Décompte des charges – tout ce que vous devez savoir

Il y a peu de choses qui provoquent davantage de litiges entre locataires et bailleurs que le décompte des charges. D’une part, de nombreux décomptes contiennent des erreurs. Cela entraîne des conflits. D’autre part, les deux parties ne connaissent pas toujours les exigences légales réelles. Il règne souvent une méconnaissance de ce que le bailleur peut facturer ou non. Beaucoup de personnes concernées ne savent pas avec certitude à quoi doit ressembler le décompte, quand il doit être établi et quels autres délais s’appliquent. Nous vous proposons un aperçu des exigences légales ainsi que des éléments possibles du décompte des charges, appelé correctement décompte des frais d’exploitation.

Pourquoi existe-t-il des décomptes des frais d’exploitation ?

Au cours de l’année, différents travaux et coûts sont engagés pour le bien immobilier résidentiel. Les bailleurs souhaitent volontiers répercuter ces dépenses sur les locataires, c’est-à-dire les leur faire payer. À cette fin, les deux parties au contrat de location conviennent dans la plupart des cas d’une provision mensuelle pour charges. Cette somme mensuelle répartit la charge du locataire en mensualités, qui sont toutefois versées à l’avance. Le décompte des frais d’exploitation sert à comparer et à équilibrer les coûts réels et les provisions à la fin de la période de décompte. Il en résulte parfois un crédit en faveur du locataire, parfois un paiement complémentaire à sa charge.

Différence : provisions et forfaits

Le bailleur est tenu d’établir un décompte lorsque le locataire verse de telles provisions. Bien que l’on parle parfois couramment de forfaits de charges, il s’agit de provisions. Cette différence est importante, car certains bailleurs demandent un véritable forfait de frais d’exploitation. Il s’agit toutefois d’un règlement forfaitaire des frais d’exploitation, indépendamment de leur montant réel. Le bailleur peut ainsi fixer un montant réaliste et le demander au locataire. Dans ce cas, aucun décompte n’est établi. Les frais de chauffage sont exclus de cette procédure. Comme ceux-ci doivent de toute façon être calculés en fonction de la consommation, presque tous les bailleurs optent pour la voie des provisions pour frais d’exploitation.

Quelle loi régit le décompte des frais d’exploitation ?

La répercussion des charges sur les locataires est encadrée par la loi. Le § 556, alinéa 1 du BGB dispose notamment :

« Les parties au contrat peuvent convenir que le locataire prend en charge les frais d’exploitation. »

Des paiements anticipés peuvent alors Einsatz kommen, die aber eine angemessene Höhe nicht überschreiten dürfen. Weiterhin ist dort aufgeführt, wann anfallende Ausgaben tatsächlich Betriebskosten sind. Demnach müssen folgende Punkte erfüllt sein:

• Die Kosten fallen regelmäßig an.
• Die Kosten sind für den bestimmungsgemäßen Gebrauch als Wohnimmobilie erforderlich.
• Die Kosten entsprechen dem Gebot der Wirtschaftlichkeit.

Nur wenn alle drei Punkte zutreffen, darf der Vermieter seine Ausgaben auf Mieter umlegen. Zur Konkretisierung hat der Gesetzgeber die Betriebskostenverordnung (BetrKV) erlassen. In § 2 BetrKV sind 17 Punkte genannt, die Betriebskosten näher definieren.

Entscheidend ist der Mietvertrag!

Allerdings sind Vermieter an den Mietvertrag gebunden. Sie dürfen nur die Ausgaben auf die Mieter umlegen, die im Mietvertrag als Nebenkosten bzw. Betriebskosten genannt sind. Fehlen abgerechnete Posten in der Auflistung, muss der Mieter die entsprechende Summe nicht bezahlen.

Was sind Betriebskosten nach § 2 BetrKV?

