Rozliczenie kosztów dodatkowych – wszystko, co musisz wiedzieć

Niewiele jest kwestii, które powodują więcej sporów między najemcą a wynajmującym niż rozliczenie kosztów dodatkowych. Po pierwsze, wiele rozliczeń zawiera błędy. Prowadzi to do konfliktów. Po drugie, obie strony nie zawsze znają rzeczywiste wymogi prawne. Często panuje niewiedza co do tego, jakie koszty wynajmujący może rozliczać, a jakich nie. Wiele osób, których to dotyczy, nie ma pewności, jak powinno wyglądać rozliczenie, kiedy należy go dokonać i jakie obowiązują inne terminy. Oferujemy Państwu przegląd wymogów prawnych oraz możliwych elementów rozliczenia kosztów dodatkowych, które prawidłowo nosi nazwę rozliczenia kosztów eksploatacyjnych.

Dlaczego sporządza się rozliczenia kosztów eksploatacyjnych?

W ciągu roku pojawiają się różne prace i koszty związane z nieruchomością mieszkalną. Wynajmujący chcą przenieść te wydatki na najemców, czyli obciążyć nimi najemców. W tym celu obie strony umowy najmu w większości przypadków uzgadniają zaliczki na koszty dodatkowe. Ta miesięczna kwota rozkłada obciążenie najemcy na miesięczne raty, które jednak są uiszczane z góry. Rozliczenie kosztów eksploatacyjnych służy zestawieniu i wyrównaniu rzeczywistych kosztów oraz wpłaconych zaliczek na koniec okresu rozliczeniowego. Częściowo powstają nadpłaty, a częściowo dopłaty po stronie najemcy.

Różnica: zaliczki i ryczałty

Wynajmujący jest zobowiązany do sporządzenia rozliczenia, jeśli najemca wpłaca takie zaliczki. Chociaż w języku potocznym niekiedy mówi się o ryczałtach na koszty dodatkowe, w rzeczywistości chodzi o zaliczki. Różnica ta jest ważna, ponieważ niektórzy wynajmujący żądają rzeczywistego ryczałtu na koszty eksploatacyjne. Jest to jednak ryczałtowe pokrycie kosztów eksploatacyjnych, niezależne od ich rzeczywistej wysokości. Wynajmujący może w ten sposób ustalić realistyczną kwotę i żądać jej od najemcy. W takim przypadku nie sporządza się rozliczenia. Wyjątkiem od tego sposobu postępowania są koszty ogrzewania. Ponieważ i tak należy je ustalać w zależności od zużycia, prawie wszyscy wynajmujący wybierają drogę zaliczek na koszty eksploatacyjne.

Jaka ustawa reguluje rozliczenie kosztów eksploatacyjnych?

Przeniesienie kosztów dodatkowych na najemców jest zabezpieczone prawnie. W § 556 ust. 1 BGB czytamy między innymi:

„Strony umowy mogą uzgodnić, że najemca ponosi koszty eksploatacyjne.”

Przy tym zaliczki mogą być domogą być uwzględnione, jednak nie mogą przekraczać odpowiedniej wysokości. Ponadto określono tam, kiedy ponoszone wydatki są faktycznie kosztami eksploatacyjnymi. W związku z tym muszą zostać spełnione następujące warunki:

• Koszty powstają regularnie.
• Koszty są konieczne do użytkowania nieruchomości mieszkalnej zgodnie z przeznaczeniem.
• Koszty odpowiadają zasadzie gospodarności.

Tylko jeśli spełnione są wszystkie trzy warunki, wynajmujący może przenieść swoje wydatki na najemców. W celu doprecyzowania ustawodawca wydał rozporządzenie w sprawie kosztów eksploatacyjnych (BetrKV). W § 2 BetrKV wymieniono 17 punktów dokładniej definiujących koszty eksploatacyjne.

Decydująca jest umowa najmu!

