Расчёт дополнительных расходов — всё, что вам нужно знать

Едва ли найдётся что-то, что вызывает больше споров между арендатором и арендодателем, чем расчёт дополнительных расходов. С одной стороны, многие расчёты содержат ошибки. Это приводит к конфликтам. С другой стороны, обе стороны не всегда знают фактические требования законодательства. Часто отсутствует понимание того, что арендодатель вправе включать в расчёт, а что нет. Многие заинтересованные лица не уверены, как должен выглядеть расчёт, когда он должен быть составлен и какие существуют дополнительные сроки. Мы предлагаем вам обзор требований законодательства, а также возможного содержания расчёта дополнительных расходов, который корректно называется расчётом эксплуатационных расходов.

Зачем нужны расчёты эксплуатационных расходов?

В течение года для жилой недвижимости выполняются различные работы и возникают расходы. Арендодатели хотели бы переложить эти расходы на арендаторов, то есть взыскать их с них. Для этого в большинстве случаев обе стороны договора аренды договариваются о внесении авансовых платежей в счёт дополнительных расходов. Эта ежемесячная сумма распределяет финансовую нагрузку для арендатора на ежемесячные платежи, которые, однако, вносятся авансом. Расчёт эксплуатационных расходов служит для сопоставления фактических расходов и авансовых платежей в конце расчётного периода и их выравнивания. В некоторых случаях образуется переплата, в других арендатору необходимо внести доплату.

Разница между авансовыми платежами и фиксированными суммами

Арендодатель обязан составлять расчёт, если арендатор вносит такие авансовые платежи. Хотя в разговорной речи иногда говорят о фиксированных суммах дополнительных расходов, речь идёт именно об авансовых платежах. Это различие важно, поскольку иногда арендодатели требуют настоящую фиксированную плату за эксплуатационные расходы. Однако она представляет собой фиксированное возмещение эксплуатационных расходов независимо от их фактического размера. Арендодатель вправе установить реалистичную сумму и потребовать её от арендатора. В таком случае расчёт не производится. Исключение составляют расходы на отопление. Поскольку их в любом случае необходимо определять в зависимости от потребления, почти все арендодатели выбирают внесение авансовых платежей в счёт эксплуатационных расходов.

Какой закон регулирует расчёт эксплуатационных расходов?

Распределение дополнительных расходов между арендаторами обеспечено законодательством. В § 556, абзац 1 ГГУ, среди прочего, говорится:

«Стороны договора могут договориться о том, что арендатор несёт эксплуатационные расходы.»

При этом авансовые платежи могут быть взиматься, однако они не должны превышать разумного размера. Кроме того, в нем указано, в каких случаях возникающие расходы действительно являются эксплуатационными расходами. Таким образом, должны быть выполнены следующие условия:

• Расходы возникают регулярно.
• Расходы необходимы для использования жилой недвижимости по назначению.
• Расходы соответствуют принципу экономичности.

Только если соблюдены все три условия, арендодатель вправе переложить свои расходы на арендаторов. Для конкретизации законодатель принял Положение об эксплуатационных расходах (BetrKV). В § 2 BetrKV перечислены 17 пунктов, которые подробнее определяют эксплуатационные расходы.

Решающее значение имеет договор аренды!

Однако арендодатели связаны договором аренды. Они могут переложить на арендаторов только те расходы, которые указаны в договоре как дополнительные либо эксплуатационные расходы. Если начисленные статьи отсутствуют в перечне, арендатор не обязан оплачивать соответствующую сумму.

Что такое эксплуатационные расходы согласно § 2 BetrKV?

Положение об эксплуатационных расходах перечисляет возможные эксплуатационные расходы. Этот перечень не является исчерпывающим, чтобы не исключать будущие потребности. Тем не менее он дает хороший обзор расходов арендодателя, которые могут быть переложены на арендаторов. Обзор указанных в тексте пунктов:

• 1. Публичные обременения: прежде всего под ними понимается налог на недвижимость.
• 2. Водоснабжение: сюда относятся расходы на питьевую воду, сборы и техническое обслуживание счетчиков, регуляторов расхода воды, водоочистных установок, а также расходы на распределение затрат на воду. Важно: однако если в квартирах имеются собственные счетчики воды, арендодатель должен учитывать определенный с их помощью расход.
• 3. Водоотведение: арендодатель также может переложить расходы на сточные воды. К ним относятся не только сборы за сточные воды, но и канализационные сборы или затраты на эксплуатацию дренажного насоса.
• 4. Пункты 4–6 перечня посвящены расходам на горячую воду и отопление. Они включают фактический расход топлива, а также, в частности, эксплуатационные, очистительные и технические расходы. Здесь мы подготовили для вас подробный обзор расходов на отопление и обновленного Положения о расходах на отопление. Как правило, эти статьи должны как минимум наполовину рассчитываться исходя из фактического потребления. Определенную долю однако арендодатель также может рассчитывать их исходя из жилой площади. Кроме того, с конца 2021 года данные о потреблении должны постепенно становиться доступными посредством дистанционного считывания.
• 7. Пассажирские и грузовые лифты: Арендодатель может распределять между жильцами расходы на эксплуатацию и техническое обслуживание лифтов. Исключением могут быть квартиры на первом этаже. Если существует фиксированный договор на техническое обслуживание, арендодатель должен вычесть из суммы понесённые расходы на ремонт и материалы.
• 8. Уборка улиц и сбор мусора: Арендодатель может распределять между жильцами расходы на вывоз мусора, включая расходы на стационарные установки, такие как «мусоропроводы», а также на уборку улиц и зимнее обслуживание. Исключения составляют крупногабаритный мусор и расходы, возникшие из-за недостаточного разделения мусора, если виновные известны. Возникшие таким образом расходы могут выставляться только виновным лицам.
• 9. Уборка здания и борьба с вредителями: Для уборки общих помещений, лестничных клеток, подвалов и чердаков, а также окон в этих зонах арендодатель может привлечь клининговую компанию и распределить расходы между жильцами. При этом он обязан соблюдать принцип экономичности. Например, экономически нецелесообразно поручать мытьё окон каждую неделю или выбирать завышенно дорогих поставщиков услуг. Однако престижный жилой район может требовать более частой уборки. Расходы на необходимую борьбу с вредителями он также может распределить между жильцами. Однако это касается только устранения вредителей в общих помещениях либо случаев, когда регулярно страдают все квартиры.
• 10. Уход за садом: Арендодатель может выставлять расходы на уход за зелёными насаждениями. При этом он связан определёнными требованиями. Так, расходы на такие работы, как стрижка газона, обрезка живой изгороди или замена растений, могут распределяться между жильцами. Однако создание нового сада или отдельной его части, например посадка живой изгороди, — нет. Кроме того, из расчёта следует исключать зоны, которыми могут пользоваться только отдельные жильцы. Игровые площадки также могут относиться к этому пункту, если они повышают качество жизни.
• 11. Освещение: Расходы на электроэнергию для освещения входных дверей, лестничных клеток, подвальных помещений и аналогичных зон могут распределяться между жильцами. Однако арендодатель может выставлять только эксплуатационные расходы (электроэнергию), но не расходы на замену ламп или ремонт электропроводки. Другие относящиеся к общим нуждам расходы на электроэнергию, например на эксплуатацию отопительных установок или прачечных, также подпадают под этот пункт, если они не выставляются по другим пунктам.
• 12. Услуги трубочиста: Арендодатель вправе переложить расходы на услуги трубочиста. При этом способ расчёта зависит от объекта. Расходы на отдельные отопительные устройства распределяются на арендатора. Расходы на техническое обслуживание, измерения и очистку общих установок, как правило, распределяются пропорционально через расчёт расходов на отопление.
• 13. Страхование имущества и гражданской ответственности: Арендодатель может заключать договоры страхования своей недвижимости. Если арендаторы получают от этого выгоду, как, например, в случае страхования от стихийных бедствий — пожара, воды, бури, удара молнии — или страхования ответственности владельца здания, эти расходы могут быть переложены на арендаторов. Это действует и в том случае, если страховка заключена уже после начала арендных отношений. Исключение применяется, если выгоду получает только отдельный арендатор. Классический пример: только один арендатор пользуется террасой, покрытой стеклом, и только для неё действует страхование от разбития стекла.
• 14. Управляющий домом: Арендодатель вправе назначить управляющего домом и потребовать возмещения связанных с этим расходов в рамках расчёта эксплуатационных расходов. Однако необходимо учитывать два важных момента: арендодатель не вправе выставлять расходы дважды. Если управляющий, например, убирает лестничную клетку, арендодатель не может дополнительно выставить эти расходы. Кроме того, арендодатель должен вычесть соответствующую часть расходов, если управляющий выполняет ремонтные работы. Переложению подлежат только расходы на техническое обслуживание.
• 15. Антенны и кабельные подключения: До настоящего времени арендодатели могли перелагать на арендаторов расходы на предоставление антенн и интернет-, теле-/оптоволоконных кабелей. С декабря 2021 года эта «привилегия по дополнительным расходам» отменена. Теперь арендатор может самостоятельно решать, воспользоваться ли предложением или заключить собственный договор. Арендодатель больше не вправе перелагать фиксированные сборы. Для существующих договоров действует переходный период до 30.06.2024.
• 16. Уход за бельём: Если арендодатель предоставляет возможность стирки, он вправе переложить связанные с этим расходы на арендаторов. Однако если установлена монетная система, установлены индивидуальные счётчики или вода и электричество уже учитываются по другим статьям, эти расходы необходимо вычесть из суммы.
• 17. Прочие эксплуатационные расходы: Положение об эксплуатационных расходах включает этот пункт в качестве так называемой «остаточной функции», с помощью которой учитываются будущие изменения могут быть учтены. Это означает, что арендодатель вправе начислять дополнительные эксплуатационные расходы, которые возникают регулярно и необходимы для использования объекта недвижимости по назначению. В настоящее время под это правило, среди прочего, могут подпадать расходы на техническое обслуживание дымовых извещателей или огнетушителей.

