В поисках новой квартиры заинтересованным лицам часто предлагают предоставить самостоятельную информацию арендатора. При этом арендодатели подробно запрашивают персональные данные, а иногда дополнительно требуют подтверждения доходов и другие документы. Но разрешено ли это вообще? Что может содержать самостоятельная информация арендатора, а чего в ней быть не должно? Отличается ли порядок запроса данных в зависимости от времени? Ответы на эти и другие вопросы арендаторы и арендодатели найдут в этом руководстве.
Действует принцип минимизации данных
Арендодателям следует действовать осторожно. Ведь действует требование минимизации данных. В частности, после принятия Общего регламента по защите данных (DSGVO) сбор данных допускается только в обоснованных исключительных случаях. Это относится и к самостоятельной информации арендатора. Чем более персональными являются данные, тем важнее этот принцип. За несоблюдение могут грозить значительные штрафы.
Важно: DSGVO действует и в отношении частных арендодателей! Закон о защите данных не делает различий в зависимости от того, кто собирает данные.
Запрашивать только необходимые данные
Поэтому правовая ситуация однозначна: в процессе рассмотрения заявки, а также в самостоятельной информации арендатора арендодатели могут запрашивать только те данные, которые абсолютно необходимы для соответствующего этапа сдачи в аренду. Это регулируется ст. 6 абз. 2 DSGVO. Согласно этой норме обработка данных должна иметь конкретную цель, а также должен существовать законный интерес. Поэтому ограничены не только объём запрашиваемых данных, но и время их запроса. На всех этапах необходимо надлежащим образом учитывать право лиц, ищущих жильё, на информационное самоопределение.
Арендодателям также следует учитывать сроки хранения персональных данных. Подробности относительно соответствующих наборов данных регулирует DSGVO. Кроме того, частным арендодателям также следует подготовить заявление о защите данных. В нём, среди прочего, необходимо указать цель и срок запроса или хранения данных, а при необходимости — предоставить сведения о передаче данных.
Запрашивать данные поэтапно
Для арендодателей эта правовая ситуация означает следующее: существует три этапа, на которых до заключения договора аренды вы можете попросить заинтересованного арендатора предоставить сведения. При этом вид данных каждый раз ограничен несколькими необходимыми сведениями. Эти этапы следующие:
- До осмотра: арендодатели могут только попросить о Просьба сообщить данные для согласования встречи. Это имя, адрес электронной почты и/или номер телефона. На вопросы, выходящие за рамки этого пункта, заинтересованные лица отвечать не обязаны. Более того, арендодателям, управляющим компаниям и/или маклерам грозят штрафы, если они не соблюдают это ограничение.
- При заинтересованности после осмотра: Если после осмотра они по-прежнему предлагают жильё соискателям, те, однако, по запросу должны предоставить дополнительные сведения. К ним относятся данные, на основании которых арендодатель может принять решение о предоставлении жилья. В частности, это: количество и имена въезжающих лиц, профессия, подтверждения доходов за последние три месяца, сведения о задолженностях, а также о домашних животных (собаках, кошках и подобных животных; мелкие животные не учитываются). Кроме того, арендодатель вправе запросить в кредитном бюро информацию о платёжеспособности заинтересованных лиц. Однако для этого требуется согласие. Все эти данные можно объединить в анкете самооценки арендатора.
- Заключение договора: Если достигнуто соглашение об аренде, арендодатель до подписания договора может запросить дополнительные данные. К ним относятся банковские реквизиты и, при необходимости, поручительство по арендной плате.
Этот перечень очень строг, однако он соответствует Общему регламенту по защите данных. Все остальные сведения заинтересованные лица предоставлять не обязаны. Арендодатели даже рискуют быть вынуждены уплатить штраф. Как правило, однако, на втором этапе для выбора заинтересованных лиц они могут запросить анкету самооценки арендатора. Однако её содержание существенно ограничено.
Принцип минимизации данных относится, с одной стороны, к виду данных, а с другой — к моменту их запроса. Запомнить можно так:
Арендодатели могут требовать только те сведения, которые абсолютно необходимы на текущем этапе подготовки аренды. Это также относится к анкете самооценки арендатора.
Отсутствие обязанности предоставлять анкету самооценки
В ходе процесса подачи заявки арендодатели могут запросить добровольное заполнение анкеты самооценки арендатора. Однако заинтересованные лица в принципе не обязаны её предоставлять. Они могут отказаться от предоставления любых сведений, в том числе касающихся указанных здесь пунктов. Вместе с тем арендодатель вправе предоставить жильё другим лицам, если анкета самооценки арендатора заполнена не полностью или от её предоставления полностью отказались.
