Розрахунок додаткових витрат — усе, що вам потрібно знати

Навряд чи є щось, що спричиняє більше суперечок між орендарем і орендодавцем, ніж розрахунок додаткових витрат. З одного боку, багато розрахунків містять помилки. Це призводить до конфліктів. З іншого боку, обидві сторони не завжди знають фактичні правові вимоги. Часто існує невизначеність щодо того, які витрати орендодавець має право виставляти, а які — ні. Багато зацікавлених осіб не впевнені, як має виглядати розрахунок, коли його слід здійснювати та які існують інші строки. Ми пропонуємо вам огляд правових вимог, а також можливого змісту розрахунку додаткових витрат, який коректно називається розрахунком експлуатаційних витрат.

Навіщо потрібні розрахунки експлуатаційних витрат?

Протягом року для житлової нерухомості виникають різні роботи та витрати. Орендодавці хотіли б перекласти ці витрати на орендарів, тобто стягнути їх з них. Для цього в більшості випадків обидві сторони договору оренди погоджують авансовий платіж за додаткові витрати. Ця щомісячна сума розподіляє фінансове навантаження на орендаря у вигляді щомісячних платежів, які, однак, сплачуються наперед. Розрахунок експлуатаційних витрат призначений для того, щоб наприкінці розрахункового періоду зіставити фактичні витрати та авансові платежі й привести їх у відповідність. Частково виникає переплата на користь орендаря, частково — необхідність доплати для орендаря.

Різниця: авансові платежі та фіксовані суми

Орендодавець зобов’язаний здійснювати розрахунок, якщо орендар сплачує такі авансові платежі. Хоча в повсякденній мові іноді йдеться про фіксовані суми додаткових витрат, фактично це авансові платежі. Ця відмінність важлива, адже окремі орендодавці вимагають справжню фіксовану плату за експлуатаційні витрати. Однак у цьому випадку йдеться про фіксоване відшкодування експлуатаційних витрат незалежно від їхнього фактичного розміру. Орендодавець може встановити реалістичну суму та вимагати її від орендаря. При цьому розрахунок не здійснюється. Винятком із цього підходу є витрати на опалення. Оскільки їх у будь-якому разі слід визначати залежно від споживання, майже всі орендодавці обирають шлях авансових платежів за експлуатаційні витрати.

Який закон регулює розрахунок експлуатаційних витрат?

Перекладення додаткових витрат на орендарів має правове забезпечення. У § 556, абзац 1 Цивільного кодексу Німеччини, зокрема, зазначено:

«Сторони договору можуть домовитися, що орендар несе експлуатаційні витрати.»

При цьому авансові платежі можуть бутиякі можуть застосовуватися, але не повинні перевищувати розумного розміру. Крім того, там зазначено, коли понесені витрати фактично є експлуатаційними витратами. Відповідно, мають бути виконані такі умови:

• Витрати виникають регулярно.
• Витрати необхідні для використання нерухомості за призначенням як житлової.
• Витрати відповідають принципу економічності.

Лише якщо виконуються всі три умови, орендодавець може перекласти свої витрати на орендарів. Для конкретизації законодавець видав Постанову про експлуатаційні витрати (BetrKV). У § 2 BetrKV наведено 17 пунктів, які детальніше визначають експлуатаційні витрати.

Вирішальним є договір оренди!

Однак орендодавці пов’язані договором оренди. Вони можуть перекласти на орендарів лише ті витрати, які в договорі оренди зазначені як додаткові або експлуатаційні витрати. Якщо нараховані статті відсутні в переліку, орендар не повинен сплачувати відповідну суму.

Що є експлуатаційними витратами відповідно до § 2 BetrKV?

Постанова про експлуатаційні витрати містить перелік можливих експлуатаційних витрат. Цей перелік не є вичерпним, щоб не виключати майбутні потреби. Водночас він дає хороший огляд витрат орендодавця, які можуть бути перекладені на орендаря. Огляд зазначених у тексті пунктів:

• 1. Публічні обтяження: зокрема, під цим мається на увазі податок на нерухомість.
• 2. Водопостачання: сюди належать витрати на питну воду, збори та технічне обслуговування лічильників, регуляторів кількості води, установок водопідготовки, а також витрати на розподіл витрат на воду. Важливо: якщо квартири мають власні лічильники води, орендодавець повинен враховувати споживання, визначене за ними.
• 3. Водовідведення: орендодавець також може перекласти витрати на стічні води. До них належать не лише збори за стічні води, а й каналізаційні збори або витрати на експлуатацію дренажного насоса.
• 4. Пункти 4–6 переліку стосуються витрат на гарячу воду та опалення. Вони охоплюють фактичне споживання палива, а також, зокрема, експлуатаційні, очисні та технічні збори. Тут ми підготували для вас детальний огляд витрат на опалення та оновленої Постанови про витрати на опалення. Загалом ці статті щонайменше наполовину мають визначатися за фактичним споживанням. Певну частку однак орендодавець також може розраховувати їх за житловою площею. Крім того, з кінця 2021 року дані про споживання мають поступово бути доступними шляхом дистанційного зчитування.
• 7. Пасажирські та вантажні ліфти: Орендодавець може перекладати на орендарів витрати на експлуатацію та технічне обслуговування ліфтів. Винятком можуть бути квартири на першому поверсі. Якщо існує фіксований договір на технічне обслуговування, орендодавець повинен відняти від суми витрати на ремонт і матеріали, що виникли додатково.
• 8. Прибирання вулиць і збори за вивезення сміття: Орендодавець може перекладати на орендарів витрати на утилізацію сміття, включно з витратами на стаціонарні установки, такі як «сміттєпроводи», а також на прибирання вулиць і зимове обслуговування. Винятки стосуються великогабаритного сміття та випадків неналежного сортування сміття, якщо винні особи відомі. Витрати, що виникають у такий спосіб, можуть виставлятися лише винним особам.
• 9. Прибирання будівлі та боротьба зі шкідниками: Для спільних зон, сходових кліток, підвалів і горищ, а також вікон у цих зонах орендодавець може найняти клінінгову компанію та перекласти витрати на орендарів. При цьому він зобов’язаний дотримуватися принципу економічності. Наприклад, економічно недоцільно доручати миття вікон щотижня або обирати завищених за ціною постачальників послуг. Однак престижний житловий район може потребувати частішого прибирання. Він також може перекладати витрати на необхідну боротьбу зі шкідниками. Однак це стосується лише їхнього усунення у спільних зонах або випадків, коли регулярно потерпають усі квартири.
• 10. Догляд за садом: Орендодавець може виставляти рахунки за догляд за зеленими зонами. Водночас він має дотримуватися певних вимог. Такі роботи, як косіння газону, підстригання живоплоту або заміна рослин, можуть включатися до витрат, що розподіляються між орендарями. Однак створення нового саду або окремої його частини, наприклад висаджування живоплоту, — ні. Крім того, з розрахунку слід виключати зони, якими можуть користуватися лише окремі орендарі. До цього пункту також можуть належати дитячі майданчики, якщо вони покращують якість життя.
• 11. Освітлення: Витрати на електроенергію для освітлення вхідних дверей, сходових кліток, підвальних приміщень та подібних зон можуть розподілятися між орендарями. Однак орендодавець може виставляти лише експлуатаційні витрати (електроенергію), а не витрати на заміну ламп або ремонт проводки. Інші відповідні витрати на електроенергію для спільних потреб, наприклад на експлуатацію опалювальних установок або пралень, також належать до цього пункту, якщо вони не враховані в розрахунках за іншими пунктами.
• 12. Послуги сажотруса: Орендодавець може перекладати на орендаря витрати на послуги сажотруса. При цьому спосіб розрахунку залежить від об’єкта. Витрати на окремі опалювальні установки перекладаються на орендаря. Витрати на технічне обслуговування, вимірювання та очищення спільних установок, як правило, розподіляються пропорційно через розрахунок витрат на опалення.
• 13. Страхування майна та цивільної відповідальності: Орендодавець може укладати страхові договори щодо своєї нерухомості. Якщо орендарі отримують від цього вигоду, як, наприклад, у випадку страхування від стихійних лих — пожежі, води, бурі, удару блискавки — або страхування цивільної відповідальності власника будівлі, ці витрати можна перекладати на орендарів. Це також діє, якщо страхування укладено вже після початку орендних відносин. Виняток застосовується, якщо вигоду отримують лише окремі орендарі. Класичний приклад: лише один орендар користується терасою, накритою склом, і лише для неї оформлено страхування від розбиття скла.
• 14. Доглядач будинку: Орендодавець може призначити доглядача будинку та вимагати відшкодування відповідних витрат у межах розрахунку експлуатаційних витрат. Однак слід врахувати два важливі моменти: орендодавець не може стягувати витрати двічі. Якщо, наприклад, доглядач будинку прибирає сходову клітку, орендодавець не може додатково виставляти ці витрати. Крім того, орендодавець повинен відняти відповідну частину витрат, якщо доглядач виконує ремонтні роботи. Перекладати на орендарів можна лише витрати на технічне обслуговування.
• 15. Антени та кабельні підключення: До цього часу орендодавці могли перекладати на орендарів витрати на забезпечення антенами та інтернет-, теле-/оптоволоконними кабелями. Із грудня 2021 року ця «пільга щодо додаткових витрат» скасована. Відтак орендар може вільно вирішувати, чи скористатися пропозицією, чи укласти власний договір. Орендодавець більше не може стягувати фіксовані збори. Для чинних договорів діє перехідний період до 30.06.2024.
• 16. Догляд за білизною: Якщо орендодавець надає можливість прати білизну, він може перекладати відповідні витрати на орендарів. Однак якщо встановлено монетний автомат, встановлено індивідуальні лічильники або воду й електроенергію вже враховано в інших статтях, ці витрати слід виключити із суми.
• 17. Інші експлуатаційні витрати: Положення про експлуатаційні витрати містить цей пункт як так звану «резервну функцію», за допомогою якої враховуються майбутні зміни можуть бути враховані. Це означає, що орендодавець може нараховувати інші додаткові витрати, які виникають регулярно та необхідні для використання нерухомості за призначенням. Наразі, зокрема, під це правило можуть підпадати витрати на технічне обслуговування димових сповіщувачів або вогнегасників.

