Rendiconto delle spese accessorie – tutto ciò che deve sapere

Ci sono poche cose che causano più controversie tra inquilino e locatore del rendiconto delle spese accessorie. Da un lato, molti rendiconti contengono errori. Questo porta a conflitti. Dall’altro, entrambe le parti non conoscono sempre i requisiti giuridici effettivi. Spesso regna l’ignoranza su ciò che il locatore può addebitare e ciò che non può addebitare. Molte persone interessate non sono sicure di come debba essere strutturato il rendiconto, entro quando debba essere redatto e quali ulteriori termini si applichino. Le offriamo una panoramica dei requisiti giuridici e dei possibili contenuti del rendiconto delle spese accessorie, che propriamente si chiama rendiconto dei costi di esercizio.

Perché esistono i rendiconti dei costi di esercizio?

Nel corso dell’anno si svolgono diversi lavori e si sostengono vari costi per l’immobile residenziale. I locatori desiderano ripartire tali spese sugli inquilini, facendole quindi pagare da questi ultimi. A tal fine, nella maggior parte dei casi entrambe le parti del contratto di locazione concordano un acconto mensile per le spese accessorie. Questa somma mensile distribuisce l’onere per l’inquilino in rate mensili, che tuttavia vengono versate in anticipo. Il rendiconto dei costi di esercizio serve a confrontare e compensare i costi effettivi e gli acconti alla fine del periodo di rendicontazione. In alcuni casi risultano crediti, in altri pagamenti aggiuntivi a carico dell’inquilino.

Differenza: acconti e importi forfettari

Il locatore è obbligato a redigere il rendiconto quando l’inquilino versa tali acconti. Sebbene nel linguaggio comune si parli talvolta di importi forfettari per le spese accessorie, si tratta di acconti. Questa differenza è importante, poiché alcuni locatori richiedono un vero importo forfettario per i costi di esercizio. In questo caso si tratta tuttavia di una liquidazione forfettaria dei costi di esercizio, indipendentemente dal loro importo effettivo. Il locatore può stabilire in questo modo un importo realistico e richiederlo all’inquilino. In tal caso non è necessario alcun rendiconto. Sono esclusi da questa procedura i costi di riscaldamento. Poiché devono comunque essere determinati in base ai consumi, quasi tutti i locatori scelgono la via degli acconti sui costi di esercizio.

Quale legge disciplina il rendiconto dei costi di esercizio?

La ripartizione delle spese accessorie sugli inquilini è tutelata giuridicamente. Nel § 556, comma 1 BGB si legge, tra l’altro:

„Le parti contrattuali possono convenire che l’inquilino sostenga i costi di esercizio.“

A tal fine, gli acconti possono essereSi possono applicare, ma non devono superare un importo adeguato. Inoltre, vi è indicato quando le spese sostenute sono effettivamente costi di esercizio. Di conseguenza, devono essere soddisfatti i seguenti punti:

• I costi vengono sostenuti regolarmente.
• I costi sono necessari per l’uso previsto come immobile residenziale.
• I costi rispettano il principio di economicità.

Solo se tutti e tre i punti sono soddisfatti, il locatore può trasferire le proprie spese agli inquilini. Per precisare la materia, il legislatore ha emanato il regolamento sui costi di esercizio (BetrKV). Nel § 2 BetrKV sono elencati 17 punti che definiscono più precisamente i costi di esercizio.

Decisivo è il contratto di locazione!

Tuttavia, i locatori sono vincolati al contratto di locazione. Possono trasferire agli inquilini solo le spese indicate nel contratto come spese accessorie o costi di esercizio. Se le voci addebitate non sono presenti nell’elenco, l’inquilino non deve pagare la somma corrispondente.

Cosa sono i costi di esercizio ai sensi del § 2 BetrKV?

