Liquidación de gastos adicionales: todo lo que debe saber

Hay pocas cosas que provoquen más conflictos entre inquilinos y arrendadores que la liquidación de gastos accesorios. Por un lado, muchas liquidaciones contienen errores. Esto provoca conflictos. Por otro lado, ambas partes no siempre conocen las disposiciones legales reales. A menudo existe desconocimiento sobre lo que el arrendador puede liquidar y lo que no. Muchas personas afectadas no están seguras de cómo debe ser la liquidación, cuándo debe efectuarse y qué otros plazos existen. Le ofrecemos una visión general de las disposiciones legales, así como de los posibles contenidos de la liquidación de gastos accesorios, que correctamente se denomina liquidación de gastos de explotación.

¿Por qué existen las liquidaciones de gastos de explotación?

A lo largo del año se realizan diversos trabajos y se generan costes para el inmueble residencial. A los arrendadores les gustaría repercutir estos gastos a los inquilinos, es decir, hacer que estos los paguen. Para ello, en la mayoría de los casos ambas partes del contrato de arrendamiento acuerdan un pago anticipado mensual de gastos accesorios. Esta suma mensual distribuye la carga del inquilino en cuotas mensuales, que, sin embargo, se pagan por adelantado. La liquidación de gastos de explotación sirve para comparar y compensar los costes reales y los pagos anticipados al final del período de liquidación. En algunos casos se producen saldos a favor y, en otros, pagos adicionales para el inquilino.

Diferencia: pagos anticipados y cantidades globales

El arrendador está obligado a realizar la liquidación cuando el inquilino efectúa dichos pagos anticipados. Aunque en el lenguaje habitual a veces se habla de cantidades globales de gastos accesorios, se trata de pagos anticipados. Esta diferencia es importante, ya que en algunos casos los arrendadores exigen una verdadera cantidad global de gastos de explotación. Sin embargo, esta consiste en una compensación global de los gastos de explotación independientemente de su importe real. El arrendador puede fijar y exigir al inquilino un importe realista. En ese caso, se elimina la liquidación. Las excepciones a este procedimiento son los gastos de calefacción. Dado que estos deben determinarse de todos modos en función del consumo, casi todos los arrendadores optan por la vía de los pagos anticipados de gastos de explotación.

¿Qué ley regula la liquidación de gastos de explotación?

La repercusión de los gastos accesorios a los inquilinos está respaldada legalmente. En § 556, apartado 1 del BGB se establece, entre otras cosas:

„Las partes contratantes pueden acordar que el inquilino asuma los gastos de explotación.“

En este sentido, los pagos anticipados pueden que se pueden aplicar, pero no deben superar una cuantía razonable. Asimismo, allí se especifica cuándo los gastos incurridos son realmente gastos de explotación. Por tanto, deben cumplirse los siguientes puntos:

• Los costes se generan regularmente.
• Los costes son necesarios para el uso previsto como inmueble residencial.
• Los costes cumplen el principio de economicidad.

Solo cuando se cumplen los tres puntos puede el arrendador repercutir sus gastos a los inquilinos. Para concretarlo, el legislador promulgó el Reglamento de gastos de explotación (BetrKV). En el § 2 BetrKV se mencionan 17 puntos que definen con mayor precisión los gastos de explotación.

¡Lo decisivo es el contrato de arrendamiento!

Sin embargo, los arrendadores están vinculados por el contrato de arrendamiento. Solo pueden repercutir a los inquilinos los gastos que figuren en el contrato como gastos accesorios o gastos de explotación. Si los conceptos facturados no aparecen en la lista, el inquilino no tiene que pagar la suma correspondiente.

¿Qué son los gastos de explotación según el § 2 BetrKV?

El Reglamento de gastos de explotación enumera los posibles gastos de explotación. Esta lista no es exhaustiva, para no excluir necesidades futuras. No obstante, ofrece una buena visión general de los gastos repercutibles del arrendador. Resumen de los puntos mencionados en el texto:

