À la recherche d’un nouveau logement, les candidats sont souvent invités à fournir une auto-déclaration du locataire. Les bailleurs demandent alors des données personnelles détaillées et exigent parfois en plus des justificatifs de revenus et d’autres documents. Mais est-ce réellement autorisé ? Que peut contenir une auto-déclaration du locataire et que ne peut-elle pas contenir ? Existe-t-il une différence selon le moment où les données sont demandées ? Les candidats à la location et les bailleurs trouveront les réponses à ces questions et à d’autres dans ce guide.
Le principe de minimisation des données s’applique
Les bailleurs doivent en principe agir avec prudence. En effet, le principe de minimisation des données s’applique. Depuis l’adoption du Règlement général sur la protection des données (RGPD), la collecte de données n’est notamment autorisée que dans des cas exceptionnels justifiés. Cela vaut également pour une auto-déclaration du locataire. Plus les données sont liées à une personne, plus ce principe s’applique. Son non-respect peut entraîner de lourdes amendes.
Important : le RGPD s’applique également aux bailleurs particuliers ! La protection des données ne fait aucune différence quant à l’identité de la personne qui collecte les données.
Ne demander que les données nécessaires
La situation juridique est donc claire : au cours du processus de candidature ainsi que dans une auto-déclaration du locataire, les bailleurs ne peuvent demander que les données strictement nécessaires à l’étape de la location concernée. Cela est réglementé par l’art. 6, al. 2 du RGPD. Le traitement des données doit donc être lié à une finalité et un intérêt légitime doit exister. Pour cette raison, ce n’est pas seulement l’étendue de la collecte des données qui est limitée, mais aussi le moment où elle intervient. À toutes les étapes, le droit à l’autodétermination informationnelle des personnes à la recherche d’un logement doit être dûment pris en compte.
Les bailleurs doivent en outre respecter les durées de conservation des données à caractère personnel. Le RGPD régit les détails relatifs aux différents ensembles de données. Par ailleurs, les bailleurs particuliers devraient également préparer une déclaration de protection des données. Celle-ci doit notamment mentionner la finalité et la durée de la collecte ou de la conservation des données et, le cas échéant, fournir des informations sur leur transmission.
Demander les données étape par étape
Concrètement, cette situation juridique signifie pour les bailleurs qu’il existe trois phases au cours desquelles ils peuvent demander des informations aux candidats à la location avant la conclusion du contrat de bail. Le type de données est à chaque fois limité à quelques informations nécessaires. Ces phases sont les suivantes :
- Avant la visite : les bailleurs ne peuvent demander que Prière de fournir les informations nécessaires à la prise de rendez-vous. Il s’agit du nom, de l’adresse e-mail et/ou du numéro de téléphone. Au-delà de ce point, les personnes intéressées ne sont pas obligées de répondre aux questions. Des sanctions peuvent même être infligées si les bailleurs, les administrateurs de biens ou les agents immobiliers ne respectent pas cette limitation.
- En cas d’intérêt après la visite : Si les demandeurs de logement confirment leur intérêt pour l’offre après la visite, ils doivent toutefois fournir, sur demande, des informations supplémentaires. Il s’agit de données permettant au bailleur de décider de l’attribution du logement. Concrètement, il s’agit du nombre et du nom des personnes qui emménageront, de la profession, des justificatifs de revenus des trois derniers mois, des informations concernant les dettes ainsi que les animaux domestiques (chien, chat et animaux similaires, à l’exception des petits animaux). Le bailleur est en outre autorisé à demander des renseignements sur la solvabilité des personnes intéressées auprès d’une agence de renseignements. Un consentement est toutefois requis à cet effet. Toutes ces données peuvent être regroupées dans une déclaration personnelle du locataire.
- Conclusion du contrat : Si un accord est conclu concernant une relation locative, le bailleur peut demander des données supplémentaires avant la signature du contrat. Il s’agit notamment des coordonnées bancaires et, si nécessaire, d’une garantie locative.
Cette liste est très stricte, mais elle est conforme au règlement général sur la protection des données. Les personnes intéressées ne sont pas tenues de fournir d’autres informations. Les bailleurs risquent même de devoir payer une amende. En règle générale, ils peuvent toutefois demander, dans un deuxième temps, une déclaration personnelle du locataire afin de sélectionner les candidats. Son contenu est cependant fortement limité.
Le principe de minimisation des données concerne, d’une part, la nature des données et, d’autre part, le moment de leur collecte. À retenir :
Les bailleurs ne peuvent demander que les informations strictement nécessaires à l’étape actuelle de la mise en location. Cela s’applique également à la déclaration personnelle du locataire.
Aucune obligation de fournir une déclaration personnelle
Au cours du processus de candidature, les bailleurs peuvent demander une déclaration personnelle facultative au locataire. Les personnes intéressées ne sont toutefois, en principe, pas obligées de la fournir. Elles peuvent refuser de communiquer toutes les informations, y compris celles relatives aux points mentionnés ici. Le bailleur est néanmoins autorisé, de son côté, à attribuer le logement à d’autres personnes en cas de déclaration personnelle incomplète ou de refus total.
