Osoby zainteresowane wynajmem nowego mieszkania często są proszone o złożenie oświadczenia najemcy. Wynajmujący pytają przy tym szczegółowo o dane osobowe, a częściowo żądają dodatkowo zaświadczeń o dochodach i innych dokumentów. Czy jest to właściwie dozwolone? Co może zawierać oświadczenie najemcy, a czego nie? Czy istnieje różnica w zależności od momentu, w którym dane są pozyskiwane? Odpowiedzi na te i inne pytania osoby zainteresowane wynajmem oraz wynajmujący znajdą w tym poradniku.
Obowiązuje zasada minimalizacji danych
Wynajmujący powinni zasadniczo postępować ostrożnie. Obowiązuje bowiem zasada minimalizacji danych. W szczególności od czasu przyjęcia ogólnego rozporządzenia o ochronie danych (RODO) gromadzenie danych jest dozwolone tylko w uzasadnionych wyjątkowych przypadkach. Dotyczy to również oświadczenia najemcy. Im bardziej dane są powiązane z konkretną osobą, tym większe znaczenie ma ta zasada. Jej nieprzestrzeganie może skutkować dotkliwymi karami pieniężnymi.
Ważne: RODO obowiązuje również prywatnych wynajmujących! Ochrona danych nie uzależnia zasad od tego, kto gromadzi dane.
Pozyskiwać wyłącznie dane, które są niezbędne
Sytuacja prawna jest zatem jednoznaczna: wynajmujący mogą w procesie składania wniosku oraz w oświadczeniu najemcy pytać wyłącznie o dane, które są bezwzględnie niezbędne na danym etapie wynajmu. Reguluje to art. 6 ust. 2 RODO. Zgodnie z nim przetwarzanie danych musi być związane z określonym celem i musi istnieć uzasadniony interes. Z tego powodu ograniczony jest nie tylko zakres pozyskiwanych danych, lecz także moment ich pozyskania. Na wszystkich etapach należy odpowiednio uwzględniać prawo osób poszukujących mieszkania do samostanowienia informacyjnego.
Wynajmujący powinni ponadto przestrzegać okresów przechowywania danych osobowych. Szczegółowe zasady dotyczące poszczególnych zbiorów danych określa RODO. Dodatkowo również prywatni wynajmujący powinni przygotować politykę prywatności. Należy w niej podać między innymi cel i czas trwania pozyskiwania lub przechowywania danych, a w razie potrzeby także informacje o przekazywaniu danych.
Pozyskiwać dane krok po kroku
Dla wynajmujących ta sytuacja prawna oznacza konkretnie: istnieją trzy etapy, na których przed zawarciem umowy najmu mogą poprosić osobę zainteresowaną wynajmem o podanie informacji. Rodzaj danych jest przy tym każdorazowo ograniczony do kilku niezbędnych informacji. Etapy te to:
- Przed oględzinami: wynajmujący mogą poprosić jedynie o Prosimy o podanie danych w celu ustalenia terminu. Są to imię i nazwisko, adres e-mail lub/i numer telefonu. Poza tymi informacjami zainteresowani nie muszą odpowiadać na dalsze pytania. Wynajmującym, zarządcom nieruchomości lub pośrednikom grożą nawet kary, jeśli nie przestrzegają tego ograniczenia.
- W przypadku zainteresowania po obejrzeniu mieszkania: Jeśli po obejrzeniu mieszkania osoby poszukujące lokalu nadal są zainteresowane ofertą, muszą jednak na życzenie podać dalsze informacje. Należą do nich dane, na podstawie których wynajmujący może podjąć decyzję o przyznaniu mieszkania. Konkretnie są to: liczba i imiona oraz nazwiska osób wprowadzających się do lokalu, zawód, zaświadczenia o dochodach z ostatnich trzech miesięcy, informacje o zadłużeniu oraz o zwierzętach domowych (psach, kotach i podobnych zwierzętach; z wyjątkiem małych zwierząt). Ponadto wynajmujący ma prawo zwrócić się do wywiadowni gospodarczej o informacje dotyczące zdolności kredytowej zainteresowanych. W tym celu wymagana jest jednak zgoda. Wszystkie te dane można zawrzeć w ankiecie dla najemcy.
- Zawarcie umowy: Jeśli dojdzie do porozumienia w sprawie najmu, wynajmujący może przed podpisaniem umowy zażądać dalszych danych. Należą do nich dane rachunku bankowego oraz, w razie potrzeby, poręczenie najmu.
To zestawienie jest bardzo rygorystyczne, odpowiada jednak ogólnemu rozporządzeniu o ochronie danych. Zainteresowani nie muszą podawać żadnych dalszych informacji. Wynajmujący narażają się nawet na konieczność zapłaty kary. Z reguły mogą jednak w drugim etapie, podczas wyboru zainteresowanych, zażądać ankiety dla najemcy. Jej zakres jest jednak znacznie ograniczony.
Zasada minimalizacji danych odnosi się z jednej strony do rodzaju danych, a z drugiej do momentu ich pozyskania. Jako zasadę do zapamiętania można przyjąć:
Wynajmujący mogą żądać wyłącznie informacji, które są bezwzględnie niezbędne na danym etapie przygotowań do wynajmu. Dotyczy to również ankiety dla najemcy.
Brak obowiązku złożenia ankiety
Wynajmujący mogą w trakcie procesu ubiegania się o mieszkanie zażądać dobrowolnego wypełnienia ankiety dla najemcy. Zainteresowani nie są jednak co do zasady zobowiązani do jej złożenia. Mogą odmówić podania wszystkich informacji, również tych dotyczących wymienionych tu kwestii. Wynajmujący ma jednak prawo przyznać mieszkanie innym osobom w przypadku niekompletnej ankiety dla najemcy lub całkowitej odmowy jej wypełnienia.