Wynajmujący są jednak związani umową najmu. Mogą przenieść na najemców wyłącznie te wydatki, które w umowie najmu zostały wymienione jako koszty dodatkowe lub koszty eksploatacyjne. Jeśli rozliczone pozycje nie znajdują się w wykazie, najemca nie musi uiszczać odpowiedniej kwoty.

Czym są koszty eksploatacyjne zgodnie z § 2 BetrKV?

Rozporządzenie w sprawie kosztów eksploatacyjnych zawiera wykaz możliwych kosztów eksploatacyjnych. Wykaz ten nie jest wyczerpujący, aby nie wykluczać przyszłych wymogów. Mimo to zapewnia dobry przegląd wydatków wynajmującego, które można przenieść na najemców. Przegląd punktów wymienionych w tekście:

• 1. Obciążenia publicznoprawne: Dotyczy to w szczególności podatku od nieruchomości.
• 2. Zaopatrzenie w wodę: Obejmuje koszty wody pitnej, opłaty i konserwację liczników, regulatorów ilości wody, urządzeń uzdatniania wody, a także koszty podziału kosztów wody. Ważne: jeśli mieszkania mają własne liczniki wody, wynajmujący musi jednak uwzględnić zużycie ustalone na ich podstawie.
• 3. Odprowadzanie ścieków: Wynajmujący może również przenieść koszty ścieków. Oprócz opłat za ścieki obejmują one także opłaty kanalizacyjne lub wydatki na eksploatację pompy odwadniającej.
• 4. Punkty 4–6 wykazu dotyczą kosztów ciepłej wody i ogrzewania. Obejmują one rzeczywiste zużycie materiału opałowego, a także między innymi opłaty eksploatacyjne, czyszczenie i konserwację. Szczegółowe zestawienie informacji o kosztach ogrzewania i znowelizowanym rozporządzeniu w sprawie kosztów ogrzewania przygotowaliśmy tutaj. Zasadniczo co najmniej połowę tych pozycji należy ustalać na podstawie rzeczywistego zużycia. Pewną część wynajmujący może jednak również obliczać je na podstawie powierzchni mieszkalnej. Od końca 2021 r. dane dotyczące zużycia muszą być ponadto stopniowo dostępne za pośrednictwem zdalnego odczytu.
• 7. Dźwigi osobowe i towarowe: Wynajmujący może przenosić na najemców koszty eksploatacji i konserwacji dźwigów. Wyjątkiem mogą być mieszkania na parterze. Jeżeli istnieje ryczałtowa umowa konserwacyjna, wynajmujący musi odliczyć od tej kwoty poniesione koszty napraw i materiałów.
• 8. Czyszczenie ulic i opłaty za wywóz śmieci: Wynajmujący może przenosić na najemców koszty wywozu odpadów, w tym koszty stacjonarnych urządzeń, takich jak „zsypy na śmieci”, a także czyszczenia ulic i zimowego utrzymania. Wyjątki dotyczą odpadów wielkogabarytowych oraz odpadów powstałych wskutek niewłaściwej segregacji, jeżeli sprawcy są znani. Powstałe w ten sposób koszty można naliczyć wyłącznie sprawcom.
• 9. Sprzątanie budynku i zwalczanie szkodników: W przypadku powierzchni wspólnych, klatek schodowych, piwnic i strychów, a także okien w tych obszarach, wynajmujący może zlecić sprzątanie firmie i przenieść koszty na najemców. Musi przy tym bezwzględnie przestrzegać zasady gospodarności. Na przykład cotygodniowe mycie okien lub wybór zbyt drogich usługodawców nie jest ekonomiczne. Jednak podwyższony standard okolicy mieszkaniowej może wymagać częstszego sprzątania. Może on również przenosić koszty niezbędnego zwalczania szkodników. Dotyczy to jednak wyłącznie usuwania szkodników na powierzchniach wspólnych lub sytuacji, gdy regularnie dotyczy to wszystkich mieszkań.
• 10. Pielęgnacja ogrodu: Wynajmujący może rozliczać koszty pielęgnacji terenów zielonych. Jest jednak związany określonymi wymogami. Czynności takie jak koszenie trawnika, przycinanie żywopłotu lub wymiana roślin podlegają przeniesieniu na najemców. Nie dotyczy to jednak zakładania ogrodu lub jego części, na przykład sadzenia żywopłotu. Ponadto z rozliczenia należy wyłączyć obszary dostępne do użytku tylko przez poszczególnych najemców. Do tego punktu mogą również należeć place zabaw, o ile poprawiają jakość życia.