Дозволено чи ні? Найважливіша відмінність

Перелік можливих пунктів, важливих для розрахунку експлуатаційних витрат, є лише вказівкою для орендодавців і орендарів. Вирішальним є те, чи виникають витрати регулярно. Наприклад, витрати на технічне обслуговування можна включати до додаткових витрат, а витрати на ремонт — ні.

Поняття «регулярно» не залежить від часового інтервалу. Типовим спірним питанням є очищення ринв. Воно проводиться лише раз на кілька років. Проте ці витрати належать до витрат на технічне обслуговування, якщо вони зазначені в договорі оренди.

Які витрати точно не є додатковими?

Існують витрати, які орендодавці в жодному разі не можуть включати до додаткових витрат. До них належать, наприклад, витрати на ведення банківського рахунку, офісного працівника, податкового консультанта або управління будинком. Ці опосередковані витрати не є необхідними для використання квартир за призначенням і тому не належать до дозволених експлуатаційних витрат.

Розрахунок додаткових витрат: розрахунковий період

Розрахунок додаткових витрат, крім дозволених позицій, також має відповідати іншим вимогам. Важливим аспектом є розрахунковий період. І для цього законодавець встановлює чітке правило. Відповідно до § 556 абз. 3 речення 1 BGB, розрахунок експлуатаційних витрат має охоплювати один рік. Однак дозволено встановлювати розрахунковий період із переходом між роками, наприклад з 1 жовтня до 30 вересня наступного року.

Часткові розрахунки у разі зміни орендаря

Загалом орендодавці можуть здійснити розрахунок експлуатаційних витрат достроково у разі зміни орендаря. Однак це не є обов’язком, адже багато витрат накопичуються лише протягом року, тому рахунки за річний період можуть надходити вже після виїзду орендаря.

Що має значення: принцип списання коштів чи дата рахунку?

Частим спірним питанням між орендарями та орендодавцями є дата рахунку за експлуатаційні витрати. Орендодавець має право застосовувати під час розрахунку експлуатаційних витрат принцип списання коштів. Це означає: він може розподіляти всі відповідні витрати, які незалежно від дня виставлення рахунку протягом сплатив у розрахунковому періоді. Таким чином, теоретично може статися, наприклад, що в одному році витрати на сажотруса не виникнуть, а наступного року двічі увійдуть до розрахунку експлуатаційних витрат. Вирішальним є день списання коштів з рахунку орендодавця.

До якого терміну має бути складений розрахунок експлуатаційних витрат?

Орендодавець зобов’язаний надати щорічний розрахунок додаткових витрат протягом одного року після завершення розрахункового періоду. При цьому враховується день отримання поштового відправлення орендарем. Дванадцятимісячний строк також застосовується у випадках, коли протягом розрахункового періоду змінюється орендодавець, наприклад унаслідок продажу, дарування або спадкування.

