Alla ricerca di un nuovo appartamento, gli interessati sono spesso invitati a fornire un’autodichiarazione del locatario. I locatori richiedono dettagli sui dati personali e talvolta anche prove del reddito e altri documenti. Ma è davvero consentito? Cosa può contenere un’autodichiarazione del locatario e cosa no? Esiste una differenza a seconda del momento in cui vengono richiesti i dati? A queste e ad altre domande trovano risposta gli interessati e i locatori in questa guida.
Vale il principio della minimizzazione dei dati
I locatori dovrebbero agire fondamentalmente con cautela. Infatti vale l’obbligo della minimizzazione dei dati. In particolare, dall’adozione del Regolamento generale sulla protezione dei dati (GDPR) la raccolta dei dati è consentita solo in eccezioni giustificate. Ciò vale anche per un’autodichiarazione del locatario. Quanto più i dati sono riferibili a una persona, tanto più questo principio è rilevante. In caso di inosservanza sono previste multe salate.
Importante: il GDPR vale anche per i locatori privati! La protezione dei dati non fa differenza quanto a chi raccoglie i dati.
Richiedere solo i dati necessari
La situazione giuridica è quindi chiara: nel processo di candidatura e in un’autodichiarazione del locatario, i locatori possono richiedere solo i dati strettamente necessari per la rispettiva fase della locazione. Ciò è disciplinato dall’art. 6, par. 2 GDPR. Di conseguenza, il trattamento dei dati deve essere vincolato a una finalità e deve sussistere un interesse legittimo. Per questo motivo non è limitata soltanto la quantità dei dati richiesti, ma anche il momento della richiesta. In tutte le fasi deve essere adeguatamente rispettato il diritto all’autodeterminazione informativa di chi cerca casa.
I locatori dovrebbero inoltre rispettare i periodi di conservazione dei dati personali. I dettagli relativi ai singoli set di dati sono disciplinati dal GDPR. Inoltre, anche i locatori privati dovrebbero predisporre un’informativa sulla privacy. In essa devono essere indicati, tra l’altro, lo scopo e la durata della richiesta o della conservazione dei dati e, se necessario, devono essere fornite informazioni sulla trasmissione dei dati.
Richiedere i dati passo dopo passo
Per i locatori, questa situazione giuridica significa concretamente: ci sono tre fasi nelle quali, prima della conclusione del contratto di locazione, è possibile chiedere informazioni agli interessati. In ciascun caso, il tipo di dati è limitato a poche informazioni necessarie. Queste fasi sono:
- Prima della visita: i locatori possono chiedere solo "Richiedere i dati per concordare un appuntamento. Si tratta di nome, indirizzo e-mail e/o numero di telefono. Gli interessati non devono rispondere alle domande che vanno oltre questo punto. I locatori, le amministrazioni immobiliari o gli agenti immobiliari rischiano persino sanzioni se non rispettano questa limitazione.
- In caso di interesse dopo la visita: Se, dopo la visita, l'offerta continua a interessare i potenziali inquilini, questi ultimi devono tuttavia fornire, su richiesta, ulteriori informazioni. Tra queste rientrano i dati sulla base dei quali il locatore può decidere a chi assegnare l'appartamento. Nello specifico: numero e nome delle persone che vi si trasferiranno, professione, attestazioni del reddito degli ultimi tre mesi, informazioni sui debiti e sugli animali domestici (cani, gatti e animali simili; sono esclusi i piccoli animali). Inoltre, il locatore è autorizzato a richiedere a un'agenzia di informazioni commerciali informazioni sulla solvibilità degli interessati. A tal fine è tuttavia necessario il consenso. Tutti questi dati possono essere riassunti in un'autodichiarazione dell'inquilino.
- Conclusione del contratto: Se si raggiunge un accordo sulla locazione, il locatore può richiedere ulteriori dati prima della firma del contratto. Tra questi rientrano le coordinate bancarie e, se necessario, una garanzia locativa.
Questo elenco è molto rigoroso, ma corrisponde al Regolamento generale sulla protezione dei dati. Gli interessati non devono fornire ulteriori informazioni. I locatori rischiano persino di dover pagare una sanzione. Di norma, tuttavia, nella seconda fase possono richiedere un'autodichiarazione dell'inquilino per selezionare gli interessati. I contenuti sono però fortemente limitati.
Il principio della minimizzazione dei dati si riferisce da un lato al tipo di dati e dall'altro al momento. Come promemoria vale quanto segue:
I locatori possono richiedere esclusivamente le informazioni assolutamente necessarie per la fase attuale dell'avvio della locazione. Ciò vale anche per l'autodichiarazione dell'inquilino.
Nessun obbligo di presentare un'autodichiarazione
Nel corso della procedura di candidatura, i locatori possono richiedere un'autodichiarazione volontaria dell'inquilino. Tuttavia, gli interessati non sono in linea di principio obbligati a presentarla. Possono rifiutarsi di fornire qualsiasi informazione, comprese quelle relative ai punti qui indicati. Il locatore è però a sua volta autorizzato ad assegnare l'appartamento ad altre persone in caso di autodichiarazione dell'inquilino incompleta o di rifiuto totale.