• 11. Oświetlenie: Koszty energii elektrycznej przeznaczonej na oświetlenie drzwi wejściowych, klatek schodowych, piwnic i podobnych powierzchni mogą być przenoszone na najemców. Wynajmujący może jednak rozliczać wyłącznie koszty eksploatacyjne (prąd), a nie wymianę źródeł światła ani naprawę przewodów. Inne istotne wspólne koszty energii elektrycznej, takie jak koszty eksploatacji instalacji grzewczych lub pralni, również podlegają temu punktowi, o ile nie są rozliczane w ramach innych pozycji.
• 12. Kominiarz: Wynajmujący może przenieść na najemcę koszty usług kominiarskich. Sposób rozliczenia zależy przy tym od instalacji. Indywidualne paleniska są rozliczane na najemcę. Koszty konserwacji, pomiarów i czyszczenia instalacji wspólnych są z reguły rozdzielane proporcjonalnie w ramach rozliczenia kosztów ogrzewania.
• 13. Ubezpieczenia majątkowe i odpowiedzialności cywilnej: Wynajmujący może zawrzeć ubezpieczenia dotyczące swojej nieruchomości. Jeśli najemcy odnoszą z tego korzyści, jak ma to miejsce na przykład w przypadku ubezpieczenia od szkód żywiołowych – pożaru, wody, burzy, uderzenia pioruna – lub ubezpieczenia odpowiedzialności cywilnej dotyczącego budynku, koszty te mogą zostać przeniesione na najemców. Dotyczy to również sytuacji, gdy ubezpieczenie zostanie zawarte dopiero po rozpoczęciu najmu. Wyjątek stanowi sytuacja, gdy korzystają z niego tylko poszczególni najemcy. Klasyczny przykład: tylko jeden najemca korzysta z tarasu pokrytego szkłem i tylko jego dotyczy ubezpieczenie od stłuczenia szkła.
• 14. Dozorca: Wynajmujący może wyznaczyć dozorcę i żądać zwrotu wynikających z tego kosztów w ramach rozliczenia kosztów eksploatacyjnych. Należy jednak uwzględnić dwie ważne kwestie: wynajmujący nie może rozliczać kosztów podwójnie. Jeśli na przykład dozorca sprząta klatkę schodową, wynajmujący nie może rozliczać tych kosztów dodatkowo. Ponadto wynajmujący musi odliczyć odpowiednią część kosztów, jeśli dozorca wykonuje prace naprawcze. Przenoszalne na najemców są wyłącznie koszty konserwacji.
• 15. Anteny i przyłącza kablowe: Dotychczas wynajmujący mogli przenosić na najemców koszty udostępnienia anten oraz kabli internetowych, telewizyjnych/światłowodowych. Od grudnia 2021 r. przywilej rozliczania tych kosztów jako kosztów dodatkowych („Nebenkostenprivileg”) został zniesiony. Najemca może więc swobodnie zdecydować, czy skorzysta z oferty, czy zawrze własną umowę. Wynajmujący nie może już pobierać ryczałtowych opłat. W przypadku istniejących umów obowiązuje okres przejściowy do 30.06.2024 r.
• 16. Pranie i pielęgnacja bielizny: Jeśli wynajmujący udostępnia możliwość prania, może przenieść wynikające z tego koszty na najemców. Jeśli jednak zainstalował urządzenie na monety, zamontowano indywidualne liczniki lub woda i prąd są już rozliczane w ramach innych pozycji, koszty te należy odliczyć od tej kwoty.
• 17. Pozostałe koszty eksploatacyjne: Rozporządzenie w sprawie kosztów eksploatacyjnych uwzględnia tę pozycję jako tak zwaną „funkcję uzupełniającą”, dzięki której można uwzględniać przyszłe zmiany które mogą być uwzględnione. Oznacza to, że wynajmujący może rozliczać dalsze koszty dodatkowe, które regularnie powstają i są niezbędne do zgodnego z przeznaczeniem użytkowania nieruchomości. Obecnie do tej regulacji mogą zaliczać się między innymi koszty konserwacji czujników dymu lub gaśnic.