Die Betriebskostenverordnung listet die möglichen Betriebskosten auf. Diese Auflistung ist nicht abschließend, um zukünftige Erfordernisse nicht auszuschließen. Dennoch bietet sie einen guten Überblick über die umlagefähigen Ausgaben des Vermieters. Die im Text genannten Punkte im Überblick:

• 1. Öffentliche Lasten: Darunter ist insbesondere die Grundsteuer zu verstehen.
• 2. Wasserversorgung: Darunter fallen die Kosten für Trinkwasser, Gebühren und Wartung von Zählern, Wassermengenregler, Wasseraufbereitungsanlagen sowie Kosten für die Aufteilung der Wasserkosten. Wichtig: Verfügen die Wohnungen jedoch über eigene Wasserzähler, muss der Vermieter den darüber ermittelten Verbrauch heranziehen.
• 3. Entwässerung: Die Kosten für Abwasser darf der Vermieter ebenfalls umlegen. Darunter fallen neben Abwassergebühren auch Kanalgebühren oder Aufwendungen für den Betrieb einer Entwässerungspumpe.
• 4. Die Punkte 4 bis 6 der Auflistung behandeln die Warmwasser- und Heizkosten. Diese enthalten den tatsächlichen Verbrauch des Brennmaterials sowie unter anderem Betriebs-, Reinigungs- und Wartungsgebühren. Eine ausführliche Übersicht über Heizkosten und die novellierte Heizkostenverordnung haben wir hier für Sie zusammengestellt. Grundsätzlich sind diese Posten mindestens zur Hälfte nach dem tatsächlichen Verbrauch zu ermitteln. Einen gewissen Anteil mais le bailleur peut également les calculer en fonction de la surface habitable. Depuis fin 2021, les données de consommation doivent en outre être consultables progressivement par relevé à distance.
• 7. Ascenseurs pour personnes et monte-charges : Le bailleur peut répercuter les coûts d’exploitation et d’entretien des ascenseurs. Les logements au rez-de-chaussée peuvent constituer une exception. Si un contrat d’entretien forfaitaire existe, le bailleur doit déduire du montant les frais de réparation et de matériel engagés.
• 8. Nettoyage des rues et frais d’enlèvement des déchets : Le bailleur peut répercuter sur les locataires les frais d’élimination des déchets, y compris les coûts des installations fixes telles que les « vide-ordures », ainsi que le nettoyage des rues et le service hivernal. Des exceptions s’appliquent aux encombrants et aux déchets dus à un tri insuffisant, lorsque les responsables sont connus. Les coûts ainsi générés ne peuvent être facturés qu’aux responsables.
• 9. Nettoyage de l’immeuble et lutte contre les nuisibles : Pour les parties communes, les cages d’escalier, les caves et les combles ainsi que les fenêtres de ces espaces, le bailleur peut mandater une entreprise de nettoyage et en répercuter les coûts. Il doit toutefois impérativement respecter le principe de rentabilité. Il n’est par exemple pas rentable de faire nettoyer les fenêtres chaque semaine ou de choisir des prestataires trop chers. Cependant, un quartier résidentiel haut de gamme peut nécessiter un nettoyage plus fréquent. Il peut également répercuter les coûts de la lutte nécessaire contre les nuisibles. Cela ne s’applique toutefois qu’à leur élimination dans les parties communes ou lorsque tous les logements sont régulièrement concernés.
• 10. Entretien des jardins : Le bailleur peut facturer les frais d’entretien des espaces verts. Il est toutefois soumis à certaines exigences. Ainsi, les travaux tels que la tonte des pelouses, la taille des haies ou le remplacement des plantes peuvent être répercutés. En revanche, la création d’un jardin ou d’une partie de celui-ci, comme la plantation d’une haie, ne le peut pas. En outre, les espaces utilisables par certains locataires seulement doivent être exclus du décompte. Les aires de jeux peuvent également relever de ce point, pour autant qu’elles améliorent la qualité de vie.