• 1. Cargas públicas: Se refiere, en particular, al impuesto sobre bienes inmuebles.
• 2. Abastecimiento de agua: Incluye los costes del agua potable, las tasas y el mantenimiento de contadores, reguladores de caudal, instalaciones de tratamiento de agua, así como los costes de distribución de los gastos de agua. Importante: Sin embargo, si las viviendas disponen de contadores de agua propios, el arrendador debe utilizar el consumo determinado por estos.
• 3. Evacuación de aguas: El arrendador también puede repercutir los costes de las aguas residuales. Estos incluyen, además de las tasas de aguas residuales, las tasas de alcantarillado o los gastos de funcionamiento de una bomba de evacuación.
• 4. Los puntos 4 a 6 de la lista tratan los costes de agua caliente y calefacción. Estos incluyen el consumo real del combustible, así como, entre otros, las tasas de funcionamiento, limpieza y mantenimiento. Aquí hemos recopilado para usted una descripción detallada de los costes de calefacción y del Reglamento de costes de calefacción modificado. En principio, estos conceptos deben calcularse al menos en un 50 % según el consumo real. Una determinada proporción sin embargo, el arrendador también puede calcularlos según la superficie habitable. Desde finales de 2021, además, los datos de consumo deben poder consultarse gradualmente mediante lectura remota.
• 7. Ascensores para personas y cargas: El arrendador puede repercutir los costes de funcionamiento y mantenimiento de los ascensores. Las viviendas de la planta baja pueden constituir una excepción. Si existe un contrato de mantenimiento a precio fijo, el arrendador debe deducir del importe los costes de reparación y materiales incurridos.
• 8. Limpieza viaria y tasas de basura: El arrendador puede repercutir a los inquilinos los costes de eliminación de residuos, incluidos los costes de instalaciones fijas como los «trituradores de basura», así como la limpieza viaria y el servicio de invierno. Se excluyen los residuos voluminosos y los costes derivados de una separación insuficiente de residuos, siempre que se conozca a los responsables. Los costes así generados solo pueden facturarse a los responsables.
• 9. Limpieza del edificio y control de plagas: Para las zonas comunes, escaleras, sótanos y desvanes, así como para las ventanas de estas áreas, el arrendador puede contratar una empresa de limpieza y repercutir los costes. No obstante, debe respetar estrictamente el principio de economicidad. Por ejemplo, no es económico hacer limpiar las ventanas cada semana o elegir proveedores excesivamente caros. Sin embargo, una zona residencial de categoría alta puede requerir una limpieza más frecuente. También puede repercutir los costes del control necesario de plagas. Esto se aplica únicamente a la eliminación en zonas comunes o cuando todas las viviendas se vean afectadas periódicamente.
• 10. Mantenimiento de jardines: El arrendador puede facturar los costes del mantenimiento de las zonas verdes. Sin embargo, debe cumplir determinados requisitos. Actividades como cortar el césped, podar setos o sustituir plantas pueden repercutirse. La creación de un jardín o de una parte de este, como plantar un seto, no. Además, deben excluirse de la liquidación las zonas utilizables únicamente por determinados inquilinos. Los parques infantiles también pueden incluirse en este concepto, siempre que mejoren la calidad de vida.
• 11. Iluminación: Los costes de electricidad de la iluminación de las puertas de entrada, las escaleras, las zonas de sótano y superficies similares pueden repercutirse. Sin embargo, el arrendador solo puede liquidar los costes de funcionamiento (electricidad), no la sustitución de bombillas ni la reparación de conducciones. Otros costes relevantes de electricidad comunitaria, como los del funcionamiento de instalaciones de calefacción o lavanderías, también se incluyen aquí, siempre que no se hayan facturado a través de otros conceptos.
• 12. Deshollinador: El arrendador puede repercutir los costes del deshollinador. El tipo de facturación depende de la instalación. Los sistemas de calefacción individuales se repercuten al arrendatario. Los costes de mantenimiento, medición y limpieza de instalaciones comunitarias suelen distribuirse proporcionalmente mediante la liquidación de los gastos de calefacción.
• 13. Seguros de daños materiales y de responsabilidad civil: El arrendador puede contratar seguros para su inmueble. Si los arrendatarios se benefician de ellos, como ocurre, por ejemplo, con un seguro de riesgos naturales – incendio, agua, tormenta, rayo – o con un seguro de responsabilidad civil del edificio, estos costes pueden repercutirse. Esto también se aplica si el seguro se contrata después del inicio de la relación arrendaticia. Existe una excepción cuando solo se benefician determinados arrendatarios. El ejemplo clásico: solo un arrendatario utiliza una terraza cubierta de vidrio y únicamente esta está cubierta por un seguro contra rotura de cristales.
• 14. Conserje: El arrendador puede designar a un conserje y reclamar los costes resultantes en el marco de la liquidación de los gastos de explotación. Sin embargo, hay dos puntos importantes que deben tenerse en cuenta: el arrendador no puede facturar los costes dos veces. Si, por ejemplo, el conserje limpia la escalera, el arrendador no puede facturar estos costes adicionalmente. Además, el arrendador debe deducir una parte razonable de los costes si el conserje realiza trabajos de reparación. Solo pueden repercutirse los costes de mantenimiento.
• 15. Antenas y conexiones de cable: Hasta ahora, los arrendadores podían repercutir a los arrendatarios los costes de la provisión de antenas y de cable de internet o de TV/fibra óptica. Desde diciembre de 2021, este «privilegio de gastos accesorios» ha desaparecido. Por lo tanto, el arrendatario puede decidir libremente si acepta una oferta o suscribe un contrato propio. El arrendador ya no puede repercutir tarifas globales. Para los contratos existentes se aplica un periodo transitorio hasta el 30.06.2024.
• 16. Cuidado de la ropa: Si el arrendador ofrece una instalación para lavar ropa, puede repercutir a los arrendatarios los costes resultantes. Sin embargo, si ha instalado un sistema de monedas, hay contadores individuales instalados o el agua y la electricidad ya se facturan mediante otros conceptos, estos costes deben deducirse del importe.
• 17. Otros gastos de explotación: El Reglamento de gastos de explotación incluye este punto como una denominada «función de cobertura», con la que se pueden tener en cuenta desarrollos futuros pueden tenerse en cuenta. Esto significa que el arrendador puede repercutir otros gastos accesorios que se produzcan regularmente y sean necesarios para el uso previsto del inmueble. Actualmente, entre otros, los costes de mantenimiento de detectores de humo o extintores pueden estar incluidos en esta normativa.

