Yeni bir daire ararken ilgililerden sıklıkla kiracı özbilgi formu doldurmaları istenir. Ev sahipleri bu süreçte kişisel verileri ayrıntılı olarak sorar ve kısmen gelir kanıtları ile diğer belgeleri de talep eder. Peki bu gerçekten izin verilen bir şey midir? Kiracı özbilgi formu neleri içerebilir, neleri içeremez? Verilerin ne zaman talep edildiği bakımından bir fark var mıdır? Bu ve diğer soruların yanıtlarını kiralık konut arayanlar ve ev sahipleri bu rehberde bulabilir.
Veri minimizasyonu ilkesi geçerlidir
Ev sahipleri temelde dikkatli hareket etmelidir. Çünkü veri minimizasyonu ilkesi geçerlidir. Özellikle Genel Veri Koruma Tüzüğü'nün (GDPR) kabul edilmesinden bu yana veri toplamak yalnızca haklı istisnai durumlarda mümkündür. Bu, kiracı özbilgi formu için de geçerlidir. Veriler ne kadar kişiye özgü olursa, bu ilke de o kadar önem kazanır. Buna uyulmaması hâlinde ciddi para cezaları söz konusu olabilir.
Önemli: GDPR özel ev sahipleri için de geçerlidir! Veri koruması, verileri kimin topladığı konusunda ayrım yapmaz.
Yalnızca gerekli verileri talep edin
Bu nedenle hukuki durum açıktır: Ev sahipleri başvuru sürecinde ve kiracı özbilgi formunda yalnızca ilgili kiralama adımı için zorunlu olarak gerekli olan verileri talep edebilir. Bu husus GDPR'nin 6. maddesinin 2. fıkrasında düzenlenmiştir. Buna göre veri işleme belirli bir amaçla sınırlı olmalı ve haklı bir menfaat bulunmalıdır. Bu nedenle yalnızca talep edilen verilerin kapsamı değil, zamanı da sınırlıdır. Tüm aşamalarda konut arayanların kişisel verileri üzerindeki kendi kaderini tayin etme hakkı uygun şekilde dikkate alınmalıdır.
Ev sahipleri ayrıca kişisel verilerin saklama sürelerine de dikkat etmelidir. İlgili veri kayıtlarına ilişkin ayrıntılar GDPR tarafından düzenlenir. Ayrıca özel ev sahipleri de bir veri koruma bildirimi hazırlamalıdır. Bu bildirimde, diğer hususların yanı sıra, veri talebinin veya saklamanın amacı ve süresi belirtilmeli ve gerektiğinde verilerin aktarılmasına ilişkin bilgiler verilmelidir.
Verileri adım adım talep edin
Ev sahipleri açısından bu hukuki durum somut olarak şu anlama gelir: Kira sözleşmesi imzalanmadan önce kiralık konutla ilgilenenlerden bilgi isteyebileceğiniz üç aşama vardır. Verilerin türü her aşamada gerekli birkaç bilgiyle sınırlıdır. Bu aşamalar şunlardır:
- Yer gösteriminden önce: Ev sahipleri yalnızca "Randevu ayarlamak için gerekli bilgiler. Bunlar ad, e-posta adresi veya/ve telefon numarasıdır. Bu hususun ötesine geçen soruları ilgilenenlerin yanıtlaması gerekmez. Ev sahipleri veya bina yönetimleri ya da emlakçılar bu sınırlamaya uymazsa cezalarla karşı karşıya kalabilir.