Разрешено или нет? Самое важное различие

Перечень возможных пунктов, имеющих значение для расчёта эксплуатационных расходов, является лишь указанием для арендодателей и арендаторов. Решающее значение имеет то, возникают ли расходы регулярно. Например, расходы на техническое обслуживание можно включать в дополнительные расходы, а расходы на ремонт — нельзя.

Понятие «регулярно» не зависит от временного интервала. Типичным предметом спора является очистка водосточных желобов. Она проводится лишь раз в несколько лет. Тем не менее эти расходы относятся к расходам на техническое обслуживание, если они указаны в договоре аренды.

Какие расходы точно не являются дополнительными?

Существуют расходы, которые арендодатели ни в коем случае не вправе включать в дополнительные расходы. К ним относятся, например, расходы на ведение счёта, офисного сотрудника, налогового консультанта или управление домом. Эти косвенные расходы не необходимы для использования квартир по назначению и поэтому не являются допустимыми эксплуатационными расходами.

Расчёт дополнительных расходов: расчётный период

Расчёт дополнительных расходов, помимо разрешённых позиций, также подчиняется другим требованиям. Важным аспектом является расчётный период. Законодатель устанавливает и для этого чёткое правило. Согласно § 556 абз. 3 предложение 1 BGB, расчёт эксплуатационных расходов должен охватывать один год. Однако разрешается устанавливать расчётный период с переходом через календарный год, например с 1 октября по 30 сентября следующего года.

Промежуточные расчёты при смене арендатора

В принципе, при смене арендатора арендодатели также могут произвести расчёт эксплуатационных расходов досрочно. Однако это не является обязанностью, поскольку многие расходы накапливаются только в течение года, поэтому счета за годовой период могут поступить уже после выезда арендатора.

Что имеет значение: принцип списания средств или дата счёта?

Частым предметом спора между арендаторами и арендодателями является дата счёта по эксплуатационным расходам. Арендодатель вправе применять при расчёте эксплуатационных расходов принцип списания средств. Это означает, что он может распределить все соответствующие расходы, которые независимо от даты выставления счёта в течение оплатил за расчётный период. Таким образом, теоретически может случиться, например, что в одном году расходы на трубочиста отсутствуют, а в следующем году дважды включаются в расчёт эксплуатационных расходов. Определяющим является день списания средств со счёта арендодателя.

До какого срока должен быть составлен расчёт эксплуатационных расходов?

Арендодатель обязан предоставить ежегодный расчёт дополнительных расходов в течение одного года после окончания расчётного периода. При этом учитывается день получения письма арендатором. Срок в двенадцать месяцев применяется также в случаях, когда в течение расчётного периода арендодатель меняется, например, в результате продажи, дарения или наследования.