¿Permitido o no? La diferencia más importante

La lista de los posibles conceptos relevantes para la liquidación de los gastos de explotación solo sirve como indicación para arrendadores y arrendatarios. El punto decisivo es si los gastos se producen regularmente. Por ejemplo, los costes de mantenimiento pueden repercutirse como gastos accesorios, pero los costes de reparación no.

El término «regularmente» es independiente del intervalo de tiempo. Un punto habitual de controversia es la limpieza de los canalones. Esta solo se realiza cada varios años. No obstante, este gasto forma parte de los costes de trabajos de mantenimiento si se menciona en el contrato de arrendamiento.

¿Qué gastos no son en ningún caso gastos accesorios?

Hay gastos que los arrendadores no pueden repercutir en ningún caso como gastos accesorios. Entre ellos se encuentran, por ejemplo, los costes de gestión de la cuenta bancaria, de un empleado de oficina, del asesor fiscal o de una administración de fincas. Estos costes indirectos no son necesarios para el uso previsto de las viviendas y, por tanto, no son gastos de explotación admisibles.

Liquidación de gastos accesorios: el periodo de liquidación

Además de estar sujeta a los conceptos permitidos, la liquidación de gastos accesorios debe cumplir otros requisitos. Un punto importante es el periodo de liquidación. También para ello el legislador establece una norma clara. Conforme al § 556 apdo. 3 frase 1 BGB, la liquidación de los gastos de explotación debe abarcar un año. Sin embargo, está permitido establecer el periodo de liquidación atravesando dos años, por ejemplo, del 1 de octubre al 30 de septiembre del año siguiente.

Liquidaciones parciales al cambiar de arrendatario

En principio, los arrendadores también pueden liquidar anticipadamente los gastos de explotación cuando cambia el arrendatario. Sin embargo, no están obligados a hacerlo, ya que muchos gastos solo se acumulan a lo largo del año, de modo que las facturas correspondientes a un intervalo anual pueden emitirse después de que el arrendatario se haya mudado.

¿Qué cuenta: el principio de salida de fondos o la fecha de la factura?

Un punto frecuente de controversia entre arrendatarios y arrendadores es la fecha de la factura de los gastos de explotación. El arrendador tiene derecho a aplicar el principio de salida de fondos en la liquidación de los gastos de explotación. Esto significa que puede repercutir todos los costes relevantes que, independientemente del día de emisión de la factura, durante la haya pagado. Por lo tanto, en teoría, por ejemplo, puede ocurrir que en un año se omitan los costes del deshollinador y que al año siguiente se incluyan dos veces en la liquidación de los gastos de explotación. Se considera la fecha del cargo en la cuenta del arrendador.

¿Hasta cuándo debe emitirse la liquidación de los gastos de explotación?

El arrendador está obligado a presentar la liquidación anual de los gastos adicionales dentro de un año después del final del período de liquidación. Se considera la fecha de recepción del correo por parte del arrendatario. El plazo de doce meses también se aplica a los casos en los que el arrendador cambia durante el período de liquidación, por ejemplo, debido a una venta, donación o herencia.

