook particuliere verhuurders een privacyverklaring moeten voorbereiden. Hierin moeten onder andere het doel en de duur van het opvragen dan wel bewaren van gegevens worden vermeld en eventueel gegevens over het delen van gegevens worden opgenomen.
Stap voor stap gegevens opvragen
Voor verhuurders betekent deze juridische situatie concreet: er zijn drie fasen waarin u de huurkandidaat vóór het sluiten van de huurovereenkomst om informatie mag vragen. Het soort gegevens is daarbij telkens beperkt tot enkele noodzakelijke gegevens. Deze fasen zijn:
- Vóór de bezichtiging: Verhuurders mogen alleen om Vragen om gegevens voor het maken van een afspraak. Dit zijn naam, e-mailadres en/of telefoonnummer. Vragen die verder gaan dan dit punt hoeven geïnteresseerden niet te beantwoorden. Er dreigen zelfs boetes als verhuurders of vastgoedbeheerders dan wel makelaars zich niet aan deze beperking houden.
- Bij interesse na de bezichtiging: Als het aanbod na de bezichtiging nog steeds in de smaak valt bij de woningzoekenden, moeten zij desgevraagd echter verdere gegevens verstrekken. Daartoe behoren gegevens aan de hand waarvan de verhuurder over de toewijzing van de woning kan beslissen. Concreet zijn dit: aantal en naam van de personen die intrekken, beroep, inkomensbewijzen van de afgelopen drie maanden, informatie over schulden en huisdieren (hond, kat en soortgelijke dieren; kleine huisdieren zijn uitgezonderd). Bovendien mag de verhuurder informatie over de kredietwaardigheid van de geïnteresseerden opvragen bij een kredietinformatiebureau. Hiervoor is echter toestemming vereist. Al deze gegevens kunnen worden samengevat in een huurderszelfverklaring.
- Sluiten van het contract: Als er overeenstemming wordt bereikt over een huurverhouding, mag de verhuurder vóór de ondertekening van het contract verdere gegevens opvragen. Daartoe behoren de bankgegevens en, indien nodig, een huurwaarborg.
Deze opsomming is zeer strikt, maar voldoet aan de Algemene Verordening Gegevensbescherming. Geïnteresseerden hoeven geen verdere gegevens te verstrekken. Verhuurders lopen zelfs het risico een boete te moeten betalen. In de regel mogen zij echter in de tweede stap, voor de selectie van geïnteresseerden, een huurderszelfverklaring opvragen. De inhoud daarvan is echter sterk beperkt.
Het beginsel van gegevensminimalisatie heeft enerzijds betrekking op het soort gegevens en anderzijds op het tijdstip. Als geheugensteuntje geldt:
Verhuurders mogen alleen de gegevens opvragen die voor de actuele stap in het aangaan van de verhuur absoluut noodzakelijk zijn. Dit geldt ook voor de huurderszelfverklaring.
Geen verplichting om een zelfverklaring in te dienen
Verhuurders kunnen in de loop van de sollicitatieprocedure om een vrijwillige huurderszelfverklaring vragen. Geïnteresseerden zijn echter in principe niet verplicht deze ook in te dienen. Zij kunnen alle gegevens weigeren, ook die over de hier genoemde punten. De verhuurder is echter op zijn beurt gerechtigd de woning aan andere personen toe te wijzen bij een onvolledige huurderszelfverklaring of een volledige weigering.
Belangrijk: Vooral bij vragen over werk en schulden zouden geïnteresseerden naar waarheid antwoorden. Want zij hebben een medewerkingsplicht. Als zij werkloosheid of overmatige schulden verzwijgen, kan dat later zelfs leiden tot een onmiddellijke beëindiging van de huurovereenkomst. Iets vergelijkbaars geldt voor het huidige inkomen. Wie onjuiste informatie verstrekt, moet in geval van een geschil rekening houden met opzegging.
Omdat het om essentiële gegevens gaat, zouden geïnteresseerden in hun eigen belang alle vereiste antwoorden moeten geven op vragen over de genoemde punten. Dat vergemakkelijkt het verkrijgen van de woning. De vrijwillige huurderszelfverklaring kent echter ook inhoudelijke grenzen.
Welke gegevens mag de verhuurder niet opvragen?