• 11. Éclairage : Les frais d’électricité liés à l’éclairage des portes d’entrée, des cages d’escalier, des caves et des espaces similaires peuvent être répercutés. Le bailleur ne peut toutefois facturer que les frais d’exploitation (électricité), et non le remplacement des ampoules ou la remise en état des câbles. Les autres frais d’électricité communs pertinents, tels que ceux liés au fonctionnement des installations de chauffage ou des buanderies, relèvent également de cette catégorie, à condition qu’elles ne soient pas facturées au titre d’autres postes.
• 12. Ramoneur : Le bailleur peut répercuter les frais de ramonage. Le mode de facturation dépend alors de l’installation. Les foyers individuels sont imputés au locataire. Les frais d’entretien, de mesure et de nettoyage des installations communes sont généralement répartis au prorata via le décompte des frais de chauffage.
• 13. Assurances de biens et de responsabilité civile : Le bailleur peut souscrire des assurances pour son bien immobilier. Si les locataires en bénéficient, comme c’est le cas par exemple pour une assurance contre les risques naturels – incendie, eau, tempête, foudre – ou une assurance responsabilité civile de l’immeuble, ces frais peuvent être répercutés. Cela s’applique également lorsque l’assurance est souscrite après le début de la location. Une exception s’applique lorsque seuls certains locataires en bénéficient. L’exemple classique : un seul locataire utilise une terrasse couverte de verre et seule celle-ci est couverte par une assurance bris de glace.
• 14. Gardien : Le bailleur peut désigner un gardien et réclamer les frais qui en résultent dans le cadre du décompte des charges. Toutefois, deux points importants doivent être pris en compte : le bailleur ne peut pas facturer deux fois les mêmes frais. Si le gardien nettoie par exemple la cage d’escalier, le bailleur ne peut pas facturer ces frais en plus. En outre, le bailleur doit déduire une part appropriée des frais lorsque le gardien effectue des travaux de réparation. Seuls les frais d’entretien peuvent être répercutés.
• 15. Antennes et raccordements câblés : Jusqu’à présent, les bailleurs pouvaient répercuter sur les locataires les frais de mise à disposition d’antennes et de câbles Internet ou TV/fibre optique. Depuis décembre 2021, ce « privilège des charges annexes » a été supprimé. Le locataire peut donc décider librement d’accepter une offre ou de conclure son propre contrat. Le bailleur ne peut alors plus répercuter de frais forfaitaires. Pour les contrats existants, une période transitoire court jusqu’au 30.06.2024.
• 16. Entretien du linge : Si le bailleur met à disposition une installation de lavage, il peut répercuter les frais qui en résultent sur les locataires. Toutefois, s’il a installé un fonctionnement à pièces, si des compteurs individuels sont installés ou si l’eau et l’électricité sont déjà facturées au titre d’autres postes, ces frais doivent être déduits du montant.
• 17. Autres charges d’exploitation : Le décret sur les charges d’exploitation comprend ce point en tant que « fonction subsidiaire », permettant de prendre en compte les évolutions futures peuvent être prises en compte. Cela signifie que le bailleur peut facturer d’autres charges accessoires qui surviennent régulièrement et qui sont nécessaires à l’usage conforme de l’immeuble. Actuellement, les frais d’entretien des détecteurs de fumée ou des extincteurs peuvent notamment relever de cette disposition.