En pocos casos excepcionales, el arrendador puede presentar posteriormente una liquidación de los gastos adicionales. Según la jurisprudencia, dispone para ello de un plazo adicional de tres meses. Sin embargo, debe demostrar motivos extraordinarios y verificables. Se habla de un «incumplimiento del plazo no imputable». Un ejemplo sería una notificación oficial tardía del impuesto sobre bienes inmuebles.

¿Qué ocurre si el arrendador incumple el plazo?

Si el arrendador incumple el plazo de presentación, el arrendatario no tendrá que pagar un posible importe adicional adeudado. Es irrelevante quién haya causado el retraso. No obstante, el arrendatario puede exigir la liquidación. Si de la liquidación de los gastos de explotación resulta un saldo a su favor, el arrendador deberá abonárselo.

¿Qué datos debe contener la liquidación de los gastos de explotación?

La liquidación de los gastos adicionales está sujeta a requisitos formales. Si la forma y el contenido no son suficientes, esto puede incluso eximir de un posible importe adicional adeudado, según una sentencia del Tribunal Supremo Federal (BGH, VIII ZR 108/02, de 27 de noviembre de 2002). Por ello, los arrendadores deben asegurarse meticulosamente de cumplir todos los requisitos. Además, los datos de la liquidación de los gastos de explotación deben presentarse de forma clara, comprensible y fácil de verificar. Los pasajes contradictorios o los cálculos incomprensibles también hacen que la liquidación sea impugnable. En particular, deben indicarse cifras y datos concretos, así como la base de cálculo. Por ejemplo, no basta con incluir en la liquidación indicaciones como «según lo acordado» o «según la lectura del contador».

Los datos mínimos también deben cumplir los siguientes requisitos:

• Emisor/remitente: deben indicarse el nombre y la dirección del arrendador o de quien haya elaborado las liquidacionesser.
• Destinatario: Como destinatarios deben figurar todas las personas del contrato de alquiler con nombre y apellidos, así como dirección. Además, el documento debe enviarse a todos los destinatarios mencionados.
• Identificación de la vivienda: El objeto arrendado debe definirse con exactitud. Esto incluye la dirección, la planta y, en su caso, una designación precisa de la vivienda mediante indicaciones adicionales como «izquierda» o un número de vivienda.
• Período: El arrendador debe indicar claramente el período de liquidación. Si hubo un cambio de inquilino, también debe definir el período de uso correspondiente del destinatario. Esto puede hacerse, por ejemplo, en forma de días de liquidación.
• Criterio de reparto: El arrendador debe indicar el criterio de reparto con el que ha calculado la parte de los costes correspondiente al respectivo inquilino. Si se trata de un complejo residencial con varios inmuebles que genera gastos comunes, como los del mantenimiento de las zonas verdes, debe indicarse el criterio correspondiente a la parte del conjunto de la instalación. Puede haber distintos criterios de reparto para los diferentes gastos accesorios (según la superficie habitable, el número de personas, etc.). La indicación de los respectivos criterios de reparto es una de las obligaciones más importantes en el marco de la liquidación de gastos accesorios.
• Costes: La liquidación de los gastos de explotación debe incluir una relación de los costes resultantes del criterio de reparto para el inquilino.
• Calefacción/agua caliente: Los costes de calefacción y agua caliente, incluidos los costes adicionales de mantenimiento, etc., deben desglosarse claramente. Esta parte de la liquidación puede proceder de un tercero que, por ejemplo, también registre los datos de consumo.
• Carga total: El arrendador debe indicar la suma de los gastos accesorios proporcionales generados. Además, deben detallarse todos los pagos anticipados y la diferencia resultante debe señalarse claramente como pago adicional o saldo a favor.

Nota sobre la consulta de comprobantes

El arrendador no tiene que adjuntar los comprobantes de los costes generados. Sin embargo, el inquilino tiene derecho a examinarlos. Para ello, el arrendador o el emisor de la liquidación debe ofrecer la posibilidad de consultarlos. Es suficiente con poner los documentos a disposición en la oficina del remitente. En casos excepcionales, esto puede resultar desproporcionado para los inquilinos. Si, por ejemplo, el desplazamiento implicara un esfuerzo considerable (gran distancia, largo tiempo de viaje), este puede tener derecho a una copia sujeta a pago.

Más allá de la liquidación, los inquilinos no tienen derecho a recibir información. Eso No obstante, el documento debe cumplir los requisitos mencionados de una presentación clara, comprensible y verificable.