Naast de algemene beperking van vragen zijn er ook echte taboes. Er zijn namelijk vragen waarvan verhuurders de antwoorden graag zouden willen weten, maar die geïnteresseerden niet hoeven te beantwoorden. Dergelijke vragen hebben onder andere betrekking op de volgende gebieden:
- burgerlijke staat,
- nationaliteit (in uitzonderingen toegestaan) of etnische afkomst,
- religieuze overtuiging,
- seksuele voorkeuren,
- zwangerschap en kinderwens,
- politieke oriëntatie en lidmaatschap van verenigingen of organisaties,
- strafblad/verklaring omtrent het gedrag,
- hobby's en vrijetijdsvoorkeuren (bijvoorbeeld barbecueën, muziekinstrumenten enz.)
- rookgewoonten.
Belangrijk: geïnteresseerden mogen bij vragen of in een huurderszelfverklaring zelfs onjuiste informatie verstrekken of weigeren informatie te geven. In dat geval dreigen er geen juridische gevolgen. Omdat het doorgaans gaat om vragen vóór de ondertekening van een huurovereenkomst, kunnen verhuurders echter zonder problemen voor andere kandidaten kiezen. In geval van twijfel moet hier een afweging worden gemaakt.
Bijzonderheid: woonvergunning en identiteitsbewijs
Er zijn nog twee documenten die de verhuurder in het kader van de totstandkoming van de overeenkomst of als onderdeel van de huurderszelfverklaring mag opvragen of inzien. Enerzijds gaat het om de woonvergunning (“B-Schein“), anderzijds om de identiteitskaart of een paspoort. Bij beide documenten kan een verhuurder een gerechtvaardigd belang hebben.
Woonvergunning vooraf beschikbaar stellen
De woonvergunning is een document van de gemeente. Het bevestigt dat geïnteresseerden gerechtigd zijn om bijzonder gesubsidieerde woonruimte (sociale huurwoningen) te huren. Dit document mag de verhuurder al bij het eerste contact, nog vóór de bezichtiging, opvragen. Hij heeft er namelijk belang bij om de woning alleen aan bevoegde personen te tonen.
Inzage in en kopiëren van de identiteitskaart
Voor de identiteitskaart of het paspoort gelden andere regels. De verhuurder mag tijdens een bezichtiging de persoonsgegevens controleren om alleen uitgenodigde personen tot de woning toe te laten. Daarbij mag hij identiteitsdocumenten echter alleen inzien.
In het verdere proces van contractsluiting mag de verhuurder een identiteitsbewijs kopiëren. Daarvoor is echter toestemming van de houder vereist. Ontbreekt deze, dan mag hij het identiteitsbewijs inzien en deze visuele controle documenteren. Daarbij is het echter niet toegestaan het nummer van het identiteitsbewijs te noteren.
Op deze regel bestaat echter een uitzondering bij de aankoop van onroerend goed. Hier zijn makelaars en banken eventueel verplicht een kopie te maken (preventie van witwassen).
Praktijktips: vrijwillige huurderszelfopgave
De Algemene Verordening Gegevensbescherming beperkt het verzamelen van persoonsgegevens bij de verhuur van woningen aanzienlijk. Omdat de woningmarkt in veel regio’s zeer gespannen is, zijn er in de praktijk vaak compromissen te vinden. Vrijwillige gegevens vóór de bezichtiging vergroten de kans op de woning.
Als de verhuurder echter vooraf een huurderszelfopgave verlangt, dreigen hem aanzienlijke geldboetes. Betrokkenen kunnen zich hiervoor geheel informeel wenden tot de bevoegde privacy-instantie (in de regel de regionale functionarissen voor gegevensbescherming).
Verhuurders dienen daarom tijdens de stappen tot aan de ondertekening van het contract steeds alleen de gegevens te verlangen die absoluut noodzakelijk zijn. Dat is – pas na de bezichtiging – onder andere mogelijk in het kader van een huurderszelfopgave.
Woningzoekenden dienen de vereiste gegevens te verstrekken. Zo behouden zij hun kans op een huurcontract voor hun droomwoning. Zij hoeven echter noch voorafgaand aan een bezichtiging noch vóór de ondertekening van een contract vragen te beantwoorden die verder gaan dan noodzakelijk.