Ważne: Szczególnie w przypadku pytań dotyczących zatrudnienia i zadłużenia zainteresowani odpowiadać zgodnie z prawdą. Ponieważ mają obowiązek współdziałania. Ukrywanie bezrobocia lub nadmiernego zadłużenia może później prowadzić nawet do rozwiązania umowy najmu bez zachowania okresu wypowiedzenia. Podobnie jest z aktualnymi dochodami. Osoba podająca nieprawdziwe informacje musi w razie sporu liczyć się z wypowiedzeniem umowy.
Ponieważ dane te są istotnymi informacjami, osoby zainteresowane powinny we własnym interesie udzielić wszystkich wymaganych odpowiedzi na pytania dotyczące wymienionych kwestii. Ułatwia to otrzymanie mieszkania. Jednak również dobrowolna ankieta najemcy ma ograniczenia merytoryczne.
Jakich danych wynajmujący nie może żądać?
Oprócz ogólnego ograniczenia zakresu pytań istnieją również prawdziwe tematy tabu. Są bowiem pytania, na które wynajmujący chętnie poznaliby odpowiedź, ale osoby zainteresowane nie muszą na nie odpowiadać. Takie pytania dotyczą między innymi następujących obszarów:
- stanu cywilnego,
- obywatelstwa (w wyjątkowych przypadkach dozwolone) lub pochodzenia etnicznego,
- przynależności religijnej,
- preferencji seksualnych,
- ciąży i chęci posiadania dzieci,
- orientacji politycznej oraz członkostwa w stowarzyszeniach lub organizacjach,
- wcześniejszych wyroków/skazania w rejestrze karnym,
- hobby i preferencji dotyczących spędzania wolnego czasu (na przykład grillowania, instrumentów muzycznych itp.)
- nawyków związanych z paleniem.
Ważne: osoby zainteresowane mogą nawet podawać nieprawdziwe informacje w odpowiedzi na pytania lub w ankiecie najemcy albo odmówić ich podania. W takim przypadku nie grożą im konsekwencje prawne. Ponieważ z reguły chodzi o pytania zadawane przed podpisaniem umowy najmu, wynajmujący mogą jednak bez problemu zdecydować się na innych kandydatów. W razie wątpliwości należy rozważyć wszystkie okoliczności.
Szczególny przypadek: zaświadczenie o uprawnieniu do zamieszkania i dokument tożsamości
Istnieją dwa kolejne dokumenty, których wynajmujący może zażądać lub które może wglądowo sprawdzić w ramach przygotowania umowy albo jako część ankiety najemcy. Z jednej strony chodzi o zaświadczenie o uprawnieniu do zamieszkania („B-Schein”), z drugiej zaś o dowód osobisty lub paszport. Wynajmujący może mieć uzasadniony interes w odniesieniu do obu dokumentów.
Udostępnienie zaświadczenia o uprawnieniu do zamieszkania z wyprzedzeniem
Zaświadczenie o uprawnieniu do zamieszkania jest dokumentem wydawanym przez gminę. Potwierdza, że osoby zainteresowane są uprawnione do wynajęcia szczególnie dotowanego lokalu mieszkalnego (mieszkania socjalnego). Wynajmujący może zażądać tego dokumentu już przy pierwszym kontakcie, jeszcze przed oglądaniem. Ma bowiem interes w tym, aby mieszkanie tylko w celu okazania uprawnionym osobom.
Wgląd do dowodu osobistego i jego kopiowanie
W przypadku dowodu osobistego lub paszportu obowiązują inne zasady. Wynajmujący może podczas oglądania nieruchomości sprawdzić dane osobowe, aby wpuścić do mieszkania tylko zaproszone osoby. Dokumenty tożsamości może jednak jedynie obejrzeć.
W dalszym procesie przygotowywania umowy wynajmujący może skopiować dokument tożsamości. Wymaga to jednak zgody jego posiadacza. Jeśli jej nie ma, może obejrzeć dokument i odnotować przeprowadzenie takiej kontroli wzrokowej. Nie wolno mu jednak zapisywać numeru dokumentu tożsamości.
Wyjątek od tej zasady stanowi zakup nieruchomości. W takim przypadku pośrednicy i banki mogą być zobowiązani do sporządzenia kopii (zapobieganie praniu pieniędzy).
Wskazówki praktyczne: dobrowolne oświadczenie najemcy
Ogólne rozporządzenie o ochronie danych znacznie ogranicza gromadzenie danych osobowych przy wynajmie mieszkań. Ponieważ rynek mieszkaniowy w wielu regionach jest bardzo napięty, w praktyce często trzeba szukać kompromisów. Dobrowolne informacje przekazane przed oglądaniem zwiększają szanse na wynajęcie mieszkania.
Jeśli jednak wynajmujący z góry wymaga oświadczenia najemcy, grożą mu dotkliwe kary pieniężne. Osoby poszkodowane mogą w tej sprawie w całkowicie nieformalny sposób zwrócić się do właściwego organu ochrony danych (z reguły do krajowych inspektorów ochrony danych).
Wynajmujący powinni zatem na poszczególnych etapach poprzedzających podpisanie umowy wymagać wyłącznie informacji, które są bezwzględnie niezbędne. Jest to możliwe – dopiero po oglądaniu – między innymi w ramach oświadczenia najemcy.
Osoby poszukujące mieszkania powinny przekazać wymagane dane. W ten sposób zachowują szansę na zawarcie umowy najmu wymarzonej nieruchomości. Nie muszą jednak ani przed oglądaniem, ani przed podpisaniem umowy odpowiadać na pytania wykraczające poza niezbędny zakres.