Al buscar una nueva vivienda, a menudo se pide a los interesados que cumplimenten una autodeclaración del arrendatario. En ella, los arrendadores solicitan datos personales detallados y, en algunos casos, también justificantes de ingresos y otros documentos. Pero ¿está realmente permitido? ¿Qué puede contener una autodeclaración del arrendatario y qué no? ¿Existe alguna diferencia según el momento en que se soliciten los datos? Los interesados en alquilar y los arrendadores encontrarán las respuestas a estas y otras preguntas en esta guía.
Se aplica el principio de minimización de datos
En principio, los arrendadores deben actuar con cautela. Esto se debe a que se aplica el principio de minimización de datos. En particular, desde la aprobación del Reglamento General de Protección de Datos (RGPD), la recopilación de datos solo está permitida en excepciones justificadas. Esto también se aplica a una autodeclaración del arrendatario. Cuanto más personales sean los datos, más importancia tiene este principio. Su incumplimiento puede conllevar multas considerables.
Importante: ¡El RGPD también se aplica a los arrendadores particulares! La protección de datos no distingue quién recopila los datos.
Solicitar únicamente los datos necesarios
Por tanto, la situación jurídica es clara: durante el proceso de solicitud y en una autodeclaración del arrendatario, los arrendadores solo pueden solicitar los datos que sean estrictamente necesarios para la fase concreta del alquiler. Así lo establece el art. 6, apdo. 2 del RGPD. Por consiguiente, el tratamiento de datos debe estar vinculado a una finalidad y debe existir un interés legítimo. Por este motivo, no solo está limitado el alcance de los datos solicitados, sino también el momento de la solicitud. En todas las fases debe tenerse debidamente en cuenta el derecho de los solicitantes de vivienda a la autodeterminación informativa.
Los arrendadores también deben respetar los plazos de conservación de los datos personales. El RGPD regula los detalles relativos a los respectivos conjuntos de datos. Además, los arrendadores particulares también deberían preparar una política de privacidad. En ella deben indicarse, entre otros aspectos, la finalidad y la duración de la solicitud o conservación de los datos y, en su caso, incluir información sobre la comunicación de datos.
Solicitar los datos paso a paso
Para los arrendadores, esta situación jurídica significa concretamente que existen tres fases en las que pueden pedir información a los interesados en alquilar antes de formalizar el contrato de arrendamiento. En cada caso, el tipo de datos se limita a unos pocos datos necesarios. Estas fases son:
- Antes de la visita: los arrendadores solo pueden solicitar Solicite los datos para concertar una cita. Estos son el nombre, la dirección de correo electrónico o/y el número de teléfono. Más allá de este punto, los interesados no tienen que responder preguntas. Incluso pueden imponerse sanciones si los arrendadores, las administraciones de fincas o los agentes inmobiliarios no respetan esta limitación.
- Si hay interés después de la visita: Sin embargo, si después de la visita se comunica a los solicitantes de vivienda que la oferta sigue en pie, estos deben proporcionar, si se les solicita, información adicional. Entre ella se incluyen datos mediante los cuales el arrendador puede decidir sobre la adjudicación de la vivienda. Concretamente, se trata de: número y nombre de las personas que se mudarán, profesión, justificantes de ingresos de los últimos tres meses, información sobre deudas y sobre mascotas (perros, gatos y animales similares; se excluyen los animales pequeños). Además, el arrendador está autorizado a solicitar información sobre la solvencia de los interesados a una agencia de información crediticia. No obstante, para ello se requiere consentimiento. Todos estos datos pueden resumirse en una declaración personal del inquilino.
- Celebración del contrato: Si se llega a un acuerdo sobre una relación de arrendamiento, el arrendador puede solicitar datos adicionales antes de firmar el contrato. Entre ellos se incluyen los datos bancarios y, si es necesario, un aval de alquiler.
Esta lista es muy estricta, pero se ajusta al Reglamento General de Protección de Datos. Los interesados no tienen que proporcionar ninguna otra información. Los arrendadores incluso corren el riesgo de tener que pagar una multa. Por regla general, sin embargo, en el segundo paso pueden solicitar una declaración personal del inquilino para seleccionar a los interesados. No obstante, su contenido está muy limitado.
El principio de minimización de datos se refiere, por un lado, al tipo de datos y, por otro, al momento. Como regla mnemotécnica se aplica lo siguiente:
Los arrendadores solo pueden exigir la información que sea indispensable para el paso actual de preparación del arrendamiento. Esto también se aplica a la declaración personal del inquilino.
No existe obligación de presentar una declaración personal
Los arrendadores pueden solicitar, durante el proceso de solicitud, una declaración personal voluntaria del inquilino. Sin embargo, los interesados, por regla general, no están obligados a presentarla. Pueden negarse a proporcionar cualquier información, incluida la relativa a los puntos mencionados aquí. No obstante, el arrendador tiene derecho, por su parte, a adjudicar la vivienda a otras personas si la declaración personal del inquilino está incompleta o si este se niega por completo a facilitarla.