В отдельных исключительных случаях арендодатель может предоставить расчёт дополнительных расходов с опозданием. Согласно судебной практике, для этого ему предоставляется дополнительный срок в три месяца. Однако он должен предъявить чрезвычайные и поддающиеся проверке причины. Это называется «пропуском срока не по своей вине». Примером может быть просроченное официальное уведомление о налоге на недвижимость.

Что происходит, если арендодатель пропустил срок?

Если арендодатель пропустит срок предоставления расчёта, арендатор не обязан оплачивать возможную доплату. При этом не имеет значения, кто виновен в задержке. Однако арендатор всё же может потребовать расчёт. Если по результатам расчёта эксплуатационных расходов образуется кредитовое сальдо в его пользу, арендодатель обязан его выплатить.

Какие сведения должен содержать расчёт эксплуатационных расходов?

Расчёт дополнительных расходов должен соответствовать формальным требованиям. Если форма и содержание окажутся недостаточными, это согласно решению высшей судебной инстанции (BGH, VIII ZR 108/02 от 27 ноября 2002 года) может даже освободить арендатора от возможной доплаты. Поэтому арендодателям следует тщательно следить за соблюдением всех требований. Сведения в расчёте эксплуатационных расходов должны быть изложены таким образом, чтобы они были ясными, понятными и легко проверяемыми. Противоречивые положения или непонятные расчёты также делают расчёт уязвимым для оспаривания. В частности, необходимо указывать конкретные числа и даты, а также основу расчёта. Например, недостаточно включить в расчёт такие указания, как «как договорено» или «согласно показаниям счётчика».

Минимальные сведения также должны соответствовать следующим требованиям:

• Составитель/отправитель: должны быть указаны имя и адрес арендодателя или составителя расчётовбыть.
• Получатель: В качестве получателей должны быть указаны все лица из договора аренды с именами, фамилиями и адресами. Документ также должен быть отправлен всем указанным получателям.
• Указание квартиры: Сданный в аренду объект должен быть точно определён. К этому относятся адрес, этаж и, при необходимости, точное обозначение квартиры с дополнительным указанием, например «слева», или номера квартиры.
• Период: Арендодатель должен чётко указать расчётный период. Если произошла смена арендатора, он также должен определить соответствующий период пользования для адресата. Это возможно, например, в форме количества расчётных дней.
• Ключ распределения: Арендодатель должен указать ключ распределения, по которому он рассчитал долю расходов соответствующего арендатора. Если речь идёт о жилом комплексе с несколькими объектами недвижимости, создающими общие эксплуатационные расходы, например расходы на уход за зелёными зонами, необходимо указать ключ для расчёта доли во всём комплексе. Для различных дополнительных расходов могут применяться разные ключи распределения (по жилой площади, по числу проживающих и т. д.). Указание соответствующих ключей распределения является одной из важнейших обязанностей при составлении расчёта дополнительных расходов.
• Расходы: Расчёт эксплуатационных расходов должен содержать перечень расходов арендатора, полученных на основании ключа распределения.
• Отопление/горячая вода: Расходы на отопление и горячую воду, включая дополнительные расходы на техническое обслуживание и т. п., должны быть представлены в понятной детализации. Эта часть расчёта может быть составлена третьей стороной, которая, например, также снимает показания потребления.
• Общая сумма: Арендодатель должен указать сумму начисленных пропорциональных дополнительных расходов. Кроме того, необходимо указать все внесённые авансовые платежи и чётко обозначить получившуюся разницу как доплату или переплату.

Указание относительно ознакомления с документами

Арендодатель не обязан прилагать документы, подтверждающие понесённые расходы. Однако арендатор имеет право на их проверку. Для этого арендодатель или составитель расчёта должен предоставить возможность ознакомиться с документами. Достаточно подготовить документы в офисе отправителя. В исключительных случаях это может быть неприемлемо для арендатора. Если, например, поездка связана со значительными затратами (большое расстояние, длительное время в пути), он может иметь право на получение платной копии.

Помимо расчёта, арендаторы не имеют права на получение дополнительной информации. Это Однако документ должен соответствовать указанным требованиям к наглядному, понятному и логичному изложению.

Возражение против неправильного расчёта дополнительных расходов

Арендатор может подать возражение против расчёта дополнительных расходов. Для этого у него есть ровно двенадцать месяцев (365 дней) с момента вручения документа. Исключение из этого срока допускается только в особых случаях, например при тяжёлой болезни или отказе в предоставлении возможности ознакомиться с подтверждающими документами.