У небагатьох виняткових випадках орендодавець може подати розрахунок додаткових витрат із запізненням. Відповідно до судової практики для цього він має додатковий тримісячний строк. Однак він повинен надати надзвичайні та такі, що підлягають перевірці, причини. Це називають «пропуском строку не з вини орендодавця». Прикладом може бути несвоєчасне отримання офіційного повідомлення про податок на нерухомість.

Що станеться, якщо орендодавець пропустить строк?

Якщо орендодавець пропустить строк подання, орендар не зобов’язаний сплачувати можливу доплату. При цьому не має значення, хто винен у затримці. Однак орендар все одно може вимагати розрахунок. Адже якщо за результатами розрахунку експлуатаційних витрат утвориться переплата на його користь, орендодавець зобов’язаний її виплатити.

Які дані має містити розрахунок експлуатаційних витрат?

До розрахунку додаткових витрат висуваються формальні вимоги. Якщо форма та зміст недостатні, це відповідно до рішення найвищої судової інстанції (BGH, VIII ZR 108/02 від 27 листопада 2002 року) може навіть звільнити від можливої доплати. Тому орендодавцям слід дуже ретельно стежити за виконанням усіх вимог. Дані розрахунку експлуатаційних витрат також мають бути викладені так, щоб вони були структурованими, зрозумілими та однозначними. Суперечливі положення або незрозумілі розрахунки також роблять розрахунок уразливим для оскарження. Зокрема, необхідно зазначати конкретні числа й дати, а також основу розрахунку. Наприклад, недостатньо включити до розрахунку такі формулювання, як «як домовлено» або «згідно з показаннями лічильника».

Мінімальні відомості також мають відповідати таким вимогам:

• Складальник/відправник: мають бути зазначені ім’я та адреса орендодавця або особи, яка склала розрахунокбути.
• Одержувачі: Як одержувачів потрібно зазначити всіх осіб із договору оренди, вказавши їхні імена, прізвища та адреси. Документ також потрібно надіслати всім зазначеним одержувачам.
• Відомості про квартиру: Орендований об’єкт має бути точно визначений. До цього належать адреса, поверх і, за потреби, точне позначення квартири з додатком на кшталт «ліворуч» або номера квартири.
• Період: Орендодавець, з одного боку, повинен чітко зазначити розрахунковий період. Якщо відбулася зміна орендаря, він також має визначити відповідний період користування для адресата. Це, наприклад, можна зробити у формі кількості розрахункових днів.
• Ключ розподілу: Орендодавець повинен зазначити ключ розподілу, за яким він розрахував частку витрат відповідного орендаря. Якщо йдеться про житловий комплекс із кількома об’єктами нерухомості, який спричиняє загальні додаткові витрати, наприклад на догляд за зеленими зонами, потрібно зазначити ключ для визначення частки в усьому комплексі. Для різних додаткових витрат можуть застосовуватися різні ключі розподілу (за житловою площею, кількістю осіб тощо). Зазначення відповідних ключів розподілу є одним із найважливіших обов’язків у межах розрахунку додаткових витрат.
• Витрати: Розрахунок експлуатаційних витрат має містити перелік витрат орендаря, визначених за ключем розподілу.
• Опалення/гаряча вода: Витрати на опалення та гарячу воду, включно з додатковими витратами на технічне обслуговування тощо, потрібно наочно деталізувати. Ця частина розрахунку може бути складена третьою особою, яка, наприклад, також знімає дані про споживання.
• Загальне навантаження: Орендодавець повинен зазначити суму нарахованих пропорційних додаткових витрат. Крім того, потрібно вказати всі авансові платежі та чітко відобразити різницю, що з цього випливає, як доплату або залишок коштів.

Примітка щодо ознайомлення з документами

Орендодавець не зобов’язаний додавати документи, що підтверджують понесені витрати. Однак орендар має право їх перевірити. Для цього орендодавець або укладач розрахунку повинен надати можливість ознайомитися з документами. Достатньо зберігати документи в офісі відправника. У виняткових випадках це може бути неприйнятним для орендаря. Якщо, наприклад, поїздка була б пов’язана зі значними витратами (велика відстань, тривалий час у дорозі), він може мати право на платну копію.

Окрім розрахунку, орендарі не мають права на отримання інформації. Це Однак документ має відповідати зазначеним вимогам щодо чіткого, зрозумілого та обґрунтованого викладу.

Заперечення проти помилкового розрахунку додаткових витрат

Орендар може подати заперечення проти розрахунку додаткових витрат. Для цього він має рівно дванадцять місяців (365 днів) після вручення документа. Виняток із цього строку допускається лише в особливих випадках, наприклад у разі тяжкої хвороби або відмови в ознайомленні з підтвердними документами.

