عند البحث عن شقة جديدة، يُطلب من المهتمين غالبًا تقديم استبيان ذاتي للمستأجر. وفي هذه الحالة، يستفسر المؤجرون بالتفصيل عن البيانات الشخصية، ويطلبون أحيانًا بالإضافة إلى ذلك إثباتات الدخل ووثائق أخرى. لكن هل هذا مسموح به أصلًا؟ ما الذي يجوز أن يتضمنه الاستبيان الذاتي للمستأجر وما الذي لا يجوز؟ وهل يختلف الأمر بحسب توقيت طلب البيانات؟ يجد المهتمون بالإيجار والمؤجرون إجابات عن هذه الأسئلة وغيرها في هذا الدليل.
يسري مبدأ تقليل البيانات
ينبغي للمؤجرين أن يتصرفوا بحذر من حيث المبدأ، إذ يسري مبدأ تقليل البيانات. ولا سيما منذ إقرار اللائحة العامة لحماية البيانات (DSGVO)، لا يُسمح بجمع البيانات إلا في حالات استثنائية مبررة. وينطبق ذلك أيضًا على الاستبيان الذاتي للمستأجر. وكلما كانت البيانات مرتبطة بشخص معين، ازدادت أهمية هذا المبدأ. وقد يؤدي عدم الالتزام إلى غرامات مالية باهظة.
مهم: تسري اللائحة العامة لحماية البيانات أيضًا على المؤجرين من القطاع الخاص! ولا تميز حماية البيانات بين الجهات التي تجمع البيانات.
طلب البيانات الضرورية فقط
لذلك فإن الوضع القانوني واضح: لا يجوز للمؤجرين، أثناء عملية التقديم وكذلك في الاستبيان الذاتي للمستأجر، طلب سوى البيانات الضرورية حتمًا لخطوة التأجير المعنية. وتنظم ذلك المادة 6 الفقرة 2 من اللائحة العامة لحماية البيانات. وبموجبها، يجب أن تكون معالجة البيانات مرتبطة بغرض محدد وأن توجد مصلحة مشروعة. ولهذا السبب لا يقتصر تقييد طلب البيانات على نطاقه فحسب، بل يشمل أيضًا توقيته. وفي جميع المراحل، يجب مراعاة حق الباحثين عن سكن في تقرير مصيرهم المعلوماتي على نحو مناسب.
كما ينبغي للمؤجرين مراعاة فترات الاحتفاظ بالبيانات الشخصية. وتنظم اللائحة العامة لحماية البيانات تفاصيل مجموعات البيانات المعنية. بالإضافة إلى ذلك، ينبغي للمؤجرين من القطاع الخاص أيضًا إعداد بيان بشأن حماية البيانات. ويجب أن يذكر هذا البيان، من بين أمور أخرى، غرض ومدة طلب البيانات أو تخزينها، وكذلك، عند الاقتضاء، معلومات عن نقل البيانات.
طلب البيانات خطوة بخطوة
تعني هذه الحالة القانونية للمؤجرين بشكل ملموس ما يلي: توجد ثلاث مراحل يجوز لهم فيها مطالبة المهتمين بالإيجار بتقديم بيانات قبل إبرام عقد الإيجار. ويقتصر نوع البيانات في كل مرة على عدد قليل من البيانات الضرورية. وهذه المراحل هي:
- قبل المعاينة: لا يجوز للمؤجرين سوى طلب يُرجى تقديم البيانات اللازمة لتحديد الموعد. وهي الاسم، وعنوان البريد الإلكتروني و/أو رقم الهاتف. ولا يتعين على المهتمين الإجابة عن أسئلة تتجاوز هذه النقطة. بل قد تُفرض عقوبات إذا لم يلتزم المؤجرون أو إدارات العقارات أو الوسطاء بهذا القيد.