- İncelemeden sonra ilgi duyulması: Ev arayanlara incelemeden sonra teklif sunulmaya devam ediliyorsa, talep üzerine daha fazla bilgi vermeleri gerekir. Bunlar, ev sahibinin konutun kime verileceğine karar vermesini sağlayabilecek bilgilerdir. Somut olarak bunlar şunlardır: taşınacak kişilerin sayısı ve adları, meslek, son üç aya ait gelir belgeleri, borçlara ilişkin bilgiler ve evcil hayvanlara ilişkin bilgiler (köpek, kedi ve benzeri hayvanlar; küçük hayvanlar hariç). Ayrıca ev sahibi, ilgilenen kişilerin kredi değerliliği hakkında bir kredi bilgi kuruluşundan bilgi talep etme hakkına sahiptir. Ancak bunun için onay gerekir. Tüm bu veriler kiracı özbilgi formunda bir araya getirilebilir.
- Sözleşmenin imzalanması: Bir kira ilişkisi konusunda anlaşmaya varılırsa ev sahibi, sözleşme imzalanmadan önce ek bilgiler talep edebilir. Bunlara banka hesap bilgileri ve gerektiğinde kira kefaleti dahildir.
Bu liste oldukça katıdır, ancak Genel Veri Koruma Tüzüğü'ne uygundur. İlgilenen kişilerin diğer bilgileri vermesi gerekmez. Ev sahipleri hatta ceza ödemek zorunda kalma riskiyle karşı karşıyadır. Ancak kural olarak, ikinci aşamada ilgilenenleri seçmek amacıyla kiracı özbilgi formu talep edebilirler. Bununla birlikte içeriği büyük ölçüde sınırlıdır.
Veri minimizasyonu ilkesi bir yandan verilerin türüne, diğer yandan zamanlamasına ilişkindir. Akılda tutulması gereken ifade şöyledir:
Ev sahipleri yalnızca kiralamanın başlatılmasına yönelik mevcut aşama için kesinlikle gerekli olan bilgileri talep edebilir. Bu, kiracı özbilgi formu için de geçerlidir.
Özbilgi formu sunma zorunluluğu yoktur
Ev sahipleri başvuru süreci boyunca gönüllü bir kiracı özbilgi formu talep edebilir. Ancak ilgilenen kişiler bunu sunmakla kural olarak yükümlü değildir. Burada belirtilen hususlara ilişkin bilgiler de dahil olmak üzere tüm bilgileri vermeyi reddedebilirler. Bununla birlikte ev sahibi, eksik bir kiracı özbilgi formu veya tamamen reddetme durumunda konutu başka kişilere verme hakkına sahiptir.
Önemli: Özellikle meslek durumu ve borçlarla ilgili sorularda ilgilenen kişiler doğru ve gerçeğe uygun yanıt vermek. Çünkü iş birliği yapma yükümlülükleri vardır. İşsizliği veya aşırı borçluluğu gizlemek, daha sonra kira sözleşmesinin süresiz feshedilmesine bile yol açabilir. Aynı durum mevcut gelir için de geçerlidir. Yanlış beyanda bulunanlar, uyuşmazlık durumunda fesih ile karşı karşıya kalmalıdır.
Veriler önemli bilgiler olduğundan, ilgilenen kişiler kendi çıkarları doğrultusunda belirtilen konularla ilgili sorulara gerekli tüm yanıtları vermelidir. Bu, konutu elde etmeyi kolaylaştırır. Ancak gönüllü kiracı öz beyanının da içerik bakımından sınırları vardır.
Ev sahibi hangi verileri soramaz?
Sorulara ilişkin genel kısıtlamaların yanı sıra gerçek anlamda tabu olan konular da vardır. Çünkü ev sahipleri yanıtlarını bilmek isteseler de ilgilenenlerin yanıtlamak zorunda olmadığı sorular bulunur. Bu tür sorular, diğerlerinin yanı sıra şu alanları kapsar:
- medeni durum,
- vatandaşlık (istisnai durumlarda izin verilir) veya etnik köken,
- dini aidiyet,
- cinsel tercihler,
- hamilelik ve çocuk sahibi olma isteği,
- siyasi yönelim ile dernek veya kuruluş üyeliği,
- sabıka kaydı/adli sicil belgesi,
- hobiler ve boş zaman tercihleri (örneğin mangal yapmak, müzik aletleri vb.)