Dozwolone czy nie? Najważniejsza różnica

Wykaz możliwych punktów istotnych dla rozliczenia kosztów eksploatacyjnych stanowi jedynie wskazówkę dla wynajmujących i najemców. Decydujące znaczenie ma to, czy wydatki powstają regularnie. Na przykład koszty konserwacji można rozliczać jako koszty dodatkowe, natomiast kosztów napraw już nie.

Pojęcie „regularnie” jest niezależne od odstępu czasu. Typowym punktem spornym jest czyszczenie rynien. Ma ono miejsce tylko co kilka lat. Mimo to wydatek ten należy do kosztów prac konserwacyjnych, jeśli zostały one wymienione w umowie najmu.

Co z pewnością nie jest kosztem dodatkowym?

Istnieją wydatki, których wynajmujący w żadnym wypadku nie mogą rozliczać jako kosztów dodatkowych. Należą do nich na przykład koszty prowadzenia rachunku, pracownika biurowego, doradcy podatkowego lub zarządu nieruchomością. Te koszty pośrednie nie są niezbędne do zgodnego z przeznaczeniem użytkowania mieszkań, a zatem nie stanowią dopuszczalnych kosztów eksploatacyjnych.

Rozliczenie kosztów dodatkowych: okres rozliczeniowy

Rozliczenie kosztów dodatkowych podlega, oprócz wymogów dotyczących dozwolonych pozycji, także dalszym wymaganiom. Ważnym punktem jest okres rozliczeniowy. Również w tym zakresie ustawodawca określa jasne zasady. Zgodnie z § 556 ust. 3 zdanie 1 BGB rozliczenie kosztów eksploatacyjnych musi obejmować jeden rok. Dozwolone jest jednak ustalenie okresu rozliczeniowego obejmującego przełom lat, na przykład od 1 października do 30 września następnego roku.

Częściowe rozliczenia przy zmianie najemcy

Co do zasady wynajmujący mogą rozliczyć koszty eksploatacyjne przed terminem w przypadku zmiany najemcy. Nie jest to jednak obowiązek, ponieważ wiele wydatków gromadzi się dopiero w ciągu roku, przez co faktury za roczny okres mogą wpłynąć dopiero po wyprowadzce najemcy.

Co ma znaczenie: zasada przepływu środków czy data faktury?

Częsty punkt sporny między najemcami a wynajmującymi dotyczy daty faktury za koszty eksploatacyjne. Wynajmujący ma prawo stosować przy rozliczaniu kosztów eksploatacyjnych zasadę przepływu środków. Oznacza to, że może przenieść na najemcę wszystkie istotne koszty, które niezależnie od dnia wystawienia faktury w trakcie opłacił w okresie rozliczeniowym. W związku z tym teoretycznie może się na przykład zdarzyć, że w jednym roku koszty kominiarza nie wystąpią, a w kolejnym roku zostaną uwzględnione w rozliczeniu kosztów eksploatacyjnych dwukrotnie. Decydujący jest dzień obciążenia rachunku wynajmującego.