Il regolamento sui costi di esercizio elenca i possibili costi di esercizio. Questo elenco non è esaustivo, per non escludere esigenze future. Tuttavia, offre una buona panoramica delle spese del locatore che possono essere trasferite. Una panoramica dei punti menzionati nel testo:

• 1. Oneri pubblici: Si intendono in particolare l’imposta fondiaria.
• 2. Approvvigionamento idrico: Rientrano in questa categoria i costi per l’acqua potabile, le tariffe e la manutenzione dei contatori, dei regolatori della quantità d’acqua, degli impianti di trattamento dell’acqua, nonché i costi per la ripartizione delle spese dell’acqua. Importante: se gli appartamenti dispongono tuttavia di contatori dell’acqua propri, il locatore deve utilizzare il consumo rilevato da questi.
• 3. Smaltimento delle acque reflue: Il locatore può trasferire anche i costi delle acque reflue. Rientrano in questa categoria, oltre alle tariffe per le acque reflue, anche i diritti di fognatura o le spese per il funzionamento di una pompa di drenaggio.
• 4. I punti dal 4 al 6 dell’elenco riguardano i costi dell’acqua calda e del riscaldamento. Questi comprendono il consumo effettivo del combustibile nonché, tra l’altro, le spese di esercizio, pulizia e manutenzione. Qui abbiamo raccolto per Lei una panoramica dettagliata sui costi di riscaldamento e sul regolamento sui costi di riscaldamento modificato. In linea di principio, queste voci devono essere determinate almeno per metà in base al consumo effettivo. Una certa quota tuttavia il locatore può calcolare anche in base alla superficie abitativa. Dalla fine del 2021, inoltre, i dati sui consumi devono essere progressivamente consultabili tramite lettura a distanza.
• 7. Ascensori per persone e montacarichi: Il locatore può ripartire i costi di esercizio e manutenzione degli ascensori. Possono essere escluse le abitazioni al piano terra. Qualora esista un contratto di manutenzione forfettario, il locatore deve detrarre dall’importo i costi di riparazione e dei materiali sostenuti.
• 8. Pulizia delle strade e tasse sui rifiuti: Il locatore può ripartire tra gli inquilini i costi per lo smaltimento dei rifiuti, inclusi i costi per impianti fissi come i «compattatori per rifiuti», nonché per la pulizia delle strade e il servizio invernale. Sono esclusi i rifiuti ingombranti e i costi derivanti da una carente raccolta differenziata, qualora i responsabili siano noti. I costi così generati possono essere addebitati esclusivamente ai responsabili.
• 9. Pulizia dell’edificio e disinfestazione: Per le aree comuni, i vani scala, le cantine e i sottotetti, nonché per le finestre di tali zone, il locatore può incaricare un’impresa di pulizia e ripartire i costi. Deve tuttavia rispettare obbligatoriamente il principio di economicità. Ad esempio, non è economico far pulire le finestre ogni settimana o scegliere fornitori troppo costosi. Tuttavia, una zona residenziale di pregio può richiedere una pulizia più frequente. Può inoltre ripartire i costi necessari per la disinfestazione. Ciò vale però solo per l’eliminazione del problema nelle aree comuni oppure quando sono regolarmente interessati tutti gli appartamenti.
• 10. Manutenzione del giardino: Il locatore può addebitare i costi per la manutenzione delle aree verdi. È tuttavia vincolato a determinati requisiti. Sono quindi ripartibili attività come la falciatura del prato, la potatura delle siepi o la sostituzione delle piante. Non lo è invece la realizzazione ex novo di un giardino o di una sua parte, come la piantumazione di una siepe. Inoltre, dall’addebito devono essere escluse le aree utilizzabili soltanto da singoli inquilini. Anche i parchi giochi possono rientrare in questo punto, purché migliorino la qualità della vita.