Важно: особенно на вопросы о трудовой занятости и задолженностях заинтересованным лицам следует отвечать правдиво. Ведь они обязаны содействовать. Если они скрывают безработицу или чрезмерную задолженность, это впоследствии может даже привести к расторжению договора аренды без соблюдения срока уведомления. То же самое относится к текущему доходу. Тот, кто предоставляет ложные сведения, в случае спора должен рассчитывать на расторжение договора.
Поскольку речь идет о существенных данных, заинтересованным лицам в собственных интересах следует дать все необходимые ответы на вопросы по указанным пунктам. Это облегчает получение квартиры. Однако и добровольная анкета арендатора имеет содержательные ограничения.
Какие данные арендодатель не вправе запрашивать?
Помимо общего ограничения на запросы, существуют и настоящие табу. Ведь есть вопросы, ответы на которые арендодатель хотел бы знать, но заинтересованные лица не обязаны на них отвечать. К таким вопросам относятся, в частности, следующие сферы:
- семейное положение,
- гражданство (в исключительных случаях разрешено) или этническое происхождение,
- религиозная принадлежность,
- сексуальные предпочтения,
- беременность и желание иметь детей,
- политические взгляды, а также членство в объединениях или организациях,
- судимости/справка о несудимости,
- хобби и предпочтения в свободное время (например, барбекю, музыкальные инструменты и т. д.)
- привычки, связанные с курением.
Важно: при ответах на вопросы или заполнении анкеты арендатора заинтересованные лица могут даже предоставлять ложные сведения либо отказываться их предоставлять. В этом случае юридические последствия не наступают. Однако поскольку обычно речь идет о запросах до подписания договора аренды, арендодатели могут без проблем выбрать других кандидатов. В случае сомнений здесь следует взвесить все обстоятельства.
Особенность: справка о праве на социальное жилье и удостоверение личности
Есть еще два документа, которые арендодатель вправе запросить или проверить в рамках подготовки договора либо как часть анкеты арендатора. С одной стороны, речь идет о справке о праве на социальное жилье («B-Schein»), с другой — об удостоверении личности или паспорте. В отношении обоих документов у арендодателя может быть законный интерес.
Предварительно предоставить справку о праве на социальное жилье
Справка о праве на социальное жилье — это документ, выдаваемый муниципалитетом. Она подтверждает, что заинтересованные лица имеют право арендовать специально субсидируемое жилье (социальные квартиры). Арендодатель может запросить этот документ уже при первом обращении, еще до просмотра квартиры. Ведь он заинтересован в том, чтобы сдавать квартиру только показать уполномоченным лицам.
Просмотр и копирование удостоверения личности
В отношении удостоверения личности или паспорта действуют другие правила. При осмотре арендодатель вправе проверить персональные данные, чтобы впускать в квартиру только приглашённых лиц. Однако при этом он может лишь просматривать документы, удостоверяющие личность.
На дальнейших этапах заключения договора арендодатель может скопировать удостоверение личности. Однако для этого требуется согласие владельца документа. При его отсутствии он может просмотреть удостоверение личности и зафиксировать факт такой визуальной проверки. При этом записывать номер удостоверения личности не разрешается.
Исключение из этого правила предусмотрено при покупке недвижимости. В таком случае маклеры и банки при определённых обстоятельствах обязаны сделать копию (для предотвращения отмывания денег).
Практические советы: добровольная анкета арендатора
Общий регламент по защите данных существенно ограничивает сбор персональных данных при сдаче квартир в аренду. Поскольку рынок жилья во многих регионах очень напряжённый, на практике часто приходится идти на компромиссы. Добровольное предоставление данных до осмотра повышает шансы получить квартиру.
Однако если арендодатель заранее требует заполнить анкету арендатора, ему грозят существенные штрафы. Пострадавшие могут обратиться в соответствующий орган по защите данных в свободной форме (как правило, к уполномоченному по защите данных соответствующей федеральной земли).
Поэтому на этапах до подписания договора арендодатели должны запрашивать только те сведения, которые абсолютно необходимы. Это возможно, среди прочего, после осмотра — в рамках анкеты арендатора.
Лица, ищущие жильё, должны сообщить необходимые данные. Так они сохраняют свои шансы заключить договор аренды желаемой недвижимости. Однако им не нужно отвечать ни до осмотра, ни до подписания договора на вопросы, выходящие за пределы необходимого.