Заперечення можна подати у довільній формі й навіть усно. Якщо орендар хоче бути впевненим, він надсилає його рекомендованим листом. У запереченні орендар має назвати оскаржувану статтю або часткову суму чи навести обґрунтування. Без конкретної підстави заперечення не допускається.

Заперечення можливе навіть тоді, коли орендар уже отримав кредитове сальдо або сплатив донараховану суму. Якщо за результатами перевірки виникає новий розрахунок, відповідну суму буде перераховано.

Важливо: якщо виправлення розрахунку після закінчення строку подання призводить до кредитового сальдо на користь орендаря, його потрібно виплатити. Однак доплату потрібно здійснити лише в тому разі, якщо її нараховано протягом одного року після закінчення розрахункового періоду!

Примітка: У багатьох розрахунках додаткових витрат зазначено строк для подання заперечень у чотири тижні. Це не суперечить встановленому законом строку, а стосується погашення кредитового сальдо або донарахованої суми.

Доплата та кредитове сальдо: до якого часу має бути сплачена сума?

Розрахунок експлуатаційних витрат має на меті порівняти авансові платежі з фактичними витратами. Як правило, у орендаря виникає кредитове сальдо або доплата. Обидві сторони зобов’язані погасити належну суму протягом 30 днів. Це стосується і випадків, коли помилку виправляють пізніше або орендар подає заперечення. Якщо одна зі сторін відмовляється виконати зобов’язання, інша може подати заяву про видачу судового платіжного наказу або скористатися іншими засобами правового захисту.

Важливо: сплатою донарахованої суми орендар не визнає розрахунок правильним. Тому він і надалі може подати заперечення. Існує відповідне судове рішення (BGH, Az. VIII ZR 269/09 від 12 січня 2011 року). Немає необхідності здійснювати платіж із застереженням.

Якщо орендодавець відмовляється виплатити кредитове сальдо, орендар може зарахувати цю суму в рахунок орендних платежів. Однак він має це повідомити про це за місяць заздалегідь, інакше він, зі свого боку, прострочить сплату орендної плати.

Чи існує строк позовної давності?

Вимоги за розрахунками експлуатаційних витрат мають строк позовної давності. Якщо одна зі сторін не здійснює платіж, інша сторона може вдатися до правових засобів захисту. Однак вимогу потрібно заявити не пізніше ніж протягом трьох повних календарних років після закінчення року, у якому розрахунок було вручено. Пізніші вимоги вважаються такими, що втратили чинність через сплив строку позовної давності. Наприклад, якщо орендар отримав розрахунок експлуатаційних витрат 29 жовтня 2022 року, обидві сторони можуть заявити вимоги до 31 грудня 2025 року.

Зарахування експлуатаційних витрат у рахунок орендної застави

Якщо орендар виїжджає протягом розрахункового періоду, орендодавець може утримати частину орендної застави. Умовою є те, що розрахунок експлуатаційних витрат, як правило, передбачає доплату або що її можна очікувати. Однак утримана сума обмежується розміром, який, імовірно, буде необхідний для покриття доплати.

Коригування авансового платежу за експлуатаційні витрати

Малоймовірно, що авансові платежі за додаткові витрати точно покривають фактичні експлуатаційні витрати. Як правило, виникає переплата або недоплата. У такому разі обидві сторони можуть скоригувати щомісячний авансовий платіж за експлуатаційні витрати відповідно до § 560 абзацу 4 Цивільного кодексу Німеччини. При цьому нова сума має орієнтуватися на встановлену актуальну загальну суму. Однак орендодавець не може вимагати надбавку на безпеку для очікуваного зростання витрат.

Достатньо, щоб одна сторона повідомила іншу про цю зміну в текстовій формі — листом, електронною поштою або факсом. Коригування не може мати зворотної сили й набуває чинності з наступного платежу за оренду.

Висновок: багато деталей, але чіткі правила

Ці пояснення показують, що диявол може ховатися в деталях. Правила є чіткими та внутрішньо узгодженими. Однак кількість вимог до правильного розрахунку експлуатаційних витрат може призвести до дрібних або серйозних помилок. Обидві сторони мають спільно обговорювати проблеми, що виникають, і вирішувати їх без зайвої бюрократії. У разі спору консультація в об’єднанні орендарів або орендодавців може внести ясність щодо окремих додаткових витрат і всього розрахунку експлуатаційних витрат.