- في حال الاهتمام بعد المعاينة: إذا واصل المؤجرون عرض الشقة على الباحثين عن سكن بعد المعاينة، فعليهم، عند الطلب، تقديم بيانات إضافية. وتشمل هذه البيانات معلومات تمكّن المؤجر من اتخاذ قرار بشأن تأجير الشقة. وتحديدًا: عدد الأشخاص الذين سينتقلون للسكن وأسماؤهم، والمهنة، وإثباتات الدخل للأشهر الثلاثة الأخيرة، وبيانات عن الديون، وكذلك عن الحيوانات الأليفة (الكلاب والقطط والحيوانات المماثلة، باستثناء الحيوانات الصغيرة). ويحق للمؤجر أيضًا طلب معلومات عن الجدارة الائتمانية للمهتمين من وكالة استعلام ائتماني. إلا أن ذلك يتطلب موافقة. ويمكن تلخيص جميع هذه البيانات في إقرار ذاتي للمستأجر.
- إبرام العقد: إذا تم التوصل إلى اتفاق بشأن علاقة إيجارية، يجوز للمؤجر طلب بيانات إضافية قبل توقيع العقد. وتشمل هذه البيانات التفاصيل المصرفية، وضمان الإيجار عند الحاجة.
هذه القائمة صارمة جدًا، لكنها تتوافق مع اللائحة العامة لحماية البيانات. ولا يتعين على المهتمين تقديم أي بيانات إضافية. بل يواجه المؤجرون خطر الاضطرار إلى دفع غرامة. ومع ذلك، يُسمح لهم عادةً في الخطوة الثانية بطلب إقرار ذاتي للمستأجر لاختيار المهتمين. إلا أن محتواه محدود للغاية.
يستند مبدأ تقليل البيانات من ناحية إلى نوع البيانات، ومن ناحية أخرى إلى التوقيت. والقاعدة التذكيرية هي:
لا يجوز للمؤجرين طلب سوى البيانات الضرورية حتمًا للخطوة الحالية من إجراءات بدء التأجير. وينطبق ذلك أيضًا على الإقرار الذاتي للمستأجر.
لا يوجد التزام بتقديم إقرار ذاتي
يمكن للمؤجرين خلال عملية التقديم طلب إقرار ذاتي طوعي من المستأجر. إلا أن المهتمين غير ملزمين grundsätzlich بتقديمه. ويمكنهم رفض تقديم جميع البيانات، بما في ذلك البيانات المتعلقة بالنقاط المذكورة هنا. غير أن المؤجر يحق له من جانبه، في حال كان الإقرار الذاتي للمستأجر غير مكتمل أو في حال الرفض الكامل، تأجير الشقة لأشخاص آخرين.
مهم: لا سيما عند السؤال عن العمل والديون، ينبغي للمهتمين أن الإجابة بصدق. إذ إن عليهم واجب التعاون. وإذا أخفوا البطالة أو الإفراط في الديون، فقد يؤدي ذلك لاحقًا حتى إلى إنهاء عقد الإيجار دون مهلة. وينطبق الأمر نفسه على الدخل الحالي. ومن يدلي ببيانات خاطئة، فعليه في حال النزاع أن يتوقع إنهاء العقد.
وبما أن البيانات تتعلق بمعلومات جوهرية، ينبغي للمهتمين، لمصلحتهم الخاصة، تقديم جميع الإجابات المطلوبة عن الأسئلة المتعلقة بالنقاط المذكورة. فهذا يسهل الحصول على المسكن. ومع ذلك، فإن الإفصاح الطوعي عن معلومات المستأجر له أيضًا حدود من حيث المحتوى.
ما البيانات التي لا يجوز للمؤجر الاستفسار عنها؟
إلى جانب التقييد العام للاستفسارات، توجد أيضًا محظورات فعلية. فهناك أسئلة يود المؤجرون معرفة إجاباتها، لكن لا يتعين على المهتمين الإجابة عنها. وتشمل هذه الأسئلة، من بين أمور أخرى، المجالات التالية:
- الحالة الاجتماعية،
- الجنسية (مسموح بها في حالات استثنائية) أو الأصل العرقي،
- الانتماء الديني،
- التفضيلات الجنسية،
- الحمل والرغبة في الإنجاب،
- التوجه السياسي وكذلك العضوية في النوادي أو الجمعيات،
- السوابق الجنائية/شهادة حسن السيرة والسلوك،
- الهوايات وتفضيلات أوقات الفراغ (مثل الشواء، والآلات الموسيقية، وما إلى ذلك)
- عادات التدخين.
