Під час пошуку нової квартири зацікавлених осіб часто просять заповнити анкету орендаря. При цьому орендодавці детально запитують персональні дані, а іноді додатково вимагають підтвердження доходів та інші документи. Але чи дозволено це взагалі? Що може містити анкета орендаря, а чого — ні? Чи існує різниця залежно від того, коли запитуються дані? Відповіді на ці та інші запитання потенційні орендарі й орендодавці знайдуть у цьому посібнику.
Діє принцип мінімізації даних
Орендодавці загалом повинні діяти обережно. Адже діє вимога мінімізації даних. Особливо після ухвалення Загального регламенту про захист даних (GDPR) збір даних дозволений лише у виправданих виняткових випадках. Це стосується й анкети орендаря. Чим більш персональними є дані, тим більшою мірою діє цей принцип. За його недотримання загрожують значні штрафи.
Важливо: GDPR також поширюється на приватних орендодавців! Законодавство про захист даних не робить різниці, хто збирає дані.
Запитувати лише необхідні дані
Отже, правова ситуація однозначна: у процесі відбору та в анкеті орендаря орендодавці можуть запитувати лише ті дані, які є абсолютно необхідними для відповідного етапу оренди. Це регулює ст. 6 абз. 2 GDPR. Відповідно, обробка даних має бути цільовою, а також має існувати законний інтерес. Тому обмежується не лише обсяг запитуваних даних, а й момент їх запитування. На всіх етапах необхідно належним чином враховувати право шукачів житла на інформаційне самовизначення.
Орендодавці також повинні дотримуватися строків зберігання персональних даних. Деталі щодо відповідних наборів даних регулює GDPR. Крім того, приватним орендодавцям також варто підготувати декларацію про захист даних. У ній, зокрема, слід зазначити мету й тривалість запитування або зберігання даних, а за потреби — надати інформацію про їх передачу.
Запитувати дані крок за кроком
Для орендодавців ця правова ситуація конкретно означає: існує три етапи, на яких до укладення договору оренди можна попросити потенційного орендаря надати інформацію. При цьому вид даних кожного разу обмежений кількома необхідними відомостями. Ці етапи такі:
- До огляду квартири: орендодавці можуть попросити лише про Просять надати дані для узгодження зустрічі. Це ім’я, адреса електронної пошти та/або номер телефону. На запитання, що виходять за межі цього пункту, зацікавлені особи не зобов’язані відповідати. Ба більше, орендодавцям або адміністраціям будинків чи агентам загрожують штрафи, якщо вони не дотримуються цього обмеження.
- У разі зацікавленості після огляду: якщо після огляду вони й надалі пропонують житло шукачам, ті, однак, на вимогу повинні надати додаткові відомості. До них належать дані, на підставі яких орендодавець може ухвалити рішення щодо надання житла. А саме: кількість імена осіб, які заселятимуться, професія, підтвердження доходів за останні три місяці, відомості про борги, а також про домашніх тварин (собак, котів та подібних тварин; дрібні тварини є винятком). Крім того, орендодавець має право запитати в бюро кредитних історій інформацію про кредитоспроможність зацікавлених осіб. Однак для цього потрібна згода. Усі ці дані можна узагальнити в анкеті орендаря.
- Укладення договору: якщо досягнуто згоди щодо орендних відносин, орендодавець може вимагати додаткові дані до підписання договору. До них належать банківські реквізити, а за потреби — гарантія орендної плати.
Цей перелік є дуже суворим, однак відповідає Загальному регламенту про захист даних. Усі інші відомості зацікавлені особи не зобов’язані надавати. Орендодавці навіть ризикують бути змушеними сплатити штраф. Зазвичай, однак, на другому етапі для вибору зацікавлених осіб вони можуть вимагати заповнену анкету орендаря. Проте її зміст суттєво обмежений.
Принцип мінімізації даних стосується, з одного боку, виду даних, а з іншого — моменту їх запитування. Запам’ятайте:
Орендодавці можуть вимагати лише ті відомості, які є абсолютно необхідними для поточного етапу підготовки до оренди. Це також стосується анкети орендаря.
Немає обов’язку подавати анкету про себе
У процесі подання заявки орендодавці можуть вимагати добровільно заповнену анкету орендаря. Однак зацікавлені особи, як правило, не зобов’язані її подавати. Вони можуть відмовитися надати будь-які відомості, зокрема й щодо зазначених тут пунктів. Водночас орендодавець має право, якщо анкета орендаря заповнена неповністю або від неї повністю відмовилися, надати житло іншим особам.