• 11. Illuminazione: I costi dell’elettricità per l’illuminazione degli ingressi, dei vani scala, delle cantine e di aree simili sono ripartibili. Il locatore può tuttavia addebitare solo i costi di esercizio (elettricità), non la sostituzione delle lampadine o la riparazione delle linee. Anche altri costi comuni dell’elettricità, come quelli per il funzionamento degli impianti di riscaldamento o dei locali lavanderia, rientrano in questa categoria, a meno che non siano addebitati nell’ambito di altre voci.
• 12. Spazzacamino: Il locatore può addebitare i costi dello spazzacamino. Il tipo di addebito dipende dall’impianto. I focolari singoli vengono addebitati al conduttore. I costi di manutenzione, misurazione e pulizia degli impianti comuni vengono generalmente ripartiti proporzionalmente tramite il conteggio delle spese di riscaldamento.
• 13. Assicurazioni contro i danni materiali e di responsabilità civile: Il locatore può stipulare assicurazioni per il proprio immobile. Se anche i conduttori ne beneficiano, come nel caso, ad esempio, di un’assicurazione contro gli eventi naturali – incendio, acqua, tempesta, fulmini – o di un’assicurazione di responsabilità civile del fabbricato, tali costi possono essere ripartiti. Ciò vale anche se l’assicurazione viene stipulata solo dopo l’inizio del rapporto di locazione. Un’eccezione si applica quando ne beneficiano solo singoli conduttori. L’esempio classico: solo un conduttore utilizza una terrazza coperta di vetro e solo per questa è prevista un’assicurazione contro la rottura dei vetri.
• 14. Custode: Il locatore può nominare un custode e richiedere i costi risultanti nell’ambito del conteggio delle spese di gestione. Tuttavia, occorre osservare due punti importanti: il locatore non può addebitare i costi due volte. Se, ad esempio, il custode pulisce il vano scale, il locatore non può addebitare nuovamente tali costi. Inoltre, il locatore deve detrarre una quota adeguata dei costi quando il custode esegue lavori di riparazione. Sono ripartibili solo i costi di manutenzione.
• 15. Antenne e collegamenti via cavo: Finora i locatori potevano ripartire sui conduttori i costi per la messa a disposizione di antenne e collegamenti via Internet o TV/cavo in fibra ottica. Da dicembre 2021 questo «privilegio delle spese accessorie» è stato abolito. Il conduttore può quindi decidere liberamente se accettare un’offerta o stipulare un proprio contratto. Il locatore non può più ripartire tariffe forfettarie. Per i contratti esistenti è previsto un periodo transitorio fino al 30.06.2024.
• 16. Cura della biancheria: Se il locatore mette a disposizione un locale per il lavaggio, può ripartire sui conduttori i costi risultanti. Tuttavia, se ha installato un sistema a gettoni, sono stati installati contatori individuali oppure acqua ed elettricità vengono già addebitate tramite altre voci, tali costi devono essere sottratti dall’importo.
• 17. Altre spese di gestione: Il regolamento delle spese di gestione include questo punto come cosiddetta «funzione di raccolta», con la quale gli sviluppi futuri possono essere considerate. Ciò significa che il locatore può addebitare ulteriori spese accessorie che si verificano regolarmente e sono necessarie per l'uso conforme alla destinazione dell'immobile. Attualmente, tra le altre, i costi di manutenzione dei rilevatori di fumo o degli estintori possono rientrare in questa normativa.