Do kiedy rozliczenie kosztów eksploatacyjnych musi zostać sporządzone?

Wynajmujący jest zobowiązany do przedłożenia rocznego rozliczenia kosztów dodatkowych w ciągu roku od zakończenia okresu rozliczeniowego. Decydujący jest przy tym dzień doręczenia przesyłki najemcy. Dwunastomiesięczny termin obowiązuje również w przypadkach, gdy w trakcie okresu rozliczeniowego dochodzi do zmiany wynajmującego, na przykład wskutek sprzedaży, darowizny lub dziedziczenia.

W nielicznych wyjątkowych przypadkach wynajmujący może dostarczyć rozliczenie kosztów dodatkowych z opóźnieniem. Zgodnie z orzecznictwem przysługuje mu wówczas termin dłuższy o trzy miesiące. Musi jednak przedstawić nadzwyczajne i możliwe do zweryfikowania powody. Mówi się wówczas o „niezawinionym uchybieniu terminowi”. Przykładem może być opóźniona decyzja urzędowa w sprawie podatku od nieruchomości.

Co się dzieje, gdy wynajmujący przekroczy termin?

Jeżeli wynajmujący przekroczy termin złożenia rozliczenia, najemca nie musi uiszczać ewentualnej dopłaty. Nie ma przy tym znaczenia, kto ponosi winę za opóźnienie. Najemca może jednak nadal żądać przedstawienia rozliczenia. Jeżeli bowiem z rozliczenia kosztów eksploatacyjnych wynika nadpłata na jego rzecz, wynajmujący musi ją wypłacić.

Jakie informacje musi zawierać rozliczenie kosztów eksploatacyjnych?

Rozliczenie kosztów dodatkowych podlega wymogom formalnym. Jeżeli forma i treść nie są wystarczające, zgodnie z wyrokiem najwyższego sądu (BGH, VIII ZR 108/02 z 27 listopada 2002 r.) może to nawet zwolnić z ewentualnej dopłaty. Wynajmujący powinni zatem bardzo dokładnie zadbać o spełnienie wszystkich wymogów. Informacje zawarte w rozliczeniu kosztów eksploatacyjnych powinny być ponadto przedstawione w sposób przejrzysty, zrozumiały i jednoznaczny. Sprzeczne fragmenty lub niemożliwe do prześledzenia obliczenia również sprawiają, że rozliczenie można zakwestionować. W szczególności należy podać konkretne liczby i dane oraz podstawę obliczeń. Nie wystarczy na przykład zamieścić w rozliczeniu informacji takich jak „zgodnie z ustaleniami” lub „według stanu licznika”.

Minimalne informacje muszą ponadto spełniać następujące wymogi:

• Wystawca/nadawca: należy podać imię i nazwisko oraz adres wynajmującego lub osoby sporządzającej rozliczeniabyć.
• Odbiorcy: Jako odbiorców należy wymienić wszystkie osoby wskazane w umowie najmu, podając ich imiona, nazwiska oraz adresy. Dokument należy ponadto wysłać do wszystkich wymienionych odbiorców.
• Dane mieszkania: Wynajmowany obiekt musi być dokładnie określony. Należy podać adres, piętro oraz, w razie potrzeby, dokładne oznaczenie mieszkania, na przykład dodatkiem „po lewej stronie” lub numerem mieszkania.
• Okres: Wynajmujący musi jasno określić okres rozliczeniowy. Jeśli nastąpiła zmiana najemcy, musi ponadto określić odpowiedni okres użytkowania przez adresata. Można to zrobić na przykład w formie liczby dni rozliczeniowych.
• Klucz podziału: Wynajmujący musi podać klucz podziału, na podstawie którego obliczył udział danego najemcy w kosztach. Jeśli chodzi o kompleks mieszkaniowy obejmujący kilka nieruchomości, generujący wspólne koszty dodatkowe, takie jak koszty pielęgnacji terenów zielonych, należy podać klucz określający udział w całym kompleksie. Dla poszczególnych kosztów dodatkowych mogą obowiązywać różne klucze podziału (według powierzchni mieszkalnej, liczby osób itp.). Podanie odpowiednich kluczy podziału jest jednym z najważniejszych obowiązków w ramach rozliczenia kosztów dodatkowych.
• Koszty: Rozliczenie kosztów eksploatacyjnych musi zawierać wykaz kosztów najemcy wynikających z zastosowanego klucza podziału.
• Koszty ogrzewania/ciepłej wody: Koszty ogrzewania i ciepłej wody, w tym dodatkowe koszty konserwacji itp., należy przejrzyście wyszczególnić. Ta część rozliczenia może pochodzić od osoby trzeciej, która na przykład odczytuje również dane dotyczące zużycia.
• Łączne obciążenie: Wynajmujący musi podać sumę naliczonych proporcjonalnych kosztów dodatkowych. Ponadto należy wykazać wszystkie wpłacone zaliczki, a wynikającą z tego różnicę wyraźnie wskazać jako dopłatę lub nadpłatę.

Uwaga dotycząca wglądu do dokumentów

Wynajmujący nie musi dołączać dokumentów potwierdzających poniesione koszty. Najemca ma jednak prawo do ich sprawdzenia. W tym celu wynajmujący lub wystawca rozliczenia musi umożliwić wgląd do dokumentów. Wystarczy udostępnić dokumenty w biurze nadawcy. W wyjątkowych przypadkach może to być dla najemcy nieracjonalnie uciążliwe. Jeśli na przykład dojazd wiązałby się ze znacznym nakładem (duża odległość, długi czas podróży), najemca może mieć prawo do odpłatnej kopii.

Poza rozliczeniem najemcom nie przysługuje prawo do informacji. To Dokument musi jednak spełniać wymienione wymagania dotyczące przejrzystej, zrozumiałej i możliwej do zweryfikowania prezentacji.

Sprzeciw wobec błędnego rozliczenia kosztów dodatkowych

Najemca może wnieść sprzeciw wobec rozliczenia kosztów dodatkowych. Ma na to dokładnie dwanaście miesięcy (365 dni) od doręczenia dokumentu. Odstępstwo od tego terminu jest możliwe tylko w wyjątkowych przypadkach, takich jak ciężka choroba lub odmowa wglądu w dokumenty.

Sprzeciw można złożyć bez zachowania szczególnej formy, a nawet ustnie. Jeśli najemca chce mieć pewność, powinien wysłać pismo listem poleconym. W sprzeciwie najemca musi wskazać zakwestionowaną pozycję lub część kwoty bądź podać uzasadnienie. Bez konkretnego powodu sprzeciw jest niedopuszczalny.

Sprzeciw jest możliwy również wtedy, gdy najemca otrzymał już zwrot nadpłaty lub uregulował dopłatę. Jeśli w wyniku postępowania konieczne okaże się ponowne przeliczenie, kwota ta zostanie odpowiednio rozliczona.

Ważne: jeśli korekta rozliczenia po upływie terminu na jego złożenie skutkuje powstaniem nadpłaty na rzecz najemcy, kwota ta musi zostać wypłacona. Dopłata jest jednak należna tylko wtedy, gdy rozliczenie zostanie doręczone w ciągu roku od zakończenia okresu rozliczeniowego!

Uwaga: Na wielu rozliczeniach kosztów dodatkowych wskazany jest czterotygodniowy termin na wniesienie sprzeciwu. Nie koliduje on z ustawowym terminem, lecz odnosi się do uregulowania nadpłaty lub dopłaty.

Dopłata i nadpłata: do kiedy należy zapłacić kwotę?