Autorisé ou non ? La différence essentielle

La liste des éventuels éléments pertinents pour le décompte des charges d’exploitation constitue uniquement une indication pour les bailleurs et les locataires. Le point décisif est de savoir si les dépenses surviennent régulièrement. Ainsi, les frais d’entretien peuvent par exemple être facturés comme charges accessoires, mais pas les frais de réparation.

Le terme « régulièrement » est indépendant de l’intervalle de temps. Le nettoyage des gouttières constitue un point de litige typique. Il n’a lieu que tous les quelques années. Néanmoins, cette dépense fait partie des frais de travaux d’entretien lorsqu’elle est mentionnée dans le contrat de location.

Quels frais ne sont assurément pas des charges accessoires ?

Certaines dépenses ne peuvent en aucun cas être facturées par les bailleurs comme charges accessoires. Il s’agit notamment des frais de tenue de compte, d’un employé de bureau, d’un conseiller fiscal ou d’un administrateur de biens. Ces coûts indirects ne sont pas nécessaires à l’usage conforme des logements et ne constituent donc pas des charges d’exploitation admissibles.

Décompte des charges accessoires : la période de décompte

Outre les postes autorisés, le décompte des charges accessoires est également soumis à d’autres exigences. La période de décompte constitue un point important. Le législateur prévoit également une règle claire à cet égard. Conformément à § 556, al. 3, phrase 1 du BGB, le décompte des charges d’exploitation doit couvrir une année. Il est toutefois permis de fixer une période de décompte à cheval sur deux années, par exemple du 1er octobre au 30 septembre de l’année suivante.

Décomptes partiels en cas de changement de locataire

En principe, les bailleurs peuvent également établir prématurément le décompte des charges d’exploitation lors d’un changement de locataire. Ce n’est toutefois pas une obligation, car de nombreuses dépenses ne s’accumulent qu’au cours de l’année, de sorte que les factures correspondant à un intervalle annuel peuvent n’être établies qu’après le départ du locataire.

Qu’est-ce qui compte : le principe des décaissements ou la date de facturation ?

La date de facturation des charges d’exploitation constitue un point de litige fréquent entre locataires et bailleurs. Le bailleur a le droit d’appliquer le principe des décaissements lors du décompte des charges d’exploitation. Cela signifie qu’il peut répartir tous les frais pertinents qu’il a engagés, indépendamment du jour d’émission de la facture, pendant la a payé pour la période de décompte. Ainsi, il peut par exemple théoriquement arriver qu’une année, les frais du ramoneur disparaissent et que l’année suivante, ils soient pris en compte deux fois dans le décompte des charges. Est déterminant le jour du prélèvement sur le compte du bailleur.

Dans quel délai le décompte des charges doit-il être établi ?

Le bailleur est tenu de présenter le décompte annuel des charges dans un délai d’un an après la fin de la période de décompte. La date de réception du courrier par le locataire est déterminante. Le délai de douze mois s’applique également aux cas où le bailleur change au cours de la période de décompte, par exemple en raison d’une vente, d’une donation ou d’une succession.

Dans quelques cas exceptionnels, le bailleur peut fournir ultérieurement un décompte des charges. Selon la jurisprudence, il dispose alors d’un délai prolongé de trois mois. Il doit toutefois apporter la preuve de raisons extraordinaires et vérifiables. On parle d’un « dépassement du délai sans faute ». Un exemple serait la réception tardive d’un avis officiel d’impôt foncier.

Que se passe-t-il si le bailleur dépasse le délai ?

Si le bailleur dépasse le délai de remise, le locataire n’est pas tenu de payer un éventuel solde restant dû. Peu importe qui est responsable du retard. Le locataire peut toutefois demander un décompte. En effet, si le décompte des charges fait apparaître un crédit en sa faveur, le bailleur doit le lui verser.

Quelles indications le décompte des charges doit-il contenir ?

Le décompte des charges est soumis à des exigences formelles. Si la forme et le contenu sont insuffisants, cela peut même, selon un arrêt de la Cour fédérale de justice (BGH, VIII ZR 108/02 du 27 novembre 2002), libérer le locataire d’un éventuel solde restant dû. Les bailleurs doivent donc veiller scrupuleusement à respecter toutes les exigences. Les indications du décompte des charges doivent en outre être présentées de manière claire, compréhensible et facilement vérifiable. Des passages contradictoires ou des calculs incompréhensibles rendent également le décompte contestable. Il convient notamment d’indiquer des chiffres et des dates concrets ainsi que la base de calcul. Il ne suffit donc pas, par exemple, d’inscrire dans le décompte des mentions telles que « comme convenu » ou « selon le relevé du compteur ».