Важливо: особливо щодо запитань про працевлаштування та борги зацікавленим особам слід відповідати правдиво. Адже вони зобов’язані співпрацювати. Якщо вони приховують безробіття або надмірну заборгованість, це згодом може навіть призвести до розірвання договору оренди без дотримання строку попередження. Те саме стосується актуального доходу. Той, хто надає неправдиві відомості, у разі спору має рахуватися з розірванням договору.
Оскільки ці дані є суттєвими відомостями, зацікавленим особам у власних інтересах слід надати всі необхідні відповіді на запитання щодо зазначених пунктів. Це полегшує отримання житла. Однак навіть добровільна анкета орендаря має змістові межі.
Які дані орендодавець не має права запитувати?
Окрім загального обмеження щодо запитів, існують також справжні табу. Адже є запитання, відповіді на які орендодавці охоче знали б, але зацікавлені особи не зобов’язані на них відповідати. Такі запитання, зокрема, стосуються таких сфер:
- сімейний стан,
- громадянство (у виняткових випадках дозволено) або етнічне походження,
- релігійна приналежність,
- сексуальні вподобання,
- вагітність і бажання мати дітей,
- політична орієнтація, а також членство в клубах або об’єднаннях,
- судимості/довідка про несудимість,
- хобі та уподобання у вільний час (наприклад, барбекю, музичні інструменти тощо)
- звички щодо куріння.
Важливо: зацікавлені особи можуть навіть надавати неправдиві відомості у відповідь на запитання або в анкеті орендаря чи відмовитися їх надати. У цьому випадку юридичні наслідки не загрожують. Оскільки зазвичай йдеться про запити до підписання договору оренди, орендодавці, однак, без проблем можуть обрати інших кандидатів. У разі сумнівів це питання слід зважити.
Особливість: довідка про право на житло та документ, що посвідчує особу
Існують ще два документи, які орендодавець може вимагати або переглядати в межах підготовки договору чи як частину анкети орендаря. По-перше, йдеться про довідку про право на житло («B-Schein»), а по-друге — про посвідчення особи або паспорт. Щодо обох документів орендодавець може мати законний інтерес.
Заздалегідь надати довідку про право на житло
Довідка про право на житло — це документ, виданий муніципалітетом. Він підтверджує, що зацікавлені особи мають право орендувати житло, що особливо субсидується (соціальне житло). Орендодавець може вимагати цей документ уже під час першого контакту, ще до перегляду. Адже він зацікавлений у тому, щоб житло лише показувати уповноваженим особам.
Перегляд і копіювання посвідчення особи
Щодо посвідчення особи або паспорта діють інші правила. Під час перегляду житла орендодавець має право перевірити персональні дані, щоб допускати до квартири лише запрошених осіб. Водночас він може лише переглянути документи, що посвідчують особу.
На подальшому етапі укладення договору орендодавець може зробити копію посвідчення особи. Однак для цього потрібна згода його власника. Якщо такої згоди немає, він може переглянути посвідчення особи та зафіксувати факт цієї візуальної перевірки. При цьому записувати номер посвідчення особи заборонено.
Виняток із цього правила існує під час купівлі нерухомості. У такому разі брокери та банки за певних обставин зобов’язані зробити копію (запобігання відмиванню коштів).
Практичні поради: добровільна інформація про орендаря
Загальний регламент захисту даних суттєво обмежує збір персональних даних під час здавання квартир в оренду. Оскільки на ринку житла в багатьох регіонах спостерігається значний дефіцит, на практиці часто доводиться шукати компроміси. Добровільне надання інформації до перегляду підвищує шанси отримати квартиру.
Однак якщо орендодавець заздалегідь наполягає на наданні інформації про орендаря, йому загрожують значні штрафи. Постраждалі можуть без будь-яких формальностей звернутися до відповідного органу захисту даних (як правило, до уповноважених із захисту даних федеральних земель).
Тому до підписання договору орендодавці повинні на кожному етапі вимагати лише ті відомості, які є безумовно необхідними. Це, зокрема, можливо після перегляду житла в рамках надання інформації про орендаря.
Особи, які шукають житло, повинні повідомити необхідні дані. Так вони зберігають свої шанси укласти договір оренди бажаної нерухомості. Однак вони не зобов’язані ані до перегляду житла, ані до підписання договору відповідати на запитання, що виходять за межі необхідного.