Consentito o no? La differenza più importante

L'elenco dei possibili punti rilevanti per il rendiconto delle spese di gestione è solo un'indicazione per locatori e conduttori. Il punto decisivo è se le spese si verificano regolarmente. Ad esempio, i costi di manutenzione possono essere addebitati come spese accessorie, mentre i costi di riparazione no.

Il termine „regolarmente“ è indipendente dall'intervallo di tempo. Un tipico punto controverso è la pulizia delle grondaie. Questa viene effettuata solo ogni pochi anni. Tuttavia, questa spesa rientra nei costi per i lavori di manutenzione se è indicata nel contratto di locazione.

Quali non sono certamente spese accessorie?

Vi sono spese che i locatori non possono in alcun caso addebitare come spese accessorie. Tra queste rientrano, ad esempio, i costi per la gestione del conto, un impiegato d'ufficio, il consulente fiscale o un'amministrazione condominiale. Questi costi indiretti non sono necessari per l'uso conforme alla destinazione degli appartamenti e non sono quindi spese di gestione ammissibili.

Rendiconto delle spese accessorie: il periodo di rendicontazione

Oltre alle voci consentite, il rendiconto delle spese accessorie è soggetto anche ad altri requisiti. Un punto importante è il periodo di rendicontazione. Anche in questo caso il legislatore stabilisce una disposizione chiara. Ai sensi del § 556, comma 3, frase 1 BGB, il rendiconto delle spese di gestione deve comprendere un anno. Tuttavia, è consentito fissare il periodo di rendicontazione a cavallo di due anni, ad esempio dal 1º ottobre al 30 settembre dell'anno successivo.

Rendiconti parziali in caso di cambio di conduttore

In linea di principio, in caso di cambio di conduttore i locatori possono rendicontare anticipatamente anche le spese di gestione. Tuttavia, non è un obbligo, poiché molte spese si accumulano solo nel corso dell'anno, cosicché le fatture relative a un intervallo annuale possono essere emesse solo dopo il trasloco del conduttore.

Cosa conta: principio dell'esborso o data della fattura?

Un frequente punto controverso tra conduttori e locatori riguarda la data della fattura delle spese di gestione. Il locatore ha il diritto di applicare il principio dell'esborso nel rendiconto delle spese di gestione. Ciò significa che può trasferire tutte le spese rilevanti che, indipendentemente dal giorno di emissione della fattura, durante la ha pagato durante il periodo di conteggio. Pertanto, in teoria può accadere, ad esempio, che in un anno i costi per lo spazzacamino vengano meno e nell’anno successivo confluiscano due volte nel rendiconto delle spese d’esercizio. Fa fede il giorno dell’addebito sul conto del locatore.

Entro quando deve essere emesso il rendiconto delle spese d’esercizio?

Il locatore è tenuto a presentare il rendiconto annuale delle spese accessorie entro un anno dalla fine del periodo di conteggio. Fa fede la data di ricezione della posta da parte del conduttore. Il termine di dodici mesi si applica anche ai casi in cui il locatore cambi durante il periodo di conteggio, ad esempio a seguito di vendita, donazione o eredità.

In pochi casi eccezionali, il locatore può presentare successivamente il rendiconto delle spese accessorie. Secondo la giurisprudenza, dispone a tal fine di un termine più lungo di tre mesi. Tuttavia, deve dimostrare motivi straordinari e verificabili. Si parla di «mancato rispetto del termine non imputabile». Un esempio sarebbe un avviso ufficiale tardivo relativo all’imposta fondiaria.

Cosa succede se il locatore non rispetta il termine?

Qualora il locatore non rispetti il termine di presentazione, il conduttore non è tenuto a pagare un eventuale conguaglio. È irrilevante chi sia responsabile del ritardo. Tuttavia, il conduttore può comunque esigere un rendiconto. Infatti, se dal rendiconto delle spese d’esercizio risulta un credito a suo favore, il locatore deve corrisponderglielo.

Quali indicazioni deve contenere il rendiconto delle spese d’esercizio?

Il rendiconto delle spese accessorie è soggetto a requisiti formali. Se forma e contenuto non sono sufficienti, ciò può persino esonerare dal pagamento di un eventuale conguaglio, secondo una sentenza della Corte federale di giustizia (BGH, VIII ZR 108/02 del 27 novembre 2002). I locatori dovrebbero pertanto prestare scrupolosa attenzione a rispettare tutti i requisiti. Le indicazioni contenute nel rendiconto delle spese d’esercizio devono inoltre essere redatte in modo chiaro, comprensibile e facilmente verificabile. Passaggi contraddittori o calcoli non verificabili rendono il rendiconto ugualmente contestabile. In particolare, devono essere indicati numeri e dati concreti, nonché la base di calcolo. Non è quindi sufficiente, ad esempio, inserire nel rendiconto indicazioni come «come concordato» o «secondo la lettura del contatore».