Important : En particulier pour les questions concernant l’activité professionnelle et les dettes, les personnes intéressées devraient répondre en toute vérité. Car ils ont une obligation de coopération. Dissimuler une situation de chômage ou un surendettement peut même entraîner ultérieurement une résiliation sans préavis du contrat de location. Il en va de même pour les revenus actuels. Toute personne qui fournit de fausses informations doit s’attendre à une résiliation en cas de litige.
Comme il s’agit de données essentielles, les personnes intéressées devraient, dans leur propre intérêt, répondre à toutes les questions nécessaires concernant les points mentionnés. Cela facilite l’obtention du logement. Toutefois, même l’auto-déclaration volontaire du locataire a des limites quant à son contenu.
Quelles données le bailleur ne peut-il pas demander ?
Outre la restriction générale concernant les demandes d’informations, il existe également de véritables sujets tabous. En effet, certaines questions intéresseraient certes beaucoup les bailleurs, mais les candidats ne sont pas tenus d’y répondre. Ces questions concernent notamment les domaines suivants :
- état civil,
- nationalité (autorisée dans certains cas) ou origine ethnique,
- appartenance religieuse,
- préférences sexuelles,
- grossesse et désir d’enfant,
- orientation politique ainsi que l’appartenance à des associations ou fédérations,
- casier judiciaire/extrait de casier judiciaire,
- loisirs et activités préférées pendant le temps libre (par exemple les barbecues, les instruments de musique, etc.)
- habitudes tabagiques.
Important : les personnes intéressées peuvent même fournir de fausses informations ou refuser de répondre aux questions ou dans une auto-déclaration du locataire. Aucune conséquence juridique ne les menace dans ce cas. Comme il s’agit généralement de demandes effectuées avant la signature d’un contrat de location, les bailleurs pourraient toutefois sans problème choisir d’autres candidats. En cas de doute, il convient de mettre les éléments en balance.
Particularité : certificat d’éligibilité au logement et pièce d’identité
Il existe deux autres documents que le bailleur peut demander ou consulter dans le cadre de la préparation du contrat ou dans le cadre de l’auto-déclaration du locataire. Il s’agit, d’une part, du certificat d’éligibilité au logement (« B-Schein ») et, d’autre part, de la carte d’identité ou d’un passeport. Un bailleur peut avoir un intérêt légitime à consulter ces deux documents.
Fournir à l’avance le certificat d’éligibilité au logement
Le certificat d’éligibilité au logement est un document délivré par la commune. Il confirme que les personnes intéressées sont autorisées à louer un logement bénéficiant de subventions particulières (logements sociaux). Le bailleur peut demander ce document dès le premier contact, avant même la visite. En effet, il a intérêt à ne louer le logement qu’à à montrer aux personnes autorisées.
Consultation et copie de la carte d’identité
Pour la carte d’identité ou le passeport, d’autres règles s’appliquent. Lors d’une visite, le bailleur peut vérifier l’identité afin de ne laisser entrer dans le logement que les personnes invitées. Il ne peut toutefois que consulter les documents d’identité.
Dans le cadre de la poursuite des démarches contractuelles, le bailleur peut copier une pièce d’identité. Le consentement de son titulaire est toutefois nécessaire à cet effet. À défaut, il peut consulter la pièce d’identité et consigner ce contrôle visuel. Il n’est toutefois pas permis de noter le numéro de la pièce d’identité.
Il existe toutefois une exception à cette règle lors de l’achat d’un bien immobilier. Dans ce cas, les agents immobiliers et les banques peuvent être tenus d’en faire une copie (prévention du blanchiment d’argent).
Conseils pratiques : déclaration volontaire du locataire
Le règlement général sur la protection des données limite considérablement la collecte de données à caractère personnel lors de la location de logements. Le marché du logement étant très tendu dans de nombreuses régions, des compromis sont souvent trouvés dans la pratique. Fournir volontairement des informations avant la visite augmente les chances d’obtenir le logement.
Toutefois, si le bailleur exige au préalable une déclaration du locataire, il s’expose à de lourdes amendes. Les personnes concernées peuvent s’adresser très simplement à l’autorité compétente en matière de protection des données (en règle générale, les délégués régionaux à la protection des données).
Les bailleurs ne devraient donc, au cours des étapes précédant la signature du contrat, demander que les informations strictement nécessaires. Cela est possible – seulement après la visite – notamment dans le cadre d’une déclaration du locataire.
Les personnes à la recherche d’un logement devraient communiquer les données nécessaires. Elles préservent ainsi leurs chances de conclure un contrat de location pour le bien immobilier de leurs rêves. Elles ne sont toutefois tenues de répondre ni avant une visite ni avant la signature d’un contrat aux questions allant au-delà de ce qui est nécessaire.