Les indications minimales doivent en outre satisfaire aux exigences suivantes :

• Émetteur/expéditeur : les nom et adresse du bailleur ou de l’auteur des décomptes doivent être indiqués soit.
• Destinataire : Tous les occupants mentionnés dans le contrat de location doivent être indiqués avec leurs nom et prénom ainsi que leur adresse. Le document doit en outre être envoyé à tous les destinataires mentionnés.
• Désignation du logement : Le bien loué doit être défini avec précision. Cela comprend l’adresse, l’étage et, le cas échéant, une désignation exacte du logement au moyen d’une mention supplémentaire comme « à gauche » ou d’un numéro de logement.
• Période : Le bailleur doit, d’une part, indiquer clairement la période de décompte. En cas de changement de locataire, il doit en outre définir la période d’occupation respective du destinataire. Cela est par exemple possible sous la forme de jours de décompte.
• Clé de répartition : Le bailleur doit indiquer la clé de répartition au moyen de laquelle il a calculé la part des coûts du locataire concerné. S’il s’agit d’un ensemble résidentiel comprenant plusieurs immeubles et générant des charges communes, par exemple pour l’entretien des espaces verts, la clé correspondant à la part dans l’ensemble de la résidence doit être indiquée. Il peut exister différentes clés de répartition pour les différents frais annexes (selon la surface habitable, le nombre de personnes, etc.). L’indication des clés de répartition respectives constitue l’une des obligations les plus importantes dans le cadre du décompte des charges locatives.
• Coûts : Le décompte des charges d’exploitation doit contenir une liste des coûts résultant de la clé de répartition pour le locataire.
• Chauffage/eau chaude : Les coûts du chauffage et de l’eau chaude, y compris les frais supplémentaires de maintenance, etc., doivent être présentés de manière claire et détaillée. Cette partie du décompte peut provenir d’un tiers qui relève également, par exemple, les données de consommation.
• Charge totale : Le bailleur doit indiquer la somme des charges locatives proportionnelles encourues. Les acomptes totaux doivent également être mentionnés et la différence qui en résulte doit être clairement indiquée comme un paiement complémentaire ou un avoir.

Remarque concernant la consultation des justificatifs

Le bailleur n’est pas tenu de joindre les justificatifs des coûts encourus. Toutefois, le locataire a un droit de vérification. À cette fin, le bailleur ou l’émetteur du décompte doit permettre la consultation des documents. Il suffit de tenir les documents à disposition dans les bureaux de l’expéditeur. Dans des cas exceptionnels, cela peut être déraisonnable pour les locataires. Si le déplacement impliquait par exemple des contraintes importantes (grande distance, long trajet), celui-ci peut avoir droit à une copie payante.

Au-delà du décompte, les locataires ne disposent d’aucun droit à l’information. Le Le document doit toutefois respecter les exigences susmentionnées en matière de présentation claire, compréhensible et traçable.

Opposition à un décompte de charges erroné

Le locataire peut faire opposition au décompte de charges. Pour cela, il dispose précisément de douze mois (365 jours) après la réception du document. Une exception à ce délai ne s’applique que dans des cas exceptionnels, par exemple en cas de maladie grave ou de refus de consultation des justificatifs.

L’opposition ne requiert aucune forme particulière et peut même être formulée oralement. Si le locataire veut être certain, il envoie une lettre recommandée. Dans son opposition, le locataire doit mentionner le poste contesté, le montant partiel concerné ou fournir une justification. En l’absence de motif concret, une opposition n’est pas recevable.

L’opposition reste également possible lorsque le locataire a déjà reçu un avoir ou réglé un complément. Si une nouvelle évaluation résulte de la procédure, ce montant est comptabilisé en conséquence.