مهم: يجوز للمهتمين، عند طرح الأسئلة أو في الإفصاح الذاتي للمستأجر، حتى تقديم بيانات خاطئة أو رفض تقديم البيانات. ولا تترتب على ذلك عواقب قانونية. وبما أن الأمر يتعلق عادةً باستفسارات تسبق توقيع عقد الإيجار، يمكن للمؤجرين مع ذلك اختيار مرشحين آخرين بسهولة. وهنا ينبغي الموازنة عند الشك.
خصوصية: شهادة استحقاق السكن وبطاقة الهوية
هناك وثيقتان إضافيتان يجوز للمؤجر طلبهما أو الاطلاع عليهما في إطار التمهيد لإبرام العقد أو كجزء من الإفصاح الذاتي للمستأجر. تتعلق إحداهما بشهادة استحقاق السكن (“B-Schein“)، والأخرى ببطاقة الهوية الشخصية أو جواز السفر. وقد تكون للمؤجر مصلحة مشروعة في كلتا الوثيقتين.
توفير شهادة استحقاق السكن مسبقًا
شهادة استحقاق السكن هي وثيقة صادرة عن البلدية. وتؤكد أن المهتمين يحق لهم استئجار مساكن مدعومة بشكل خاص (المساكن الاجتماعية). ويجوز للمؤجر طلب هذه الوثيقة بالفعل عند أول تواصل، وقبل المعاينة. إذ إن لديه مصلحة في أن يقتصر المسكن فقط لعرضها على الأشخاص المخولين.
الاطلاع على بطاقة الهوية ونسخها
تنطبق قواعد أخرى على بطاقة الهوية أو جواز السفر. يجوز للمؤجر عند المعاينة التحقق من بيانات الهوية للسماح فقط للأشخاص المدعوين بدخول الشقة. ومع ذلك، لا يجوز له سوى الاطلاع على وثائق الهوية.
في المرحلة اللاحقة من التمهيد لإبرام العقد، يجوز للمؤجر نسخ وثيقة الهوية. إلا أن ذلك يتطلب موافقة حاملها. وفي حال عدم توفرها، يجوز له الاطلاع على الوثيقة وتوثيق عملية التحقق البصري منها. غير أنه لا يجوز له تدوين رقم الوثيقة.
لكن يوجد استثناء لهذه القاعدة عند شراء العقار. إذ قد يكون الوسطاء والبنوك ملزمين بإعداد نسخة (للوقاية من غسل الأموال).
نصائح عملية: الإفصاح الطوعي للمستأجر عن بياناته
تفرض اللائحة العامة لحماية البيانات قيودًا كبيرة على جمع البيانات الشخصية عند تأجير الشقق. ونظرًا إلى أن سوق الإسكان متوتر جدًا في كثير من المناطق، غالبًا ما يتم التوصل عمليًا إلى حلول وسط. وتزيد البيانات الطوعية المقدمة قبل المعاينة من فرص الحصول على الشقة.
لكن إذا أصر المؤجر مسبقًا على تقديم المستأجر إفصاحًا عن بياناته، فقد يتعرض لغرامات مالية باهظة. ويمكن للمتضررين التواصل مع جهة حماية البيانات المختصة بصورة غير رسمية تمامًا (وعادةً ما تكون مفوضي حماية البيانات في الولاية).
لذلك ينبغي للمؤجرين، خلال الخطوات السابقة لتوقيع العقد، ألا يطلبوا إلا البيانات الضرورية حتمًا. وهذا ممكن — فقط بعد المعاينة — من بين أمور أخرى في إطار إفصاح المستأجر عن بياناته.
ينبغي للراغبين في السكن الإفصاح عن البيانات المطلوبة. وبهذا يحافظون على فرصتهم في إبرام عقد إيجار لعقار أحلامهم. ومع ذلك، لا يتعين عليهم الإجابة، لا قبل المعاينة ولا قبل توقيع العقد، عن أسئلة تتجاوز القدر الضروري.