- sigara alışkanlıkları.
Önemli: İlgilenenler, sorular karşısında veya kiracı öz beyanında yanlış bilgiler verebilir ya da bilgi vermeyi reddedebilir. Bu durumda hukuki sonuçlarla karşılaşmazlar. Ancak bunlar genellikle kira sözleşmesi imzalanmadan önce yapılan sorgular olduğundan, ev sahipleri sorunsuz bir şekilde başka adayları seçebilir. Şüphe durumunda burada bir değerlendirme yapmak gerekir.
Özellik: Konut hakkı belgesi ve kimlik
Ev sahibinin sözleşme sürecinde veya kiracı öz beyanının bir parçası olarak talep edebileceği ya da inceleyebileceği iki belge daha vardır. Bunlardan biri konut hakkı belgesi (“B-Schein“), diğeri ise kimlik kartı veya pasaporttur. Ev sahibinin her iki belgeyle de haklı bir ilgisi olabilir.
Konut hakkı belgesini önceden hazır bulundurmak
Konut hakkı belgesi, belediye tarafından düzenlenen bir belgedir. İlgilenen kişilerin özellikle teşvik edilen konutları (sosyal konutları) kiralamaya yetkili olduğunu doğrular. Ev sahibi bu belgeyi daha ilk iletişim sırasında, henüz konutun gösteriminden önce talep edebilir. Çünkü konutu yalnızca Yetkili kişilere göstermek.
Kimlik kartını görme ve kopyalama
Kimlik kartı veya pasaport için farklı kurallar geçerlidir. Ev sahibi, yalnızca davet edilen kişilerin daireye girmesine izin vermek amacıyla bir ziyaret sırasında kişisel bilgileri kontrol edebilir. Ancak bu kapsamda kimlik belgelerini yalnızca inceleyebilir.
Sözleşme yapılmasına yönelik sonraki süreçte ev sahibi bir kimlik belgesini kopyalayabilir. Ancak bunun için belge sahibinin onayı gereklidir. Onay verilmezse kimlik belgesini inceleyebilir ve bu görsel kontrolü tutanağa geçirebilir. Ancak kimlik belgesinin numarasını not etmek caiz değildir.
Ancak bu kuralın bir istisnası gayrimenkul satın alımında söz konusudur. Bu durumda emlakçılar ve bankalar, gerektiğinde bir kopya hazırlamakla yükümlü olabilir (kara para aklamanın önlenmesi).
Uygulama ipuçları: gönüllü kiracı öz beyanı
Genel Veri Koruma Tüzüğü, daire kiralamada kişisel verilerin toplanmasını önemli ölçüde sınırlar. Birçok bölgede konut piyasası oldukça sıkışık olduğundan, uygulamada sıklıkla uzlaşmalar bulunur. Ziyaretten önce gönüllü olarak bilgi vermek, daireyi kiralama şansını artırır.
Ancak ev sahibi önceden kiracı öz beyanında ısrar ederse, ciddi para cezalarıyla karşı karşıya kalabilir. İlgililer bu konuda hiçbir şekle bağlı olmaksızın yetkili veri koruma makamına (genellikle eyalet veri koruma görevlilerine) başvurabilir.
Bu nedenle ev sahipleri, sözleşme imzalanıncaya kadar olan adımlarda yalnızca zorunlu olarak gerekli bilgileri talep etmelidir. Bu, ancak ziyaretten sonra, diğer hususların yanı sıra kiracı öz beyanı kapsamında mümkündür.
Konut arayanlar gerekli verileri paylaşmalıdır. Böylece hayallerindeki gayrimenkul için kira sözleşmesi yapma şanslarını korurlar. Ancak ne bir ziyaret öncesinde ne de sözleşme imzalanmadan önce gerekli kapsamı aşan soruları yanıtlamak zorundadırlar.