Importante: soprattutto alle domande sull'attività professionale e sui debiti, gli interessati dovrebberorispondere in modo veritiero. Infatti hanno l’obbligo di collaborare. Nascondere la disoccupazione o un indebitamento eccessivo può persino portare in seguito a una risoluzione senza preavviso del rapporto di locazione. Lo stesso vale per il reddito attuale. Chi fornisce informazioni false deve aspettarsi una disdetta in caso di controversia.
Poiché si tratta di informazioni essenziali, gli interessati dovrebbero, nel proprio interesse, fornire tutte le risposte necessarie alle domande relative ai punti indicati. Ciò facilita l’ottenimento dell’appartamento. Tuttavia, anche l’autodichiarazione volontaria dell’inquilino ha dei limiti contenutistici.
Quali dati non può chiedere il locatore?
Oltre alla limitazione generale delle richieste di informazioni, esistono anche veri e propri tabù. Infatti, vi sono domande le cui risposte i locatori vorrebbero conoscere, ma alle quali gli interessati non sono tenuti a rispondere. Tali domande comprendono, tra gli altri, i seguenti ambiti:
- stato civile,
- cittadinanza (consentita in via eccezionale) o origine etnica,
- appartenenza religiosa,
- preferenze sessuali,
- gravidanza e desiderio di avere figli,
- orientamento politico nonché appartenenza ad associazioni o organizzazioni,
- precedenti penali/certificato dei carichi pendenti,
- hobby e preferenze per il tempo libero (per esempio grigliate, strumenti musicali ecc.)
- abitudini legate al fumo.
Importante: gli interessati possono persino fornire informazioni false o rifiutarsi di rispondere alle domande o nell’autodichiarazione dell’inquilino. In questo caso non sono previste conseguenze giuridiche. Poiché di norma si tratta di richieste effettuate prima della firma di un contratto di locazione, tuttavia i locatori potrebbero semplicemente scegliere altri candidati. In caso di dubbio, occorre valutare attentamente la situazione.
Particolarità: certificato di idoneità abitativa e documento d’identità
Esistono altri due documenti che il locatore può richiedere o visionare nell’ambito delle trattative contrattuali o come parte dell’autodichiarazione dell’inquilino. Da un lato si tratta del certificato di idoneità abitativa (“B-Schein“), dall’altro della carta d’identità o del passaporto. Il locatore può avere un interesse legittimo a entrambi i documenti.
Mettere a disposizione in anticipo il certificato di idoneità abitativa
Il certificato di idoneità abitativa è un documento rilasciato dal Comune. Conferma che gli interessati hanno il diritto di affittare alloggi particolarmente sovvenzionati (alloggi sociali). Il locatore può richiedere questo documento già al primo contatto, ancora prima della visita. Infatti, ha interesse a destinare l’appartamento solo da mostrare alle persone autorizzate.
Consultazione e copia della carta d’identità
Per la carta d’identità o il passaporto valgono regole diverse. Durante una visita il locatore può verificare i dati personali per far entrare nell’abitazione solo le persone invitate. Tuttavia, può soltanto prendere visione dei documenti d’identità.
Nell’ulteriore fase di avvio della stipula del contratto, il locatore può copiare un documento d’identità. A tal fine è tuttavia necessario il consenso del titolare. In sua assenza, può prendere visione del documento e mettere a verbale tale controllo visivo. Non è però consentito annotare il numero del documento d’identità.
Esiste tuttavia un’eccezione a questa regola in caso di acquisto di un immobile. In questo caso, agenti immobiliari e banche possono essere eventualmente obbligati a effettuare una copia (prevenzione del riciclaggio di denaro).
Consigli pratici: autodichiarazione volontaria dell’inquilino
Il regolamento generale sulla protezione dei dati limita notevolmente la raccolta di dati personali nella locazione di abitazioni. Poiché il mercato degli alloggi è molto teso in molte regioni, nella pratica si ricorre spesso a compromessi. Le informazioni fornite volontariamente prima della visita aumentano le possibilità di ottenere l’abitazione.
Tuttavia, se il locatore pretende già in anticipo un’autodichiarazione dell’inquilino, rischia sanzioni pecuniarie considerevoli. Le persone interessate possono rivolgersi senza formalità all’autorità competente per la protezione dei dati (di norma i responsabili regionali della protezione dei dati).
Pertanto, nel corso delle fasi che precedono la firma del contratto, i locatori dovrebbero richiedere sempre e soltanto le informazioni strettamente necessarie. Ciò è possibile – solo dopo la visita – tra l’altro nell’ambito di un’autodichiarazione dell’inquilino.
Le persone in cerca di un’abitazione dovrebbero comunicare i dati necessari. In questo modo preservano la possibilità di ottenere un contratto di locazione per l’immobile dei loro sogni. Tuttavia, non sono tenute a rispondere, né prima di una visita né prima della firma del contratto, a domande che eccedono quanto necessario.