Возражение не требует определённой формы и возможно даже в устной форме. Если арендатор хочет подстраховаться, он отправляет заказное письмо. В возражении арендатор должен указать оспариваемую статью или частичную сумму либо привести обоснование. Без конкретной причины возражение не допускается.

Возражение всё ещё возможно, даже если арендатор уже получил кредитовый остаток или погасил дополнительное требование. Если по результатам процедуры производится новый расчёт, соответствующая сумма засчитывается.

Важно: если после истечения срока подачи исправление расчёта приводит к образованию кредитового остатка в пользу арендатора, этот остаток должен быть выплачен. Однако доплату необходимо производить только в том случае, если соответствующее требование предъявлено в течение одного года после окончания расчётного периода!

Примечание: во многих расчётах дополнительных расходов указан срок для подачи возражений в четыре недели. Он не противоречит установленному законом сроку, а относится к погашению кредитового остатка или дополнительного требования.

Доплата и кредитовый остаток: до какого срока должна быть уплачена сумма?

Расчёт эксплуатационных расходов предназначен для сопоставления авансовых платежей с фактическими расходами. Как правило, у арендатора образуется кредитовый остаток или дополнительное требование. Обе стороны обязаны погасить подлежащую уплате сумму в течение 30 дней. Это действует и в том случае, если ошибка впоследствии исправляется или арендатор подаёт возражение. Если одна из сторон отказывается исполнять обязательство, другая сторона может инициировать выдачу судебного приказа о взыскании или воспользоваться иными правовыми средствами.

Важно: уплата дополнительного требования не означает, что арендатор признаёт расчёт правильным. Поэтому он по-прежнему может подать возражение. Это подтверждается соответствующим решением (BGH, дело № VIII ZR 269/09 от 12 января 2011 года). Нет необходимости производить платёж с оговоркой.

Если арендодатель отказывается выплатить кредитовый остаток, арендатор может зачесть эту сумму в счёт арендных платежей. Однако он должен этот уведомить за месяц, иначе он, в свою очередь, окажется в просрочке по оплате аренды.

Существует ли срок исковой давности?

Требования, вытекающие из расчётов эксплуатационных расходов, имеют срок исковой давности. Если одна из сторон не производит оплату, другая сторона может обратиться за правовой защитой. Однако требование должно быть предъявлено не позднее чем через три полных календарных года после окончания года, в котором расчёт был доставлен. Более поздние требования считаются погашенными давностью. Например, если расчёт эксплуатационных расходов поступил арендатору 29 октября 2022 года, обе стороны могут предъявить требования до 31 декабря 2025 года.

Зачёт эксплуатационных расходов за счёт залога за аренду

Если арендатор выезжает в течение расчётного периода, арендодатель может удержать часть залога за аренду. Условием является то, что расчёт эксплуатационных расходов, как правило, приводит к необходимости доплаты или что такая доплата предсказуема. Однако удерживаемая сумма ограничена размером, который, вероятно, потребуется для покрытия доплаты.

Корректировка авансовых платежей за эксплуатационные расходы

Маловероятно, что авансовые платежи за коммунальные расходы точно покрывают фактические эксплуатационные расходы. Как правило, возникает переплата или недоплата. В этом случае обе стороны могут скорректировать ежемесячный авансовый платёж за эксплуатационные расходы согласно § 560, абзац 4 Гражданского уложения Германии. При этом новая сумма должна ориентироваться на установленную текущую общую сумму. Однако арендодатель не вправе требовать надбавку за безопасность для ожидаемого повышения расходов.

Достаточно, чтобы одна сторона сообщила другой стороне об этом изменении в текстовой форме — например, письмом, по электронной почте или факсу. Корректировка не может иметь обратной силы и действует со следующего платежа за аренду.

Итог: много деталей, но ясные правила

Эти пояснения показывают, что дьявол может скрываться в деталях. Правила ясны и логичны. Однако количество требований к правильному расчёту эксплуатационных расходов может привести к мелким или серьёзным ошибкам. Обеим сторонам следует совместно обсуждать возникающие проблемы и устранять их без бюрократических сложностей. В случае спора консультация в объединении арендаторов или арендодателей может внести ясность в отдельные коммунальные расходы и расчёт эксплуатационных расходов в целом.