Rozliczenie kosztów eksploatacyjnych ma na celu porównanie zaliczek z rzeczywistymi kosztami. Z reguły najemca otrzymuje nadpłatę albo musi uiścić dopłatę. Obie strony są zobowiązane do uregulowania należnej kwoty w ciągu 30 dni. Dotyczy to również sytuacji, gdy błąd zostanie później skorygowany lub najemca wniesie sprzeciw. Jeśli jedna ze stron odmawia, druga może wystąpić o wydanie nakazu zapłaty lub skorzystać z innych środków prawnych.

Ważne: zapłata dopłaty nie oznacza, że najemca uznaje rozliczenie za prawidłowe. Nadal może więc wnieść sprzeciw. Potwierdza to odpowiedni wyrok (BGH, sygn. akt VIII ZR 269/09 z 12 stycznia 2011 r.). Nie ma konieczności dokonywania płatności z zastrzeżeniem zwrotu.

Jeśli wynajmujący odmówi wypłaty nadpłaty, najemca może rozliczyć tę kwotę z opłatami czynszowymi. Musi jednak tenpoinformować o tym z miesięcznym wyprzedzeniem, w przeciwnym razie sam popadnie w zwłokę z płatnością czynszu.

Czy roszczenia ulegają przedawnieniu?

Roszczenia wynikające z rozliczeń kosztów eksploatacyjnych ulegają przedawnieniu. Jeśli jedna ze stron nie dokona płatności, druga strona może podjąć kroki prawne. Roszczenie musi jednak zostać zgłoszone najpóźniej w ciągu pełnych trzech lat kalendarzowych od końca roku, w którym doręczono rozliczenie. Późniejsze roszczenia uznaje się za przedawnione. Jeśli najemca otrzyma na przykład rozliczenie kosztów eksploatacyjnych 29 października 2022 r., obie strony mogą zgłaszać roszczenia do 31 grudnia 2025 r.

Kompensowanie kosztów eksploatacyjnych z kaucją najmu

Jeśli najemca wyprowadzi się w trakcie okresu rozliczeniowego, wynajmujący może zatrzymać część kaucji najmu. Warunkiem jest to, aby rozliczenie kosztów eksploatacyjnych co do zasady wykazywało dopłatę lub aby można było jej oczekiwać. Zatrzymana kwota jest jednak ograniczona do sumy, która prawdopodobnie będzie potrzebna na pokrycie dopłaty.

Dostosowanie zaliczki na koszty eksploatacyjne

Jest mało prawdopodobne, aby zaliczki na koszty dodatkowe dokładnie pokrywały rzeczywiste koszty eksploatacyjne. Z reguły powstaje nadpłata lub niedopłata. W takim przypadku obie strony mogą dostosować miesięczną zaliczkę na koszty eksploatacyjne zgodnie z § 560 ustęp 4 niemieckiego kodeksu cywilnego. Nowa kwota powinna opierać się na ustalonej aktualnej sumie całkowitej. Wynajmujący nie może jednak żądać dodatkowej rezerwy na spodziewany wzrost kosztów.

Wystarczy, że jedna ze stron poinformuje drugą o tej zmianie w formie tekstowej, na przykład listownie, e-mailem lub faksem. Dostosowanie nie jest możliwe wstecz i obowiązuje od następnej płatności czynszu.

Podsumowanie: wiele szczegółów, ale jasne zasady

Powyższe wyjaśnienia pokazują, że diabeł może tkwić w szczegółach. Zasady są jasne i spójne. Liczba wymogów dotyczących prawidłowego rozliczenia kosztów eksploatacyjnych może jednak prowadzić do małych lub dużych błędów. Obie strony powinny wspólnie omawiać pojawiające się problemy i usuwać je bez zbędnych formalności. W przypadku sporu konsultacja ze stowarzyszeniem najemców lub wynajmujących może wyjaśnić poszczególne koszty dodatkowe oraz całe rozliczenie kosztów eksploatacyjnych.