Le indicazioni minime devono inoltre soddisfare i seguenti requisiti:

• Emittente/mittente: devono essere indicati il nome e l’indirizzo del locatore o del redattore dei rendiconti essere.
• Destinatari: Come destinatari devono essere indicati tutti i soggetti del contratto di locazione con nome, cognome e indirizzo. Il documento deve inoltre essere inviato a tutti i destinatari indicati.
• Indicazione dell’abitazione: L’immobile locato deve essere definito con precisione. A tal fine occorre indicare indirizzo, piano ed eventualmente una denominazione precisa dell’appartamento, con un’aggiunta come «a sinistra» o un numero dell’unità abitativa.
• Periodo: Il locatore deve innanzitutto indicare chiaramente il periodo di rendicontazione. In caso di cambio di conduttore, deve inoltre definire il rispettivo periodo di utilizzo del destinatario. Ciò è possibile, ad esempio, sotto forma di giorni di rendicontazione.
• Criterio di ripartizione: Il locatore deve indicare il criterio di ripartizione con cui ha calcolato la quota dei costi spettante al rispettivo conduttore. Se si tratta di un complesso residenziale con più immobili che comporta costi accessori comuni, ad esempio per la manutenzione delle aree verdi, deve essere indicato il criterio per la quota relativa all’intero complesso. Per i diversi costi accessori possono essere applicati criteri di ripartizione differenti (in base alla superficie abitativa, al numero di persone ecc.). L’indicazione dei rispettivi criteri di ripartizione è uno degli obblighi più importanti nell’ambito del rendiconto delle spese accessorie.
• Costi: Il rendiconto delle spese di gestione deve contenere un elenco dei costi risultanti dal criterio di ripartizione e spettanti al conduttore.
• Costi di riscaldamento/acqua calda: I costi per il riscaldamento e l’acqua calda, inclusi i costi aggiuntivi per la manutenzione ecc., devono essere esposti in modo chiaro e dettagliato. Questa parte del rendiconto può provenire da un soggetto terzo, che può occuparsi, ad esempio, anche della rilevazione dei dati di consumo.
• Onere complessivo: Il locatore deve indicare la somma delle spese accessorie proporzionali sostenute. Inoltre, devono essere riportati tutti gli acconti versati e la differenza risultante deve essere chiaramente indicata come importo da pagare o credito.

Nota sulla consultazione dei giustificativi

Il locatore non deve allegare i giustificativi dei costi sostenuti. Tuttavia, il conduttore ha il diritto di verificarli. A tal fine, il locatore o l’emittente del rendiconto deve consentire la consultazione. È sufficiente mettere i documenti a disposizione presso l’ufficio del mittente. In casi eccezionali ciò può essere irragionevole per il conduttore. Se, ad esempio, il viaggio comportasse un notevole dispendio (grande distanza, lungo tempo di percorrenza), questi può avere il diritto a una copia a pagamento.

Al di là del rendiconto, i conduttori non hanno alcun diritto di informazione. Il Tuttavia, il documento deve soddisfare i requisiti sopra indicati di una presentazione chiara, comprensibile e verificabile.

Opposizione a un conguaglio errato delle spese accessorie

Il conduttore può presentare opposizione al conguaglio delle spese accessorie. A tal fine dispone di dodici mesi esatti (365 giorni) dalla consegna del documento. Un’eccezione a questo termine si applica solo in casi eccezionali, come una grave malattia o il rifiuto di consentire la consultazione dei giustificativi.

L’opposizione non richiede una forma particolare ed è possibile persino oralmente. Se vuole essere certo, il conduttore invia una raccomandata. Nell’opposizione, il conduttore deve indicare la voce contestata, rispettivamente l’importo parziale, oppure fornire una motivazione. In assenza di un motivo concreto, l’opposizione non è ammissibile.

L’opposizione è ancora possibile anche se il conduttore ha già ricevuto un credito o ha saldato una richiesta di pagamento aggiuntivo. Se dalla procedura risulta un ricalcolo, tale importo viene compensato di conseguenza.