Objeción contra una liquidación de gastos adicionales incorrecta

El inquilino puede presentar una objeción contra la liquidación de gastos adicionales. Para ello, dispone exactamente de doce meses (365 días) después de la entrega del documento. Solo se admite una excepción a este plazo en casos excepcionales, como una enfermedad grave o la denegación del acceso a los comprobantes.

La objeción no está sujeta a ninguna formalidad e incluso puede presentarse oralmente. Si el inquilino quiere asegurarse, la envía por correo certificado. En la objeción, el inquilino debe indicar la partida o el importe parcial impugnado, o bien una justificación. Sin un motivo concreto, la objeción no es admisible.

La objeción también sigue siendo posible si el inquilino ya ha recibido un saldo a su favor o ha pagado un importe adicional. Si del procedimiento resulta un nuevo cálculo, el importe se compensará correspondientemente.

Importante: Si la corrección de la liquidación después del plazo de presentación genera un saldo a favor del inquilino, este debe ser abonado. Sin embargo, un pago adicional solo debe efectuarse si se presenta dentro del plazo de un año tras el final del período de liquidación.

Nota: En muchas liquidaciones de gastos adicionales se indica un plazo de objeción de cuatro semanas. Este no contradice el plazo legal, sino que se refiere a la liquidación del saldo a favor o del importe adicional.

Pago adicional y saldo a favor: ¿hasta cuándo debe pagarse el importe?

La liquidación de los gastos de explotación tiene por objeto comparar los pagos anticipados con los costes reales. Por regla general, para el inquilino resulta un saldo a favor o un pago adicional. Ambas partes están obligadas a liquidar el importe vencido en un plazo de 30 días. Esto también se aplica cuando posteriormente se corrige un error o el inquilino presenta una objeción. Si una de las partes se niega, la otra puede solicitar una orden de pago o interponer otros recursos legales.

Importante: Al pagar un importe adicional, el inquilino no reconoce que la liquidación sea correcta. Por tanto, puede seguir presentando una objeción. Existe una sentencia correspondiente (BGH, ref. VIII ZR 269/09 de 12 de enero de 2011). No es necesario efectuar el pago bajo reserva.

Si un arrendador se niega a pagar un saldo a favor, el inquilino puede compensar el importe con sus pagos del alquiler. Sin embargo, debe este notificarlo con un mes de antelación; de lo contrario, él también incurrirá en mora con el pago del alquiler.

¿Existe un plazo de prescripción?

Las reclamaciones derivadas de las liquidaciones de gastos operativos prescriben. Si una de las partes no efectúa el pago, la contraparte puede interponer recursos legales. Sin embargo, una reclamación debe presentarse, como muy tarde, dentro de los tres años naturales completos posteriores al final del año en el que se entregó la liquidación. Las reclamaciones posteriores se consideran prescritas. Si el inquilino recibe, por ejemplo, la liquidación de gastos operativos el 29 de octubre de 2022, ambas partes pueden presentar reclamaciones hasta el 31 de diciembre de 2025.

Compensación de los gastos operativos con la fianza del alquiler

Si un inquilino se muda durante un período de liquidación, el arrendador puede retener una parte de la fianza del alquiler. El requisito es que, por regla general, la liquidación de gastos operativos dé lugar a un pago adicional o que este sea previsible. No obstante, la suma retenida está limitada al importe que previsiblemente será necesario para cubrir dicho pago adicional.

Ajuste del anticipo de los gastos operativos

Es improbable que los anticipos de los gastos adicionales cubran exactamente los gastos operativos reales. Por regla general, se produce un exceso o un déficit de cobertura. En este caso, ambas partes pueden ajustar el anticipo mensual de los gastos operativos de conformidad con el § 560, apartado 4, del Código Civil alemán. El nuevo importe debe orientarse a la suma total actual calculada. Sin embargo, el arrendador no puede exigir un recargo de seguridad por costes previsiblemente más elevados.

Es suficiente con que una de las partes comunique este cambio a la otra en forma de texto, como una carta, un correo electrónico o un fax. El ajuste no puede aplicarse retroactivamente y será válido a partir del siguiente pago del alquiler.

Conclusión: muchos detalles, pero reglas claras

Estas explicaciones muestran que los problemas pueden estar en los detalles. Las reglas son claras y coherentes. Sin embargo, la cantidad de requisitos para una liquidación correcta de los gastos operativos puede provocar errores pequeños o grandes. Ambas partes deberían hablar conjuntamente sobre los problemas que surjan y resolverlos de manera sencilla. En caso de conflicto, una consulta en una asociación de inquilinos o de arrendadores puede aportar claridad sobre los distintos gastos adicionales y sobre la liquidación completa de los gastos operativos.