Important : si la correction du décompte après l’expiration du délai de dépôt fait apparaître un avoir en faveur du locataire, celui-ci doit être versé. En revanche, un complément ne doit être payé que s’il est présenté dans un délai d’un an après la fin de la période de décompte !

Remarque : de nombreux décomptes de charges indiquent un délai d’opposition de quatre semaines. Celui-ci ne s’oppose pas au délai légal, mais concerne le règlement de l’avoir ou du complément.

Complément et avoir : dans quel délai la somme doit-elle être payée ?

Le décompte des charges d’exploitation a pour objectif de comparer les provisions avec les coûts réels. En règle générale, il en résulte un avoir ou un complément à payer pour le locataire. Les deux parties sont tenues de régler le montant exigible dans un délai de 30 jours. Cela vaut également lorsqu’une erreur est corrigée ultérieurement ou lorsque le locataire fait opposition. Si l’une des parties refuse, l’autre peut faire délivrer une injonction de payer ou engager d’autres recours.

Important : en payant un complément, le locataire ne reconnaît pas l’exactitude du décompte. Il peut donc continuer à faire opposition. Un arrêt correspondant existe à ce sujet (BGH, dossier VIII ZR 269/09 du 12 janvier 2011). Il n’est pas nécessaire d’effectuer le paiement sous réserve.

Si un bailleur refuse de verser un avoir, le locataire peut imputer la somme sur ses paiements de loyer. Toutefois, il doit cel’annoncer un mois à l’avance, faute de quoi il sera à son tour en retard dans le paiement du loyer.

Existe-t-il une prescription ?

Les créances issues des décomptes de charges locatives se prescrivent. Si une partie ne s’acquitte pas du paiement, la partie adverse peut engager des recours. Une créance doit toutefois être réclamée au plus tard trois années civiles complètes après la fin de l’année au cours de laquelle le décompte a été remis. Les créances ultérieures sont prescrites. Si le locataire reçoit par exemple le décompte des charges locatives le 29 octobre 2022, les deux parties peuvent les réclamer jusqu’au 31 décembre 2025.

Imputation des charges locatives sur un dépôt de garantie

Si un locataire quitte le logement pendant une période de décompte, le bailleur peut retenir une partie du dépôt de garantie. La condition est que le décompte des charges locatives fasse généralement apparaître un paiement complémentaire ou que celui-ci soit prévisible. La somme retenue est toutefois limitée au montant qui sera vraisemblablement nécessaire pour couvrir un paiement complémentaire.

Adaptation de l’acompte sur charges locatives

Il est peu probable que les acomptes sur charges correspondent exactement aux charges réelles. En règle générale, il en résulte un excédent ou un déficit. Dans ce cas, les deux parties peuvent adapter l’acompte mensuel sur charges conformément à l’article 560, paragraphe 4, du Code civil allemand. Le nouveau montant doit s’orienter selon le total actuel établi. Le bailleur ne peut toutefois pas exiger une majoration de sécurité pour des coûts plus élevés prévisibles.

Il suffit qu’une partie informe l’autre de cette modification sous forme textuelle, par exemple par lettre, e-mail ou fax. L’adaptation n’est pas possible rétroactivement et s’applique à partir du prochain paiement du loyer.

Conclusion : de nombreux détails, mais des règles claires

Ces explications montrent que le diable peut se cacher dans les détails. Les règles sont claires et cohérentes. Toutefois, le nombre d’exigences relatives à l’établissement correct d’un décompte des charges locatives peut entraîner des erreurs, petites ou grandes. Les deux parties devraient discuter ensemble des problèmes qui surviennent et les régler de manière simple. En cas de litige, une consultation auprès d’une association de locataires ou de bailleurs peut apporter des éclaircissements sur les différentes charges annexes et sur l’ensemble du décompte des charges locatives.