Importante: se la correzione del conguaglio dopo la scadenza per la presentazione comporta un credito a favore del conduttore, questo deve essere pagato. Un pagamento aggiuntivo deve tuttavia essere effettuato solo se la relativa richiesta perviene entro un anno dalla fine del periodo di conteggio!

Nota: su molti conguagli delle spese accessorie è indicato un termine di opposizione di quattro settimane. Questo non contrasta con il termine previsto dalla legge, ma si riferisce al saldo del credito o della richiesta di pagamento aggiuntivo.

Pagamento aggiuntivo e credito: entro quando deve essere pagato l’importo?

Il conguaglio delle spese di esercizio ha lo scopo di confrontare gli acconti con i costi effettivi. Di norma, per il conduttore risulta un credito o un pagamento aggiuntivo. Entrambe le parti sono obbligate a saldare l’importo dovuto entro 30 giorni. Ciò vale anche se un errore viene corretto successivamente o se il conduttore presenta opposizione. Se una parte si rifiuta, l’altra può richiedere un decreto ingiuntivo o adottare altri rimedi legali.

Importante: pagando una richiesta di pagamento aggiuntivo, il conduttore non riconosce la correttezza del conguaglio. Può pertanto continuare a presentare opposizione. Esiste una sentenza al riguardo (BGH, procedimento n. VIII ZR 269/09 del 12 gennaio 2011). Non è necessario effettuare il pagamento con riserva.

Qualora il locatore si rifiuti di pagare un credito, il conduttore può compensare l’importo con i canoni di locazione. Tuttavia, deve questo annunciarlo con un mese di anticipo, altrimenti sarà a sua volta in mora con il pagamento dell’affitto.

Esiste una prescrizione?

I crediti derivanti dai conteggi delle spese accessorie si prescrivono. Se una delle parti non provvede al pagamento, la controparte può ricorrere ai rimedi legali. Tuttavia, una richiesta deve essere presentata al più tardi entro tre anni solari completi dalla fine dell’anno in cui il conteggio è stato recapitato. Le richieste successive si considerano prescritte. Se, ad esempio, il conteggio delle spese accessorie perviene all’inquilino il 29 ottobre 2022, entrambe le parti possono presentare richieste fino al 31 dicembre 2025.

Compensazione delle spese accessorie con il deposito cauzionale

Se un inquilino trasloca durante un periodo di conteggio, il locatore può trattenere una parte del deposito cauzionale. Il presupposto è che, di norma, il conteggio delle spese accessorie comporti un pagamento aggiuntivo o che ciò sia prevedibile. La somma trattenuta è tuttavia vincolata all’importo che presumibilmente sarà necessario per coprire un pagamento aggiuntivo.

Adeguamento dell’acconto per le spese accessorie

È improbabile che gli acconti per le spese accessorie coprano esattamente i costi effettivi di gestione. Di norma si verifica un’eccedenza o un’insufficienza. In questo caso entrambe le parti possono adeguare l’acconto mensile per le spese accessorie ai sensi del § 560, comma 4, del Codice civile tedesco. Il nuovo importo dovrebbe orientarsi alla somma complessiva attuale determinata. Tuttavia, il locatore non può richiedere una maggiorazione cautelativa per costi prevedibilmente più elevati.

È sufficiente che una parte comunichi all’altra tale modifica in forma testuale, ad esempio tramite lettera, e-mail o fax. L’adeguamento non è possibile retroattivamente e si applica a partire dal pagamento dell’affitto successivo.

Conclusione: molti dettagli, ma regole chiare

Queste considerazioni mostrano che il diavolo può nascondersi nei dettagli. Le regole sono chiare e coerenti. Tuttavia, il numero di requisiti per un corretto conteggio delle spese accessorie può causare errori piccoli o grandi. Entrambe le parti dovrebbero discutere insieme i problemi che si presentano e risolverli senza complicazioni burocratiche. In caso di controversia, una consulenza presso un’associazione di inquilini o di locatori può fare chiarezza sulle singole spese accessorie e sull’intero conteggio delle spese di gestione.