Importante: Especialmente en el caso de preguntas sobre la actividad profesional y las deudas, los interesados deberían responder con veracidad. Pues tienen la obligación de colaborar. Ocultar el desempleo o un sobreendeudamiento puede incluso dar lugar posteriormente a una rescisión inmediata del contrato de arrendamiento. Algo similar se aplica a los ingresos actuales. Quien proporcione datos falsos debe contar con una rescisión en caso de litigio.
Dado que se trata de datos esenciales, los interesados deberían, en su propio interés, responder a todas las preguntas necesarias sobre los puntos mencionados. Esto facilita obtener la vivienda. Sin embargo, incluso la declaración voluntaria del inquilino tiene límites en cuanto a su contenido.
¿Qué datos no puede solicitar el arrendador?
Además de la limitación general de las consultas, también existen verdaderos tabúes. Pues hay preguntas cuyas respuestas a los arrendadores les gustaría conocer, pero que los interesados no tienen que responder. Entre otras, estas preguntas abarcan los siguientes ámbitos:
- estado civil,
- nacionalidad (permitida en casos excepcionales) u origen étnico,
- confesión religiosa,
- preferencias sexuales,
- embarazo y deseo de tener hijos,
- orientación política, así como pertenencia a clubes o asociaciones,
- antecedentes penales/certificado de antecedentes,
- aficiones y preferencias de tiempo libre (por ejemplo, hacer barbacoas, instrumentos musicales, etc.)
- hábitos de fumar.
Importante: los interesados pueden incluso proporcionar datos falsos o negarse a responder preguntas o a facilitar información en una declaración del inquilino. En este caso no habrá consecuencias legales. Sin embargo, dado que normalmente se trata de consultas previas a la firma de un contrato de arrendamiento, los arrendadores podrían decidir sin problemas optar por otros candidatos. En caso de duda, conviene sopesar la situación.
Particularidad: certificado de derecho a la vivienda y documento de identidad
Hay otros dos documentos que el arrendador puede solicitar o consultar en el marco de la preparación del contrato o como parte de la declaración del inquilino. Por un lado, se trata del certificado de derecho a la vivienda (“certificado B”); por otro, del documento nacional de identidad o un pasaporte. Un arrendador puede tener un interés legítimo en ambos documentos.
Facilitar previamente el certificado de derecho a la vivienda
El certificado de derecho a la vivienda es un documento expedido por el municipio. Confirma que los interesados tienen derecho a alquilar viviendas especialmente subvencionadas (viviendas sociales). El arrendador puede solicitar este documento ya en el primer contacto, incluso antes de la visita. Pues tiene interés en alquilar la vivienda únicamente mostrar a las personas autorizadas.
Consulta y copia del documento de identidad
En el caso del documento de identidad o pasaporte se aplican otras reglas. Durante una visita, el arrendador puede comprobar los datos personales para permitir el acceso a la vivienda únicamente a las personas invitadas. Sin embargo, solo puede examinar los documentos de identidad.
En el proceso posterior de preparación del contrato, el arrendador puede copiar un documento de identidad. Para ello, no obstante, se requiere el consentimiento del titular. Si este falta, puede examinar el documento de identidad y dejar constancia de este control visual. Sin embargo, no está permitido anotar el número del documento de identidad.
No obstante, existe una excepción a esta regla en la compraventa de inmuebles. En este caso, los agentes inmobiliarios y los bancos pueden estar obligados a realizar una copia (prevención del blanqueo de capitales).
Consejos prácticos: declaración voluntaria del arrendatario
El Reglamento General de Protección de Datos limita considerablemente la recopilación de datos personales al alquilar viviendas. Dado que el mercado de la vivienda está muy tensionado en muchas regiones, en la práctica suelen encontrarse compromisos. Facilitar voluntariamente información antes de la visita aumenta las posibilidades de conseguir la vivienda.
Sin embargo, si el arrendador exige de antemano una declaración del arrendatario, se expone a multas considerables. Las personas afectadas pueden dirigirse de manera informal a la autoridad de protección de datos competente (por regla general, los responsables regionales de protección de datos).
Por ello, durante los pasos previos a la firma del contrato, los arrendadores solo deberían solicitar los datos que sean estrictamente necesarios. Esto es posible —solo después de la visita—, entre otras cosas, en el marco de una declaración del arrendatario.
Las personas que buscan vivienda deberían comunicar los datos necesarios. De este modo, preservan sus posibilidades de obtener un contrato de arrendamiento para la vivienda de sus sueños. Sin embargo, no tienen que responder, ni antes de una visita ni antes de la firma del contrato, a preguntas que excedan lo necesario.